論秘書的角色定位與能力結(jié)構(gòu)

趙亞莉

摘要：近年來，隨著企業(yè)形勢的發(fā)展，秘書的角色從傳統(tǒng)向多樣化轉(zhuǎn)變，如何把繁雜任務(wù)梳理清楚，為領(lǐng)導(dǎo)分憂、為基層服務(wù)、為同級助力，秘書的角色定位就顯得尤為重要。本文從秘書的定義引出秘書的角色定位要從做人和做事做起，闡述了企業(yè)對秘書人員寫作、執(zhí)行、溝通、創(chuàng)新等能力的要求和工作標(biāo)準(zhǔn)，以便更好的實(shí)現(xiàn)秘書角色轉(zhuǎn)化，更好的融入工作環(huán)境，成為一名專業(yè)、成熟的秘書。

關(guān)鍵詞：秘書;角色定位;能力結(jié)構(gòu)

秘書是指專門從事辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)和日常事務(wù)，為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策實(shí)施服務(wù)的人員，是從事辦公室事務(wù)，辦理文書，負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)溝通，確保辦公室及領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的助手。角色是指個(gè)人在社會關(guān)系中所處的位置和狀態(tài)，以及這種位置要求的行為模式。任何人都以一定的角色存在于社會關(guān)系之中。當(dāng)個(gè)人在執(zhí)行與社會地位、身份相適應(yīng)的社會職能時(shí)，其心理與行為必然要符合相應(yīng)角色。秘書的角色，是由秘書在社會中的活動內(nèi)容和活動方式規(guī)定的，是對自己所處的地位和地位所需要的社會責(zé)任的認(rèn)識，是對周圍種種人物關(guān)系的認(rèn)識和協(xié)調(diào)。秘書工作的特點(diǎn)決定了這一職業(yè)角色是主觀能動和復(fù)雜的，秘書如果不能在職業(yè)活動中很好的適合這個(gè)角色，或難以在不同的情況下順利過渡并進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換，就會在心理上體驗(yàn)到角色沖突，影響秘書的心理健康和職能作用的發(fā)揮。因此，秘書要正確認(rèn)識秘書職業(yè)的角色職能，順利成功的完成角色心理和職業(yè)行為的適應(yīng)。秘書要做好領(lǐng)導(dǎo)交給的每一項(xiàng)工作，了解秘書的職能和責(zé)任，注重培養(yǎng)秘書的角色定位，加深秘書工作的理解，對發(fā)揮他們的潛能，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)活動，完善工作機(jī)制，提高辦公效率，都具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義。

秘書角色因?yàn)榻巧ㄎ稽c(diǎn)的不同而包括兩個(gè)方面：一方面是個(gè)人自身的角色定位;另一方面是組織和領(lǐng)導(dǎo)對秘書角色的定位，這種定位更多以角色期望和組織具體的角色規(guī)范體現(xiàn)。

秘書是否經(jīng)常意識到自己是“秘書”，實(shí)現(xiàn)社會對秘書角色的期望，是能否進(jìn)入秘書角色，適應(yīng)崗位的關(guān)鍵。因此，秘書的角色定位是秘書人員對秘書角色的心理體驗(yàn)，是秘書工作活動中的心理活動。淡化和削弱了的這種心理活動，秘書人員就不能發(fā)揮自己的主觀能動性，只能是一個(gè)具有力學(xué)性能的“機(jī)器”，而不可能成為一個(gè)優(yōu)秀的秘書。

