新疆兵團第一師農業科學研究所科技檔案管理探索

趙瑞芳

摘 要：農業科技檔案是科學技術過程的真實記錄，做好統一管理，保證完整、詳實性是檔案人員的職責，將科技檔案系統歸類編目編研為農業科研、領導決策發揮其應有的作用。農民的收入構成比重發生了重大變化，農村的生產生活條件得到了明顯改善，農村的基層民主管理實現了有效突破，農村工作的方法機制出現了新的調整，全市"三農"工作取得了顯著成就，農村經濟社會發生了積極的變化中，科學技術一直扮演。

關鍵詞：科技檔案管理;歸檔范圍;方法步驟;服務科研

新疆兵團第一師農科所成立于1960年2月，又稱“中國新疆農墾阿拉爾長絨棉育種中心”，是兵團南疆棉花育種中心，國家棉花產業技術體系阿拉爾綜合試驗站。是一個以棉花育種為主，同時開展糧食、土肥、植保、園林、分析檢測等專業研究的綜合性研究所。建所以來，共獲各級科技成果獎109項（次），其中省級以上52項，獲國家職務發明專利3項，新型應用專利6項，共育成作物新品種47個，育成品種及成果累計推廣面積近4000萬畝。這些成果都是廣大科技人員辛勤勞動的結果。那么如何將這些社會實踐的成果記錄好保管好，為農業現代化服務，現就農業科技檔案的管理談幾點體會。

一、科技檔案工作是科研組織管理工作的重要內容

科技檔案是科學技術活動、生產活動的真實記錄，是科技人員勞動和智慧的結晶，是保障科技成果發展應用的重要條件，更是黨和國家科學技術的寶貴財富。任何一個科研課題，從選題、申報、立項、試驗研究到技術成果鑒定、申報、驗收，資料歸檔都是一個完整的過程，每一個科技活動環節，都要產生一系列的技術文件，這些技術文件，正是科研人員對整改研究過程的記錄?？蒲腥藛T為國家提供完整、準確、配套的科技檔案資料，對一個研究單位非常重要，科技檔案的管理不僅是科研組織管理工作水平的體現，同樣也是研究工作成績的標志。新時代發展之下，科技檔案管理要順應時代發展而不斷的改革與創新，消除傳統檔案管理的不足，管理人員也需要充分的重視檔案管理工作，選擇應用先進管理方式，促進整體管理水平的提升，滿足我國科技研發和應用的需要，為科研事業的全面發展奠定堅實的基礎。

二、科技檔案管理工作的重要作用

經濟與社會的全面發展之下，科學技術水平得到了很大的提升，這就和世界各個國家、地區之間交流日益頻繁，科技檔案在這其中有著極為重要的作用，為每個國家的發展都起到了至關重要的作用。

1.有利于為國家培養更多的科技人才

從當前的實際情況分析，科技檔案是我國科學技術研發成果，同時也是重要的國家發展戰略資源，科技檔案合理有效的應用可以有效的避免勞動損耗，促進科學技術水平的發展和進步，也能夠推動人類社會的發展?？萍紮n案能夠反映出我國很長時間內的科技成果，這是大量科學家的智慧總結，通過科技檔案的應用，可以使得后來研究人員及時了解科技發展，加速人才的培養，給國家輸送大量的人才，以促進國家穩定發展。

2.有利于營造適宜的經濟發展環境

現代社會經濟發展逐步的加速，科技成果也快速的應用，因此，檔案管理所產生的作用是極為重要的，應該通過科技檔案的管理來發揮出其利用價值，能夠促進先進科學技術的有效應用，也能夠促進科技的創新，給經濟、社會的發展提供良好的基礎條件，以促進經濟效益、社會效益的全面提升。

