信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

劉燦

摘 要：文章從分析信息時代辦公室檔案管理工作的特點入手，深入分析其存在的弊端，提出了信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新策略。

關鍵詞：信息時代;辦公室檔案;檔案管理;改革與創新

隨著信息化時代的不斷推進，對于辦公室檔案管理來說，需要進行信息化處理，必須跟上信息化發展步伐。為此，要想順應社會的發展以及新技術的需求，滿足新時期檔案管理與服務的要求，就必須對檔案管理方式進行創新。不僅需要檔案資源的電子化和數字化，也需要檔案管理方式的信息化，檔案服務方式的便捷化，還要保障檔案信息安全，才能在保證質量的前提下，盡可能的提高工作的效率，進而使得辦公室檔案管理資料更為全面，促進其不斷創新。

一、信息時代辦公室檔案管理工作的特點

信息時代，辦公室檔案工作呈現出一些新的特點，管理對象從傳統紙質文件向電子文件轉變，管理方式從傳統手工方式向現代信息化轉變，服務方式也向遠程化便捷化發展。

1.管理對象從傳統載體轉向數字化

信息時代，不管是檔案學研究對象還是檔案工作對象都發生了變化，傳統的檔案學理論研究與檔案工作，都是以傳統載體為客體，為研究對象，而信息時代，傳統載體的文件和檔案越來越少，電子文件和數據越來越多。而國家檔案局也提出了存量數字化，增量電子化的要求。

2.管理過程向信息化轉變

現如今的社會越來越趨向信息化社會，同時，信息化時代也影響著我們的生活。在網絡信息時代下，信息化不僅給我們日常的學習、工作、生活帶來了影響，而且我們逐漸意識到傳統的檔案管理已經不適應于現代社會的發展，對于檔案的管理還需要引進更為先進的設備。目前，越來越多的單位建立起了自己的檔案管理網絡體系，而且還將檔案管理工作的發展方向向著信息化轉變。

3.信息時代的檔案管理的快速發展

對于檔案管理來說，以前的檔案管理總是十分的單一而且非常不全面，往往以紙質記載形式為主，其記載方式已經不能適應現代社會的發展，現如今都變為了電子檔案。由于社會科學技術的不斷發展，網絡信息技術的發展勢頭強勁，使得檔案管理得到了進一步的發展，為此，電子檔案隨之產生。對于電子檔案來說，與紙質版對比，電子檔案能夠盡可能的提高管理信息等準確度、精準度。同時，還進一步解決了距離帶來的問題，方便了異地之間的溝通交流，使其能夠以最快的速度得到自己所要的信息。

4.提供多樣化的服務模式

具體表現在：在進行單位的檔案管理工作過程中，其主要轉變為信息時代的檔案管理，這種管理模式與以往的管理相比具有較大的優勢，不僅使得檔案管理工作更加多樣化，而且還有利于提高管理工作的效率。另外，還能調動相關員工的工作興趣，使其更好的投入到工作之中。

二、信息時代辦公室檔案管理工作中存在的弊端

如前所述，信息時代辦公室檔案管理對象發生轉變，管理方式，工作流程，服務方面等都呈現出一些新特點，因此，針對這些新特點，我們須要分析出存在的弊端，然后再有針對性的思路發展策略。

1.規劃與設計存在一定的滯后

對于辦公室檔案信息管理工作來說，隨著信息時代的發展，其中最為普遍的問題在于設計規劃布局存在一定的滯后性。對于檔案信息資源來說，其要想生成就必須依靠空間地域性，另外還受到資金的影響。為此，基于這樣的前提，如果想要制定與實施具有統一標準的規劃方案，其必然面臨著較大的困難。

2.工作理念存一定的不足

對于以往的檔案管理而言，其更像是一個收藏品，難以使其實際的功能以及使用價值發揮出來。然而隨著信息時代的不斷發展，能夠使得信息資源實現及時的調動，并對其進行統一規劃。此外由于相關工作人員的服務意識不足，在實際工作中，致使檔案管理工作形同虛設，其管理也僅僅停留在表面。

