提高辦公室文秘工作質(zhì)量的策略

張琦

【摘? 要】辦公室工作具有瑣碎、繁雜的特點(diǎn)，在企業(yè)中發(fā)揮著重要的樞紐作用。秘書工作作為辦公室工作中重要的組成部分，在很大程度上影響著辦公室整體工作的質(zhì)量和效率。因此，文秘人員需要盡可能提高工作質(zhì)量，更好地發(fā)揮自身職能，從而推動(dòng)辦公室整體工作水平的提升。論文主要對(duì)提高辦公室文秘工作質(zhì)量的策略進(jìn)行了分析探討。

【Abstract】Office work has the characteristics of trivial and complicated， and plays an important pivotal role in the enterprise. As the important part of office work， secretary work affects the quality and efficiency of the whole office work to a great extent. Therefore， secretaries need to improve the work quality as much as possible， and better play their own functions， so as to promote the overall level of office work. This paper mainly analyzes and discusses the strategies for improving the quality of office secretarial work.

【關(guān)鍵詞】辦公室文秘;工作;質(zhì)量;獎(jiǎng)懲制度

【Keywords】office secretary; work; quality; reward and punishment system

【中圖分類號(hào)】C931.46? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）03-0094-02

1 引言

在諸多的企業(yè)、機(jī)構(gòu)當(dāng)中，辦公室需要承擔(dān)種類多、數(shù)量大的工作，所以通常辦公室處在整個(gè)企業(yè)或機(jī)構(gòu)的中心地位。在辦公室開展工作的過程中，其不僅需要對(duì)相應(yīng)的規(guī)則制度進(jìn)行遵守，還需要聽從上級(jí)的命令與要求，以及對(duì)下層工作人員的各方面情況進(jìn)行深入了解。若辦公室工作人員于政府、企業(yè)內(nèi)部擔(dān)任事務(wù)處理工作，其還需要具有優(yōu)秀的調(diào)節(jié)能力以及溝通能力，因此，要求文秘工作人員有效保障自身工作的質(zhì)量，以促使企業(yè)、單位能夠持續(xù)處于穩(wěn)定的運(yùn)行和發(fā)展的狀態(tài)。

2 辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性及原則

2.1 辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性

在一家企業(yè)之中，辦公室通常是集管理工作和行政工作為一體的主要場所，其主要承擔(dān)各項(xiàng)行政管理工作，不僅需要及時(shí)向上級(jí)對(duì)各項(xiàng)工作的開展情況進(jìn)行清晰匯報(bào)，還需及時(shí)向下級(jí)明確傳達(dá)上級(jí)的命令和任務(wù)，同時(shí)，必須對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行有效處理。除此之外，辦公室不僅需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作以及各方面工作人員之間的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，還需要對(duì)外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交易以及相應(yīng)的溝通工作。由此可見，辦公室文秘工作人員的工作質(zhì)量能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的管理水平產(chǎn)生直接影響，所以需要企業(yè)增加對(duì)文秘工作的重視，并采取相應(yīng)的措施促使其工作質(zhì)量不斷得到提升[1]。

2.2 辦公室文秘工作質(zhì)量提升的原則

在企業(yè)及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人員能夠?qū)λ趩挝坏墓ぷ髟瓌t進(jìn)行嚴(yán)格遵守。通常情況下，工作原則包括以下三點(diǎn)：第一，對(duì)上級(jí)的命令進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)上下級(jí)之間良好的溝通進(jìn)行維持，同時(shí)，能夠?qū)ι舷录?jí)之間的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，以保障企業(yè)的運(yùn)營工作有序進(jìn)行;第二，積極提升自身的職業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)辦公室工作開展的實(shí)際情況，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行相應(yīng)安排，以促使辦公室工作的質(zhì)量和效率得到提升;第三，對(duì)職業(yè)道德進(jìn)行嚴(yán)格遵守，在面對(duì)復(fù)雜繁重的工作時(shí)，能夠持續(xù)保持認(rèn)真耐心的工作態(tài)度，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開展工作。

3 辦公室文秘工作人員應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)

3.1 嚴(yán)格遵守公司制度

作為一名辦公室文秘工作人員，應(yīng)該對(duì)公司內(nèi)部的各方面制度進(jìn)行嚴(yán)格遵守，即最基本的職業(yè)道德。雖然文秘工作復(fù)雜、繁重，但是要求文秘工作人員不可遲到或早退，甚至需要盡可能地提前到達(dá)辦公室，以對(duì)自己當(dāng)天的工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，從而保障工作質(zhì)量和工作效率[2]。

若文秘工作人員經(jīng)常在臨近上班的時(shí)間匆忙趕到辦公室，甚至存在遲到的情況，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)可能已經(jīng)對(duì)工作任務(wù)布置完畢，文秘工作人員極易在工作時(shí)出現(xiàn)手忙腳亂的情況，同時(shí)，在工作中出現(xiàn)失誤的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人員還應(yīng)對(duì)工作間隙瑣碎的時(shí)間進(jìn)行充分利用，可以及時(shí)對(duì)文件資料進(jìn)行整理和分類等。

3.2 堅(jiān)持以大局為重

文秘工作人員在開展工作的過程中，應(yīng)堅(jiān)持將公司的利益作為重點(diǎn)，并堅(jiān)持以大局為重，開展工作的過程中對(duì)任何事務(wù)進(jìn)行處理，均應(yīng)從公司的角度出發(fā)進(jìn)行考慮。所以需要文秘工作人員不僅能夠承受較大的工作壓力，還能夠合理處理委屈和挫折情緒，保障自身具有良好的心理素質(zhì)，堅(jiān)決不可出現(xiàn)假公濟(jì)私的情況。

