大數據時代高校二級學院教學檔案管理分析

馮宇

摘 要：在當前社會發展階段受互聯網信息科技以及大數據的影響，各類信息資料的數量整體呈現出爆發式遞增態勢，其對社會各個領域都產生不一致的影響，而高校二級學院的檔案管理領域也涵括在內。怎樣更高效的處理基于大數據時代的教學檔案管理問題如今已成為高校急需處理的必要工作之一。

關鍵詞：大數據時代;二級學院;檔案管理;探析

由于高校檔案工作的內容主要是針對信息資源進行管理，而當前又處于信息資源爆炸式增長的境況，因此該項工作整體受到的沖擊與影響較大。對高校而言，其工作更側重于面向社會培育人才，而相應的教學檔案則主要圍繞該項工作具體展開，即對人才培育全程的累積施教資料進行適時記錄及存儲，以更好為后續學習及工作提供基礎前提。

一、大數據對高校二級學院教學檔案管理的影響

1.教學檔案管理由量變走向質變

嚴格來說，高校二級學院的教學檔案也具有原始記錄這一檔案的基本屬性。原始記錄的特點在于真實性和全面性，因此教學檔案在某種程度上是其他文字材料所無法取代的。教學檔案主要有兩個方面的作用：一方面，可以通過整理和分析學生的教學檔案，從而研判出學生們的真實學習需求;另一方面，通過挖掘教學檔案中蘊藏的潛在信息，能夠辨別出高校教育政策的未來發展方向。隨著大數據時代的到來，高校二級學院的教學檔案管理工作，將在大數據技術的運用下，更容易地發現各個檔案數據的內在相關聯系，從而實現教學檔案管理工作從量變到質變的提升。除此之外，大數據環境下的高校教學檔案儲存部門的職責也會發生根本性的變化。教學檔案儲存部門的工作重心不再僅僅是儲存相關數據，而是要重點對檔案數據進行分析和匯編，從而為提升學生學習效果以及改進教學方案，提供可靠的數據依據。

2.促進教學檔案管理技術的進步

隨著大數據技術的興起和普及，高校二級學院的教學檔案管理工作，也必然會朝著信息化建設的方向不斷推進，即過去傳統的紙質檔案向電子檔案過度。因此，構建數字化的教學檔案室，是大數據時代高校二級學院教學檔案管理工作發展的必然趨勢。一方面，數字化教學檔案室要循序漸進地將紙質檔案進行數字化處理。另一方面，要構建相應的教學檔案數據庫，用以儲存數字化的電子檔案。同時，考慮到未來的教學檔案數據將會以爆炸式的速度增長，目前所使用的磁性和光學載體顯然會存在較大的局限性。因此，高校可以與高新技術企業開展合作，采用大數據+云備份的方式，從而節省和優化教學檔案儲存空間。

3.教學檔案管理模式的變革

隨著大數據時代的到來，對于高校二級學院教學檔案管理的期限和范圍，都提出了更高的要求。在傳統的教學檔案管理模式下，為了節省檔案管理成本和空間，工作人員有時候必須對學生檔案進行一定的取舍，有時候難免會刪除一些學生重要的有用信息。而在大數據環境下，工作人員可以將學生所有的檔案數據上傳至云備份實現永久儲存，這樣可以避免誤刪重要信息的尷尬。另外，在傳統的教學檔案管理模式下，出于對管理成本和空間控制的需求，有時候只能記錄學生的日常學習表現數據，這樣一來就無法滿足教學檔案管理全面性的要求。而在Valune等大數據技術的支持下，可以將學生的在校學習和生活情況統統記錄在案， 從而為促進學生的全面發展，提供更加豐富的數據依據。

二、目前高校二級學院教學檔案管理現狀

1.不夠重視教學檔案管理

在高校二級學院內一般應單獨設置一間資料室，并且派出專業人員進行常規管理，然而現實生活中往往缺少對學院教學檔案管理的積極重視，并且基本不會安排專員進行維護與管理，整體上對教學檔案管理工作持有一種輕視心理。當上級領導蒞臨或者開展檢查活動時，學院管理層便會臨時抽調相關人員適時進行對教學檔案的時效性規整，從而應付上級領導小組檢查。長此以往，學院的教學檔案便一直存在未能持續、優化、規范以及完備的進行細致管理。另外，當該項檔案管理工作的負責人僅屬于臨時抽調性質時，其常常并未接受系統性、定項化的教培活動就直接進行管理。這樣實踐的施管也僅限于基礎存管等，整體難以提升實際管理工作的高效性，也更無法促進教學檔案的信息化發展。