3.管理方式不夠科學合理

在辦公室檔案信息管理工作中，以往的管理方式僅僅依靠工作人員的手頭工作以及相關操作，然而這樣的工作容易造成很大的漏洞。首先，致使大量的檔案材料難以進行及時的更新與匯總。其次，由于其檔案管理資料的調取十分有限，使其作用難以發揮。最后，相關的管理工作人員的素質存在不足，專業技術能力不強，所以導致信息化檔案管理工作難以順利進行。一些單位尤其是規模較小的單位，對于檔案管理的規定并不科學，缺少有關的詳細規定，例如檔案管理中的責任制度以及獎懲制度并不完善，致使各類文件較為混亂，號碼編制也不科學合理，對單位的生產經營產生了一定的影響，檔案的管理與收集等步驟不科學，使得在資料獲取的過程中花費大量的時間與精力。

例如在辦公室檔案管理中，某同事由于年紀偏大，任然沿用傳統的管理方式，沒有使用計算機技術，當有其他部門的人員需要查看相關資料檔案時，只是查看紙質的資料。但是隨著檔案管理系統的應用，以往查閱、復制檔案材料需要30-60分鐘，現在只需短短的5分鐘，并且使紙質檔案量下降了80%，這大大提高了工作效率。

4.材料的收集力度不足

就現階段辦公室檔案收集與歸檔工作而言，存在著材料收集力度不足等問題，降低了材料收集的質量，使得檔案管理的流程不規范，部分檔案管理人員在工作中將資料隨意擺放。為此，企業在檔案管理過程中，應進行全程監督，將管理人員的歸檔模式控制在標準范圍內，確保檔案收集與歸檔的質量。此外，資料的不完整、缺乏連續性等問題也是材料收集中的問題，使得資料文件的可靠性降低。

三、信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新策略

面對信息時代辦公室檔案管理工作呈現出的新特點，在分析其存在的弊端的基礎上，必須要研究出相對的發展策略，才能更好的適應新時期檔案工作發展，才能符合國家檔案行業發展要求，才能滿足社會的需求。

1.創新管理理念

隨著信息時代的發展，如果想要使得檔案管理工作得到有效的落實，首先應當不斷更新檔案管理的理念，培養更多的管理人才，激勵其進行創新研究，才能有效的促進檔案管理工作的開展。其次，對于檔案管理工作人員來說，不僅要在心理上給與高度重視，明確自身工作的重點內容，還應當掌握信息化的檔案管理工作。最后，單位在進行招聘時，由于年輕人相對更加熟悉信息網絡，也更容易接受新型的信息化管理理念，為了以后的管理考慮，應當招聘那些較為年輕的人員。為此，要想在信息時代的作用下提高檔案管理工作的水平，就必須不斷更新管理理念。

2.健全檔案管理信息化工作體制

由于信息化時代的發展，使得單位需要處理的檔案信息越來越多，雖然其數據的增多增加了單位建設的參考依據，但是同時也增加了檔案管理工作的難度。那么，我們現階段所要解決的主要問題在于如何有效的利用這些新的檔案信息，顯然老舊的檔案管理模式已經不能處理信息化時代下的檔案信息，要想使得檔案管理工作更加系統、規范，就必須結合自身工作的實際情況，依據信息化系統的技術特征，逐步建立起一個完整的管理體系，使得各個部門和相關人員都能意識到自己的崗位職責，并建立起一套完整的管理細則。另外，還應當建立監督管理機制以及績效考核制度。最后，在進行管理的過程中，對數字檔案應當給與高度重視，它不僅能方便我們的日常生活，還有利于儲存安全性能的提升。

