高校檔案管理規范路徑探究

王柳

檔案管理對于每個高校人員而言，有著舉足輕重的意義。檔案不僅記錄了學生、教師的重要信息，還融合了其以往經歷，體現了其綜合素質。因此，科學、有效的檔案管理對學生就業、教師晉升、職工發展提供了關鍵參考。數字化時代已經到來，因此，在檔案管理領域進行更新、改進，符合時代需要，也讓檔案管理工作趨于完善、高效、科學、便捷。本文先就高校檔案管理現狀進行論述，接著就其中存在的問題進行研究，以期運用數字化管理模式來進行改革創新。

在當今數字化時代，人們日常工作、生活模式都發生了翻天巨變。對于高校的檔案管理工作來講，其重要作用不言而喻，對于學生就業、教師晉升、員工發展都起到決定性作用。然而由于諸多因素導致目前高校檔案管理問題重重，以至于出現了低效率、管理雜亂、檔案保管不善等諸多問題。伴隨各大高校的不斷擴招，生源呈現遞增趨勢，學校檔案室需要收納的資料相應增加，無形中檔案管理工作加重。除此以外，在資料收集、整理后，資料轉化也存在著諸多問題，尤其是檔案潛在信息難以被有效轉化。檔案管理人員的信息化能力也存在一定欠缺，進而造成檔案管理艱難而瑣碎。由此可見，為適應新形勢的要求，同步信息化、數據化時代，高校檔案管理應進一步規范、優化、創新，借助現代化信息技術，優化升級檔案管理系統，實現高效、便捷的檔案管理。

1 高校檔案管理問題

1.1 重視程度不夠

現階段，我國諸多高校檔案管理工作依然處于人工整理加工層面，信息化水平不高，檔案管理系統不完善，甚至于一些高校對于信息化檔案管理與高校發展不存在直接關系，并未將其置于主抓任務之列。就高校領導而言，關于信息化檔案管理意識不足，并未看到信息化、系統化、數字化管理后為高校發展帶來的效益，因此，并未加強檔案管理信息化建設，以至于現階段諸多高校檔案管理停留在傳統手工歸檔模式上。傳統手工歸檔模式造成檔案管理工作量巨大，信息更新不及時，檔案潛在信息難以顯現等諸多問題。

1.2 檔案管理人員水平有限

現今已經進入數字化時代，信息高速傳輸，大數據、云存儲等現代化手段被廣泛應用。那么信息化、數字化也應被深度應用在檔案管理過程中，這就要求檔案管理人員具備高水平的信息化處理能力與信息化管理水平。然而，通過大量調查，發現由于高校管理人員對于檔案管理工作的不重視，檔案管理人員主要為兩類，一類為剛畢業的新生，一類為將退休的老職工，剛畢業的新生，檔案管理經驗不足，將退休的老員工則信息化水平有限。檔案管理人員在處理現代化辦公軟件的時候，存在著難以應用，遇到問題難以解決等問題。人員年齡上的缺陷，也是檔案管理工作難以實現真正信息化、數字化的原因。

2 高校檔案管理規范、優化與創新策略

2.1 檔案管理者信息化素養的提高

針對現階段高校檔案管理人員信息化水平問題，制定相關舉措來提高管理人員的信息化素養。從人員層面出發，在增強其個人素質的同時，讓管理工作趨于規范?，F階段，高校管理檔案的工作人員，業務素質普遍較低，主要體現在兩個方面：一是工作能力不足，優化工作模式意識不足，當開展繁雜工作的時候，秩序性較差，以至于效率較低。二是，態度問題，一些檔案管理人員由于工作繁瑣復雜，在與人溝通過程中，態度消極，保密意識較差，甚至于出現銷售學生信息的惡劣事件。因此，校方應加強檔案管理監督，在進行信息化教育培訓的同時，轉變檔案管理人員的意識形態，規范檔案管理工作，推動檔案管理系統化建設與改革、優化。例如：學校組織定向開展檔案管理知識講座、信息化發展講座、檔案管理理念等多方面的講座，在傳授新時代管理知識的同時，改變檔案管理人員的管理理念，強化其管理意識，端正其管理態度，提高其管理水平，規范管理工作，優化管理系統。尤其是信息化管理的培訓，以此來提高管理制度信息化水平。還應為提供額外的福利，激勵工作者學習的熱情，優化工作效率，保證檔案管理的有序開展。