例如，人們說秘書是領(lǐng)導(dǎo)者的“高級護(hù)理”，貶低了秘書工作，是對秘書工作性質(zhì)的誤判。在現(xiàn)代社會，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、組織者身邊的綜合輔助和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息、辦文、辦事、辦會為主要職能，同時(shí)在政策活動中起到紐帶作用，在決策中體現(xiàn)監(jiān)督作用，是領(lǐng)導(dǎo)的隨員和具體事務(wù)組織者，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，秘書作為一種特殊的社會角色，不僅有自己重要的工作內(nèi)容，而且有自己獨(dú)立的人格，秘書人員是依靠知識，技能和辛勤工作塑造自己的人格。機(jī)關(guān)是一個(gè)企業(yè)的核心部門，秘書要參加單位許多重大的活動，面對外部要聯(lián)系工作，接收信息，處理信息，面對內(nèi)部要溝通、協(xié)調(diào)、組織會議、進(jìn)行研究，處在一個(gè)復(fù)雜的人際關(guān)系的中心。因此，一個(gè)好的秘書人員，要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，熟練的操作技巧，正確的角色定位有助于秘書在工作中產(chǎn)生“乘數(shù)效應(yīng)”。只有端正態(tài)度，擺正位置，定位正確的角色，秘書才能在每天辦理很多復(fù)雜事情，接觸很多人的情況下忙而不亂，有條不紊，更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做到及時(shí)，準(zhǔn)確，高效。而如何做人和做事是秘書角色定位的始發(fā)點(diǎn)。

一、做人是秘書人員從業(yè)的前提和基本條件

做人指的是秘書的性格、外貌和為人的品質(zhì)，是個(gè)人的素質(zhì)和道德修養(yǎng)。常言道，做事先學(xué)做人，作為服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)和辦公室事務(wù)的工作人員，秘書的素質(zhì)和道德修養(yǎng)十分重要。“仁”、“義”、“禮”、“智”、“信”是秘書正確的工作態(tài)度和遵守的職業(yè)道德。而清新淡雅的裝束，富有親和力的態(tài)度，優(yōu)美的姿勢可以增加個(gè)人的魅力，不僅給人們留下良好的職業(yè)形象，對秘書的工作也將有所幫助，從而建立與外界聯(lián)系的窗口，形成與眾不同的工作風(fēng)格。

二、做事

隨著時(shí)代的發(fā)展要求，秘書應(yīng)掌握的技能也越來越多，要求愈加嚴(yán)格，秘書的辦事能力包括辦文、執(zhí)行、溝通和創(chuàng)新能力，是四力合一的綜合能力。

（一）辦文能力是秘書的基本素質(zhì)

秘書工作的辦文能力主要體現(xiàn)在文稿的編寫、流轉(zhuǎn)運(yùn)行和使用保管上，辦文成為秘書極為重要的工作內(nèi)容，即使在信息時(shí)代的今天，秘書學(xué)會網(wǎng)絡(luò)文本處理技術(shù)，以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書辦文是領(lǐng)導(dǎo)和管理必不可少的輔助環(huán)節(jié)。秘書在撰寫公文時(shí)要明確組織和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，要有可靠的依據(jù)，不參雜任何個(gè)人情感。選擇合適的文體種類，使用規(guī)范的文種，嚴(yán)格依照格式要求，充分考慮領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人風(fēng)格和主題內(nèi)容，選擇精確恰當(dāng)?shù)恼Z言，草稿形成后要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)建議和需要反復(fù)修改。

（二）執(zhí)行能力是秘書能力的最佳體現(xiàn)

1.辦公室秘書一項(xiàng)經(jīng)常性工作就是辦會，辦會不僅需要操辦處理具體業(yè)務(wù)的能力，還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和工作要求制定大中型會議的籌備方案，有組織、管理和協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)工作的能力，秘書人員應(yīng)掌握企業(yè)管理技能，虛心向他人學(xué)習(xí)，如會議組織工作方案和應(yīng)急方案的議定，審核會議狀況，與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，資金的使用監(jiān)督和緊急事件的處理，會議結(jié)束后寫會議紀(jì)要等。