3.加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用

現階段，云計算技術已經受到了廣泛的關注，其也被應用于我們日常生活中的各個方面，對于云計算技術來說，其是通過許多運算技術組合而成的，是目前我們所接受的較為新型的計算方式之一。在辦公室檔案管理的過程中引入云計算技術，不僅能夠實現對檔案數據的分析、整理、總結和歸納，還能大大降低計算的時間，進而減輕了工作人員的壓力，使得檔案管理更加真實可靠。通過運用云計算方式，可以有效的整理、分析、儲存來自政府、企業等大量的數據。由于科學技術的不斷進步，檔案資料也越來越復雜，不僅包括視頻、音頻，還有大量的圖片需要進行處理，這無疑增加了處理的難度以及儲存的容量，而利用云計算，可以有效的處理這些檔案，提高了檔案管理工作的效率。

4.規范工作流程

在設計檔案管理系統時，首先要對現有的工作流程進行優化，其實是系統中的工作流程自動化管理，檔案管理、檔案服務、歸檔過程的調度都通過調用工作流引擎中的方法來實現，系統管理、任務分發、過程管理、過程監控完全由工作流驅動承擔。完善的工作流管理是系統自動化的基礎。如圖1。

5.更新管理模式

在以往的檔案管理過程中，由于各種原因，經常會發生文件丟失、難以查找急需文件的情況，這嚴重阻礙了單位的運行，也極有可能為單位帶來經濟損失。另外，不僅會損害單位的經濟利益，而且在對重要的資源進行查找、修復的過程中，還需要調動大量的人力物力財力，這必定會增加單位的成本，以及工作人員的工作量。為此，只有建立科學的管理模式，才能避免上述情況的發生。基于此，通過充分利用新的管理模式，可以將已經記錄的文件按照文檔的內容以及性質，將其進行整理分類，并依據時間對其進行編號、存檔，另外，還應利用計算機等先進設備進行記錄，形成電子化檔案。

6.提高檔案信息的私密性

對于檔案管理工作來說，隨著其不斷發展，只有不斷優化與創新檔案管理工作，才能使其更具智能化、信息化以及現代化。然而，在具體實施的過程中，由于檔案信息資源的存放主要依靠的是一個較為虛擬的網絡空間，所以一旦該硬件出現差錯，那么就會丟失重要的數據資源。為此，要想有效的解決存在的風險問題，就必須不斷提高檔案信息的私密性。為了防患于未然，應當提前做好備份，才能使得檔案信息的安全性得以提升，從而使檔案管理工作順利開展，使其價值發揮到最大。

7.檔案管理及人才培養

實現檔案管理信息化，為以后的查檔工作提供便利，全面提高人才培養，這就要求辦公室檔案管理人需要結合以下幾點：

第一，為提高檔案管理完整、準確性需要檔案管理人員在收集檔案時認真進行分類、整理。

第二，培養高素質的辦公室檔案管理人才需要得到單位及相關部門的資金和技術方面支持。

第三，可通過交流來取長補短，相關單位及企業、高校之間、檔案管理單位之間、專業工作者之間創造互相交流的機會，讓這種交流從而達到彌補檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷的推動辦公室檔案管理工作發展和進步，開創檔案管理的新局面。

四、結束語

筆者從分析信息時代辦公室檔案管理工作有四方面的特點，管理對象從傳統載體轉向數字化;管理過程向信息化轉變;信息時代的檔案管理的快速發展;提供多樣化的服務模式。深入分析其存在的弊端，如規劃與設計存在一定的滯后;工作理念存一定的不足;管理方式不夠科學合理;材料的收集力度不足。提出了創新管理理念、健全檔案管理信息化工作體制、加強“云計算”在辦公室檔案管理中的應用、規范工作流程、更新管理模式、提高檔案信息的私密性、檔案管理及人才培養等七個方面的信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新策略。

隨著信息時代的不斷推進，使得科學發展越來越迅速，人們利用信息化的機會越來越高，不僅方便了我們日常的學習、工作和生活，而且還能為我們提供更為精確的信息。現階段，將電子媒介應用到檔案管理工作中，不僅使得其管理更加方便，而且還最大限度的提高了管理工作的效率，使其更加科學高效。同時，在管理中也會存在一定的問題，為此，要想得到更好的發展空間，就必須不斷創新單位辦公室檔案管理工作的理念。

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（作者單位：湖南廣播電視大學）