2.既往高校擴招的引發狀況

近些年高校的招生規模日趨平穩，但受到既往高校擴招的直觀影響，眾多高校內部的學生數量顯著增多，也進一步加大了教學檔案管理工作的強度，使具體學院的教學檔案管理面臨嚴峻挑戰。另外，相應教學檔案管理的類別也漸趨多元化，而相當部分的二級院系依舊在檔案管理工作中沿襲過往的書面紙質形式。該方式盡管具備一定的價值效用，卻實際較難優化契合于社會以及高校的信息化發展，并且紙質版本的檔案置放較為困難，其不僅占用較大的空間，還存在一系列存儲的精細條件，甚至后期學校的檔案存儲空間不充分時還會適時對保留年限偏長的資料進行銷毀處理，整體上該方式較為浪費等。

3.檔案管理急需制度保障

在實踐施行二級學院教學管理體制初期學校一般都會基于整體限定目標適時針對常規工作任務進行協調配置，其中二級學院內部的行政施管人員往往并非由一人“壟斷”，而是學院院長、書記以及教學輔導員等集體組成，并在實踐工作中量化份額、明確分工，整體上的工作效率較為突顯。

然而當二級學院體制施行后由于當前恰好處于施行的初始階段，其內部涉及的工作內容較為繁復，并且既定體制的發展相對較稚嫩，諸如此類的狀況使檔案管理工作漏洞百出，導致很難在短時期內就適應于高校的真實境況，也無法及時制定出契合于二級學院標準限定的規章制度。與此同時，在二級學院內因教學檔案管理制度的內容尚未明晰，使教學品質監控、日常教學及檔案管理等多部門人員的職責并未獲得體系化配置;又因缺少詳盡制度的依據與保障，使檔案管理工作的真正落實缺乏科學依據，從而不利于后續工作的順利推進。

4.檔案管理信息化水平偏低

信息化發展已然成為目前時代發展的導向趨勢，隨著高校招生人數逐漸拓展，相應的教學檔案數目也相繼增加。而大多數高校依舊沿用以往的管理形式，使整體檔案管理的信息化水平偏低，不利于后期實踐管理工作的優化開展。

以客觀視角分析可知，造成管理信息化水平偏低的原因有兩方面：其一，進行對教學檔案的信息化建設往往不可缺少充足的資金支持，而相關二級學院常在資金投入方面較為受限，因此不得不繼續選用以往的滯后方式，即在現實信息化設備配套完備的前提狀況下由于尚不具備實踐應用的權限，使管理的信息化水平難以獲得顯性提升。其二，高校的母體在教學檔案管理方面與二級學院之間的優化銜接工作急待深化，一般更多顯現出涉及數據的不相一致等情況，類似的境況使二級學院內部多元檔案信息無法獲得時效性更新，最終導致檔案管理的高效性并未顯現。

通過主觀化分析可知，對進行教學檔案管理的負責人員而言，其自身的專業管理技能水平、綜合素質優劣狀況等都會直觀影響檔案管理工作的品質、程度以及高效性。比如，大多數教學檔案管理者屬于身兼多職，或許從未接受過體系化、專業性的教育培訓活動，自身也并不具有豐富的檔案管理累積經驗等，諸如此類的狀況都會直接影響具體檔案管理工作的高效性。

5.檔案管理工作缺少新意

在高校一級組織內部相對緊要的工作是優化培養受眾學生的學習技能，即更注重對學生教學以及師資力量相應維度的投入。在該境況下相應的歷史檔案管理則常因未能產生較大的經濟收益而被淡漠化對待。在二級學院內相應的互聯網絡技術、新媒體等目前還尚未被規模化運用，大部分還依據沿用固式化的檔案管理方式，這些都很難打破既往管理的設限。基于此，在一級組織以及二級學院都未能受到高度關注的前提下，涉及到的檔案管理工作往往難以獲得創新化發展，對應管理負責人也多以敷衍等心態應付工作。該境況下很難激發人員的積極興趣，最終使二級學院檔案工作的創新化管理也無法真正實現。