3.為經濟服務，更好地推動經濟的發展

科技檔案是科研活動之下所產生的重要資料，給經濟發展、社會進步都存在積極的促進作用，也會使得社會發展保持較高的動力，給人們的日常生活產生重大的影響。

三、明確歸檔范圍，統一管理，保證科技文件的完整性

根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》和農牧漁業部頒發的《農牧漁業科學技術檔案工作條例》確定農科所的歸檔范圍，歸檔范圍是指凡在科學研究中，包括基礎研究、應用推廣、科研轉化、基本建設等活動中形成的，具有考查憑證作用和保存利用價值的圖紙、圖表、文字材料、聲像材料、照片等科技文件材料，均屬科技檔案，都屬歸范圍。為保證科技檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，按照集中統一管理檔案的原則，科技檔案實行由綜合檔案室統一集中管理。各課題組、科室在科研活動和工作中形成的科技材料，在項目結束后必須將材料移接綜合檔案室。

四、完善科技文件材料的管理制度和歸檔步驟

1.科研課題管理部門在每年下達課題計劃時，要強調各課題組年底及時向綜合檔案移交科技材料，并做好督促、檢查工作。

2.各課題組在課題研究中的每個階段，都應形成相應的科技文件材料，科研課題的確定、更改、中斷、完成、研究成果的鑒定、總結和評審等均須有依據、有記錄，做到有文字憑證等。

3.各課題組接受課題任務后應建立科技文件材料積累袋或材料柜，由兼職檔案員負責管理，為以后立卷歸檔打好基礎。課題完成后即應將科技文件材料整理后移交綜合檔案歸檔，周期短，科技文件材料形成少的項目，在工作結束后一次歸檔;周期長，科技文件材料形成多的項目，應按階段歸檔;工作全部結束后，全面整理歸檔，不得長期保存在課題組或個人手中?？萍嘉募牧喜积R全不能算完成任務，每年還要結合科技成果的審報項目，對科技文件材料的完整準確情況進行一次檢查。

4.基建項目完成后按歸檔要求及時向檔案室移交材料。

5.科技文件材料要內容真實，統一用紙，鋼筆書寫。字跡、圖像要工整、清晰，時間、地點、作者等內容齊全，便于長久保存利用。

6.業務部門向綜合檔案室移交科技文件材料時，必須履行交接登記、簽字手續，寫清歸檔案時間、數份、歸檔人，便于復查。

五、健全科技檔案管理職責與考核

為了保證單位科技檔案的安全，資料的完整、準確、系統提高科技人員科研工作水平，我們規定。

1.凡屬科研活動中形成的有保存價值的科技文件材料，均需按照要求歸檔保存，任何個人或業務部門不得擅自處理和自己保存;科技人員調離前，須將本人承擔的科研任務所形成的科技文件材料進行整理，向檔案室移交，同時，歸還借閱科技檔案，并由檔案部門出據證明材料，人事部門方能辦理調離手續，否則，不予辦理。

2.科技文件材料的形成、積累和歸檔工作是完成科研任務的一個標志，應列入考核條件之中。在對每一項科研成果、基建工程、貴重設備和精密儀器進行鑒定和驗收時，檔案管理部門要參與。

3.科研成果、設備購置、基建工作，在結束時沒有驗收小組在項目質量驗收評定單上對科技文件材料的系統、完整、準確的鑒定意見，財務科一概不予結帳付款。

4.檔案管理部門有責任檢查和協助科技人員做好科技文件材料的收集、積累和歸檔工作。綜合檔案室應主動了解各項科技項目的進展情況，包括計劃的執行和科技文件材料的形成、積累、整理情況，在參加驗收時，應檢查文件材料是否收集齊全完整，并做好指導工作。

