提高辦公室文秘工作質量和水平的策略分析

楊歡 寧靜

摘要：辦公室是處理機關和企業事務的重要場所，辦公室文秘在辦公室工作中占有的重要地位，辦公室文秘工作質量和水平關乎機關和企業的發展，其工作量較大，日常工作較為繁重，因此提高辦公室文秘工作質量和水平刻不容緩。本文對提高辦公室文秘工作質量和水平策略進行了分析，希望對機關和企業的發展有所幫助。

關鍵詞：文秘工作;辦公效率;獎懲制度

前言：

由于辦公室文秘工作質量和水平關乎機關和企業的發展，因此提升辦公室文秘工作質量和水平十分必要。如何進行文秘工作者的工作質量和水平的提高的問題亟待解決，首先，文秘工作者要嚴格遵守公司相關制度，努力提升自身專業技能和綜合素質，提高專業技能，積極主動完成任務;其次，企業要對提高文秘工作者的工作質量和水平加強重視并提供支持。

一.企業重視和支持文秘工作

隨著企業的快速發展和日益強盛，原有的工作方式不足以完成新的任務量，新任務也更為繁雜，企業和行政單位對辦公室文秘者的工作要加強重視，為其工作的開展提供便利。在進行文秘工作者選拔時，要提供充足的資金支持，重視應聘者的專業技能和綜合素質，做到擇優錄取。在文秘人員的工作中，對其進行細致的觀察并提供引導方向，同時為文秘工作者提供學習平臺和學習資源，例如，邀請專家開展培訓講堂，文秘工作者積極參加，學習更加先進的專業技能和工作方法;和優秀企業達成合作，調遣優秀文秘工作者到對方的企業進行交流和學習，汲取對方的優秀工作經驗，使企業工作效率得到共同提升，實現雙贏局面。企業對文秘工作者進行專業能力的培養，能夠提升員工綜合素質，充分發揮人才的優勢，努力培養出優秀的文秘工作者，更好的為企業和機關效力，促進企業和機關單位的長遠發展。

二、培養文秘人員的創新能力

隨著時代進步，企業和行政單位對文秘工作者的創新能力也有所要求，企業和政府機關要加強培養文秘人員的創新能力，與時俱進，順應企業和政府機關的發展需求。在長期繁重的工作任務下，文秘工作者的創新思維沒有得到發揮，固守老舊思維，循規蹈矩單純為了完成工作任務而進行工作，墨守成規，缺少自身對工作的見解。為了更好的促進企業和政府機關的發展，文秘工作者要加強對創新能力的培養，創新思維理念和工作模式，以此適應企業的快速發展。管理者要起到模范作用，在工作中積極地融入創新理念，為文秘工作者樹立效仿的典范，同時對進行優秀創新模式的員工做出鼓勵，提出表揚。企業和行政單位鼓勵文秘工作者在工作中進行創新，能夠充分發揮出文秘工作者自身的優勢，推動企業良好發展。

三、增強文秘人員專業技能的培訓

對文秘人員進行專業技能的培訓，學習新的文秘相關知識，從而能夠更好的提高工作效率，促進企業和政府機關的發展。由于辦公室文秘工作者工作的難易程度不同，因此要加強文秘人員的專業技能，輕松完成困難工作，高效完成簡易工作，以此促進工作效率的提高。伴隨企業的不斷發展，辦公室工作中一些舊的工作模式已經不適應發展需要，因此文秘工作者的專業技能也需要與時俱進，取其精華去其糟粕，對減緩工作開展效率的技能進行摒棄，學習更加有效的專業技能，促進專業技能的完備和提升。相關單位定期對文秘工作者進行專業技能檢測，從而有效提高文秘人員的工作積極性;同時定期對員工進行專業知識考核，以此提高文秘工作者學習的主動性。通過加強文秘人員進行專業技能的培訓，能有效提高企業和機關單位的經濟效益，對專業技能優秀的員工賦予重任，以此提高員工自信，不僅提升了企業的經濟效益，而且對促進企業和政府機關的長遠發展有著重要意義。

四、有效規劃文秘人員數量

由于辦公室文秘需要負責的工作繁雜，種類繁多，因此無論是大型事業單位還是企業都存在著不合理規劃文秘人員數量的問題。當文秘人員數量過多時，會產生推脫現象，文秘工作者的積極性大大降低，同時也降低了辦公效率和水平，產生人力資源出現浪費的現象;當文秘人員數量較少時，工作任務繁重，文秘工作者不能按時完成任務量，壓力過大，導致工作效率極大的降低，同時不利于員工的身體健康，長遠來看，對企業和政府機關的發展帶來損失。對文秘人員的數量進行合理規劃，使其人盡其才，明確文秘工作者的任務分配，當出現問題時，能明確工作的負責人承擔，防止連帶責任和推脫現象，同時充分發揮人才的作用，提高文秘工作者的工作積極性，從而有效提高工作質量和辦公效率，促進企業和政府機關的快速發展。

五、建立完善的獎懲制度

在眾多辦公室人員中，每位工作者都有其長短處和優缺點，對于辦公室工作人員可能存在的良好行為和不良行為，企業和政府機關要做到賞罰分明。對有利于公司發展的行為進行獎勵，對損害公司利益的行為絕不姑息，能夠促使文秘工作者認識到其工作的重要性。建立和完善相關獎勵制度，針對良好行為的程度明確區分獎勵大小，確保獎勵的合理性，充分激發員工的工作積極性和競爭意識;建立懲罰制度，對文秘工作者能起到警示作用，關于因自身行為對企業和機關造成嚴重損失的文秘工作者進行懲罰，以此促進文秘工作者在工作中不斷進行自我完善，端正工作態度，對工作有更高的追求性。企業和政府機關在建立獎懲制度時要充分考慮其合理性和可行性，對獎懲制度進行試用和反復評測，確保制度的科學性，在制度的使用中還要根據實際情況對其進行更新和完善。

結語：

辦公室工作在企業和政府機關中占據著不可忽視的重要地位，文秘工作者的質量和水平對企業和政府機關有著極大的影響，文秘工作者的高質量和高水平能夠有效提升企業和政府機關辦事效率。提高文秘工作者的效率和水平刻不容緩，企業和相關單位要加強重視，對其提供工作支持;文秘工作者也要積極主動加強自身專業技能，提升綜合素質，共同促進企業的機關的長遠發展，實現雙贏。

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