三、高校二級學院教學檔案創新化管理方法

1.注重教學檔案管理工作

在二級學院內為了增強教學檔案管理的高效性應先從人員方面入手，適時改變對該項工作的持有觀念，進一步增強對教學檔案管理工作的高度重視，還可適時安排專項對口人員進行實踐管理，并確保施行檔案管理人員具備優化的職業綜合素養。另外還可順勢開展系列專項檔案管理教培活動，以最大程度提升涉及管理人員的專項業務能力與綜合素養，從而更好契合于大數據時代的發展實需。

2.培育高素質管理人才

受大數據等多元化影響，社會范圍內人才競爭日趨激烈。該境況也對檔案管理人才提出更高標準的限定，既要求涉及管理者具備嫻熟的技能水平與多元的業務儲備，還要求管理者擁有強化的職業素養，以更能動自主的應對繁復的學科背景。基于此，適時開展對教學檔案管理者的專項培訓工作，并依據學院實況引導管理者逐漸掌握更多元的學識與技術，比如外語素養、檔案維護技術、綜合文字素養等，還可不定期開展信息化施管技術測試，以有效強化管理者的多元工作技能。二級學院教學檔案人才隊伍的組建較具體系化，即耗時較長、較為繁復。其中既需要配備更優化的人才培養系統，還不可或缺適時的獎懲與激勵系統，唯有這樣才能適時加大專項管理人才的組建力度，從而最大化提升教學檔案管理工作的高效率。

3.健全與優化教學檔案管理制度

為顯著提升二級學院教學檔案管理的高效性，并確保檔案管理工作有所根據，還需適時健全與優化教學檔案管理制度，以保障管理工作的有序施進。具體的解決方法常有三方面：其一，依據國家頒布的系類限定有機融合二級學院辦學的優勢特性，進一步明晰教學檔案管理工作的常規涉范，積極運用紙質存儲與電子歸檔相結合的方法進行檔案管理，為使其價值效用得以最大化發揮涉及人員還可積極發揮自身的主觀能動性，優化運用集納、儲存以及應用等方法，適時對有效信息進行優化處理。其二，基于以上相關優化處理方法還可進一步明晰教學檔案管理的內容，尤其是注重與既往的管理內容進行有效分劃。其三，管理制度的完善屬于一項長期性的工程，因此還需根據高校二級學院的實時變動情況進行適時調整與應對。但導向性的目標依舊是妥善管理好二級學院的教學檔案，并且促使其效用的最大化呈現。

4.增強教學檔案信息服務能力

新時期下教學檔案信息服務功能的最大化展現既可為學院執教者提供更多元的檔案信息，也可以顯著增強教學的高效性，整體上有利于促進教學改革的順暢開展。比如，在檔案信息管理系統內可以更及時、全面化的集納與規整各類信息，從而使學院教師及時獲取更豐富的國內外改革原理、方法等動態化訊息。

對初入職場的教師而言最有效的經驗累積方法即參考教學檔案，該方式利于在較短時期內使教師快速汲取經典教學案例的技巧方法等。同時教師還可將教學檔案當作參考輔助，適時結合現實教學實況及時優化自身的教學方式，以有效獲取良好的教學成效。此外，教學檔案還可作為教學評估的基礎根據，差異信息可以面向不同受眾進行實時共享，利于有效增強檔案的信息化服務能力。

5.深化延展檔案管理創新空間

二級學院內的教學檔案側重為學生及實踐教學服務，而在信息爆炸時代師生往往更偏重于運用普遍化的新媒體技術，卻鮮少運用教學檔案，甚至認為自身不用實際參與學院的檔案管理。然而高校的教學檔案管理工作急需師生協同參與，這樣可有效規避工作內容交錯、檔案重復等現象的頻現。對此還應深化延展檔案管理的創新空間，以更好地促進二級學院檔案管理的信息化建設等。

三、結束語

總之，基于互聯網科技與大數據時代多元影響，信息量日漸呈現出爆炸式的遞增態勢，直接性加大了二級學院教學檔案管理工作的難度，對應的工作量與工作強度可想而知。基于此，高校應進一步增強對教學檔案管理工作的高度重視，還可順勢優化檔案管理的涉及體系，有機促進信息技術與教學檔案管理工作的科學化融合，以更好地為高校師生提供更多元、豐富的便利資源。與此同時，應勢轉變二級學院的教學檔案管理形式，進一步加大對其信息化的管理力度等，更利于催化高校二級學院的可持續性優化發展。

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（作者單位：海南醫學院）