2.辦事是秘書工作的重要任務(wù)，秘書要根據(jù)程序有效的辦理日常事務(wù)，按時(shí)保質(zhì)完成各項(xiàng)事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種突發(fā)事件。對領(lǐng)導(dǎo)活動的安排是秘書工作的重要內(nèi)容，秘書要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，需要敏銳的洞察力和快速分析的綜合能力，為領(lǐng)導(dǎo)提供有效快捷的信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)正確的決策。在工作期間，秘書人員必須接受完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的任務(wù)，準(zhǔn)確、規(guī)范的完成任務(wù)，積極、靈活、反應(yīng)靈敏、準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖并遵循辦事原則。此外，秘書必須具備全面的知識和管理的綜合性工作能力，熟練打字、操作電腦、會速記、懂音頻設(shè)備和其他專業(yè)技術(shù)，在組織中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。秘書的執(zhí)行能力包含的內(nèi)容是具體和繁雜的，其作用是減少領(lǐng)導(dǎo)者的事務(wù)負(fù)擔(dān)，應(yīng)具備良好的辦公技能，同時(shí)有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神，注重禮儀，善于處理人際關(guān)系.

（三）溝通能力是秘書開展工作的基礎(chǔ)

溝通的技巧和能力是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉，是形成凝聚力的基礎(chǔ)。秘書的輔助工作主要涉及辦理公文，處理事務(wù)，辦理會議等，這些具體工作都是以有效的溝通為基礎(chǔ)的，因此，溝通的對象有領(lǐng)導(dǎo)、同事、外來人員三類。日常工作中，秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)的脾氣、性格，發(fā)現(xiàn)運(yùn)用適當(dāng)?shù)臏贤ǚ椒ǎ鹬仡I(lǐng)導(dǎo)的身份但不吹捧，請示領(lǐng)導(dǎo)的意見但不依賴，主動開展工作但不越權(quán)。秘書與同事建立良好的溝通，有助于創(chuàng)造一個(gè)真正友好和諧信任的同事關(guān)系，形成融洽的工作氛圍。與外界交流要學(xué)會迅速識別和確認(rèn)對方的目的和要求，及時(shí)掌握對方的想法和需要。

（四）創(chuàng)新能力是秘書工作的生命力

現(xiàn)代中國高度重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和提升，提出“創(chuàng)新中國”

和“創(chuàng)新就是力量”的概念，秘書作為機(jī)關(guān)重要部門的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力就顯的尤為重要，秘書的創(chuàng)新能力就是要求秘書在熟悉崗位情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維，突破了限制和束縛，提出創(chuàng)造性的想法。只要平時(shí)多動腦筋，才會有思考的習(xí)慣，有點(diǎn)子、有思想、有創(chuàng)新。一個(gè)國家需要?jiǎng)?chuàng)新，一個(gè)人更需要?jiǎng)?chuàng)新意識，更多的思考，更多的研究，更多的想象力，充分發(fā)揮自己的潛能。美國資深企業(yè)管理研究人員說，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識與員工遵守工作時(shí)間一樣重要，讓創(chuàng)新思維成為員工的思維習(xí)慣，企業(yè)才有生命力和巨大的潛力。因此，培訓(xùn)秘書的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代文秘培訓(xùn)的重要課程，是秘書工作的生命力。

秘書人員雖然經(jīng)常陪領(lǐng)導(dǎo)外出，但更多的是默默無聞的工作在平凡崗位上，工作內(nèi)容非常繁雜且辛苦，無名無利，如果要成為一個(gè)合格的秘書人員，必須具備良好的心理素質(zhì)和高尚的職業(yè)素養(yǎng)，吃苦耐勞，甘做無名英雄，這樣才能做好秘書工作。

總之，秘書要做好自己的工作，我們必須深刻了解他們的角色本質(zhì)，先知道秘書所擔(dān)任角色的社會地位、身份和行為。可以在頭腦中形成一個(gè)秘書角色的立體圖像。秘書的職責(zé)是做好秘書工作的關(guān)鍵，在企業(yè)的秘書工作中，只有把握了秘書的角色特征，對秘書的角色定位和角色意識培養(yǎng)進(jìn)行深入的分析，才能充分發(fā)揮員工的主觀能動性，正確的定位角色，從而樹立秘書人員良好形象，成為優(yōu)秀的秘書工作者。