2.2 優化與改革檔案管理模式

在新的歷史時期，檔案管理模式應進一步改革、升級，利用科技手段代替人工作業，建立網上檔案資料數據庫，實現電子信息查詢、檢索，通過不同權限設置，保證檔案資料的安全性。將原始資料存檔，通過網絡信息不斷更新檔案信息，實現網絡化、信息化，簡化檔案管理工作流程，減少檔案管理工作量。傳統檔案管理模式，檔案管理室想要收集學生資料，需要層層下發紙質版資料，再層層上交紙質版材料，造成巨大的人員浪費、時間浪費，且安全性較差。在此過程中，一旦某一環節出錯，就會造成資料收集工作的滯后。建立檔案資料信息庫，學生則可以直接在網絡平臺中自主填寫相關資料，并準時提交，當發現問題，還可以自行修改，這樣不僅減少了檔案管理工作量，還縮短了收集檔案資料的時間，可謂是一舉兩得。檔案管理人員則通過后天來檢查學生填寫信息的完整情況，利用網絡平臺直接予以反饋。這一現代化的檔案資料收集辦法，與時代發展相契合，促進高校發展，讓檔案管理高效、有序。

2.3 信息化檔案管理系統的建設

管理模式想要創新，信息化手段是關鍵，管理系統的建設是根本。一是資金、技術上的投入。可以借助校園網，將高校檔案管理設計成一個模塊，學生可以通過外網進入檔案管理模塊，可以自主查詢自己的相關資料信息，還可以通過這一模塊實現高校間的資源共享。二是創新檔案管理模式，邀請專業技術人員設計專業化檔案管理APP，運用這種移動式信息軟件，來收集歸納檔案信息，大大提高了檔案管理的速率。

2.4 監管、審核的強化

為創新高校檔案管理模式，管理理念的轉換至關重要。信息化手段的運用，不僅保證了檔案的安全，還保證了管理的有序。這屬于技術手段，還需要相應的管理手段來保障。這就需要內部與外部的監管與審核。因此，高校可以利用多種方式來實行，一是校企合作，高校和一些高科技企業合作，邀請一些企業高科技人才來負責檔案管理系統的維護、維修等工作，來保障檔案信息的安全。高校則可以為企業輸送高新頂尖人才，為其提供準確的人才信息，為使其能夠招收到適合的人才。在校企合作的情形下，既能夠讓企業招收到優秀的人才，還能夠讓高校吸收到專業的技術人才，確保了檔案資料的安全性。檔案資料的安全性，不僅技術措施，還需要政府的政策支持，政府部門應制定相應的政策來保障網絡監管力度與管理力度，另外，校方還應加大監督力度，排除安全隱患。政府、企業、學校三方共同作用來保障檔案管理的安全。

2.5 整合檔案資料

高校檔案收集、整理工作雖然有一定難度，但是分析歸納工作也難度更高，要求管理人員對檔案信息進行深度分析，并給予評價，才能實現有效的分類管理。一些基本信息，檔案人員直接備案即可，然而其中的潛在信息，則需要其深度挖掘，頭腦在信息轉化過程中可能會受經驗主義的影響，評判錯誤，歸類不準確等。這就需要學校加強重視，將其中的潛在信息有效轉化出來。鑒于此，學校可以結合專業技術人員研發人工智能軟件，利用智能識別系統，來提煉檔案中的潛在信息，加快工作速度的同時，提高工作效率與質量。而且人工智能系統設定了一定的規則后，就會自動按照規則執行，外界影響因素較少，經過長時間運轉也不會出現差錯。智能化時代已經到來，人工智能已經遍及人們生活方方面面，將其應用在檔案管理中，將起到一定的促進作用。

總而言之，高校檔案管理工作應當與時俱進，適應時代發展，運用信息化、數字化手段，讓檔案管理趨于規范。還應通過培訓手段轉變檔案管理者思維與意識，促使其轉變工作態度，以積極熱忱的心態投入到檔案管理工作中。多管齊下，實現檔案管理的條分縷析，轉化檔案信息中的潛在資源，發揮檔案管理的真正作用，明確檔案管理的重要性，為高校師生、教職員工提高高效、科學的檔案管理保障，讓其放心。利用信息化、數字化管理手段，簡化工作流程，優化檔案管理系統，讓檔案資料管理發揮真正意義。

（作者單位：阿壩廣播電視大學）