3.3 提升自身辦事效能

對(duì)辦公情況進(jìn)行評(píng)估的最終標(biāo)準(zhǔn)就是辦事效能，若一名文秘工作人員在一天中的工作數(shù)量繁多，但是其工作效率從未得到提升，即不具有辦事效能。需要注意的是，效能注重的是辦事的質(zhì)量。

第一，文秘工作人員在開展工作的過程中，應(yīng)該時(shí)刻保持著對(duì)于工作的熱情和積極性，從而為工作的順利、高效開展打下基礎(chǔ)，同時(shí)，用心對(duì)待每一項(xiàng)工作及其中的每一個(gè)流程，保障工作質(zhì)量能夠不斷提高。例如，在為領(lǐng)導(dǎo)撰寫發(fā)言稿的過程中，若文秘具自身具有良好的文學(xué)素養(yǎng)和文字功底，自然能夠快速、高效地完成撰寫發(fā)言稿的任務(wù)，但是若文秘工作人員不具有相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)和能力，在進(jìn)行發(fā)言稿撰寫的過程中，可能出現(xiàn)不符合相關(guān)要求的情況。所以為了保障發(fā)言稿的質(zhì)量，文秘工作人員應(yīng)首先做好充分的準(zhǔn)備，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各方面要求進(jìn)行清晰明確，以避免出現(xiàn)盲目下筆的情況。第二，文秘工作人員應(yīng)對(duì)自身的各方面知識(shí)儲(chǔ)備不斷更新，并不斷拓展自身的知識(shí)面和培養(yǎng)創(chuàng)新工作思維，及時(shí)對(duì)公司發(fā)展的最新動(dòng)向和政策進(jìn)行了解，根據(jù)公司發(fā)展對(duì)于文秘的要求積極提升對(duì)自我的要求，以保障自身具有更加良好的對(duì)問題進(jìn)行解決的能力。

4 辦公室文秘工作質(zhì)量提升的策略

4.1 建立和健全獎(jiǎng)懲制度

對(duì)辦公室的獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行建立和健全，實(shí)現(xiàn)賞罰分明，有利于促使辦公室文秘工作人員的工作積極性得到提升。主要原因在于獎(jiǎng)勵(lì)制度的不斷創(chuàng)新和完善，能夠?qū)ぷ魅藛T的競爭意識(shí)起到有效的激發(fā)和培養(yǎng)作用，促使文秘工作人員對(duì)工作質(zhì)量、工作效率具有更高的追求，也就能夠促使文秘工作人員積極提升自身的工作能力。懲罰制度能夠起到警告的作用，有利于督促工作人員積極提升對(duì)自我的要求并逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)自我的完善。所以從總體上來看，完善的懲罰制度應(yīng)該以文秘工作人員的工作質(zhì)量、工作效率、工作效能等各方面綜合進(jìn)行評(píng)估，并且在對(duì)獎(jiǎng)懲制度進(jìn)行制定的過程中，應(yīng)該盡可能地保障制度的科學(xué)性和合理性，在制定結(jié)束之后，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重復(fù)測評(píng)，以保障其在實(shí)際應(yīng)用的過程中與現(xiàn)實(shí)的獎(jiǎng)懲需要具有良好的契合程度[3]。

4.2 充分激發(fā)文秘工作人員的創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)發(fā)展的重要?jiǎng)恿χ唬拿毓ぷ鞑⒎前床烤桶嗤瓿筛黜?xiàng)任務(wù)即可，而是非常有必要在思想上以及行為上積極進(jìn)行創(chuàng)新，以探索、尋找和確認(rèn)更加先進(jìn)、更加高效的工作方法，從而促使辦公室整體的工作效率和工作質(zhì)量得到提升。為了能夠有效對(duì)文秘工作人員的創(chuàng)新意識(shí)進(jìn)行激發(fā)，可以采用如下措施：首先，鼓勵(lì)文秘工作人員積極對(duì)辦公意識(shí)和辦公行為進(jìn)行改革和創(chuàng)新，對(duì)上下級(jí)之間的溝通方法進(jìn)行不斷完善，積極創(chuàng)建具有創(chuàng)新意識(shí)的工作環(huán)境;其次，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對(duì)自身所具有的帶頭作用進(jìn)行充分發(fā)揮，在辦公室工作中有效融入創(chuàng)新理念，將創(chuàng)新意識(shí)深入至文秘工作人員的工作思想之中。

4.3 強(qiáng)化對(duì)專業(yè)技能的訓(xùn)練

通常情況下，文秘工作的難度各不相同，所以要求辦公室文秘工作人員具有較高的專業(yè)水平。因此，企業(yè)、機(jī)關(guān)等工作單位應(yīng)該專門規(guī)劃部分資金用以開展文秘工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，促使文秘工作人員的知識(shí)理念不斷更新、專業(yè)技能水平不斷提升。同時(shí)，對(duì)于文秘工作人員來說，在其自身獲得了思想的更新和技能水平提升的情況下，也能夠促進(jìn)工作質(zhì)量和工作效率不斷提升[4]。

5 結(jié)語

辦公室工作對(duì)于企業(yè)管理來說是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，文秘工作人員的工作質(zhì)量和效率能夠?qū)k公室工作的開展情況產(chǎn)生重要影響。在本文中提出了幾點(diǎn)關(guān)于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。

【參考文獻(xiàn)】

【1】趙紅燕.淺析辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的優(yōu)化策略[J].卷宗，2019，9（36）：338.

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【3】葉知秋，劉恩超.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略研究[J].中文信息，2019（10）：179.

【4】任莉，秦懷貴，陳光勇.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].商品與質(zhì)量，2019（29）：57.