5.每年年底考核前，檔案管理部門要以書面形式向所考核領導小組，提供各課題組、各科室向檔案室移交科技文件材料的情況，作為科技文件材料歸檔情況年底考核的依據。

六、搞好服務，探索科技檔案工作進展

為了加強農科所科技文件材料有效地為科研、生產、經濟建設服務，要整理好檔案，集中管理，維護其完整、準確、安全，在平時的工作中就要做到以下幾點。

1.堅定服務方向。檔案工作是一項服務性很強的工作，堅持收集整理檔案就是要為農業科研和生產服務。服務工作做的越好，領導和科技人員就越重視支持，檔案的社會地位就越高，我們的工作也越容易得到發展。所以要樹立明確的服務思想。培養檔案人員的事業心，提高對檔案工作的熱愛，將檔案人員的專業技術職務同科技人員一樣評定，增強檔案人員搞好工作的動力，全心全意為科研人員服務。

2.對其進行系統管理與建立完善的歸檔制度。為了能夠更好的促進科技檔案管理體系的創新與發展，應該設定合理的檔案管理制度，檔案管理部門應該按照科學技術生產實際情況進行分析，以《檔案法》為基礎標準，嚴格執行法規的標準，制定出科學合理有效的檔案管理制度體系。科技檔案管理要經過多個環節，每個環節必須要按照標準開展工作，不能存在任何懈怠或者錯誤操作的情況。如果科技檔案管理人員沒有按照規章制度開展具體工作，就會導致科技檔案存在嚴重的問題，要對相應的責任人進行必要的懲罰，同時要勒令其改正。對于嚴格遵守規章制度、表現優異的人員，要給予必要的獎勵。此外，還應該形成完善的科技檔案搜索制度，給檔案使用人員提供便利條件，同時還應該重視人才儲備。此外，應該重視科技檔案的管理，要明白哪些資料要進行嚴格管理，以提升管理水平。

3.編制檢索工具。要開展檔案的利用工作，最主要的就是要有檢索工具。這是檔案的基礎工作。首先建立科學分類體系。我們根據單位科技檔案的特點，建立了綜合類、糧食作物類、經濟作物類、園林類、土壤肥料類、植保類、儀器類、基本建設類和其他，在二級類中有建立了項目、經費、水稻、小麥、長絨棉、陸地棉等等三級目錄，使每一卷有號可找，多而不亂，方便查閱。為查找準確快捷，編制了總目錄，在歸檔中在檔案首頁編制課題介紹和參加人員，便于檔案人員和科技人員對課題查閱節省時間。

4.編制編研資料，為科技人員研究和領導決策提供依據。近年來，在整理、保管好科技檔案的同時，檔案人員將檔案進行開發，提煉。我們形成了《一師農科所歷年科研計劃匯編》《一師農科所歷年科研成果簡介匯編》《一師農科所歷年承擔科研課題情況統計》《一師農科所歷年培育農作物新品種簡介匯編》等匯編資料，使科技人員不用調檔，就可以獲得科研課題、作物品種、各類成果歷年來的情況，極大的服務了科研和生產。

5.人工智能輔助技術的應用

根據當前的檔案管理工作標準要求，應該積極應用先進科學技術，要建立完善的檔案管理體系和標準，不斷的創新和發展，應用先進智能化技術，可以逐步的實現檔案管理自動化的轉變，在制定出切實可行檔案管理機制的條件之下，應該盡量的減少勞動強度，降低成本。

6.歸檔流程實行電子化

通過先進互聯網技術來實現歸檔管理，人工智能進行檔案管理流程的控制，詳細記錄各個環節和信息，同時能夠有效的提醒檔案管理人員，明確工作內容。人工智能技術的應用，可以更好的促進檔案管理水平的提升，避免存在資料積壓、人員工作量大等情況，還應該適當的減輕檔案管理人員的壓力，使得科技檔案管理更加的科學、高效。歸檔地點不會受到具體地點的限制，通過互聯網能夠實現資料的自動上傳、存檔，大大提升管理的效率和質量?？萍紮n案管理對于科研活動順利進行有著重要的作用，所以需要提起足夠的重視，應該積極探索出高效的科技檔案管理方式，能夠使得科技水平得到提升，給我國的經濟與社會的發展提供良好的基礎條件。

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（作者單位：新疆阿拉爾市第一師農業科學研究所）