網絡時代的職業教育培訓機構檔案管理探討

【摘 要】近年來，由于網絡時代來臨及信息技術的快速發展，使檔案管理各項業務環節基本實現融入網絡環境的目標，逐漸演變發展形成數字化、信息化及網絡化的應用平臺，極大程度上提高檔案管理的業務水平，得到社會大眾的普遍關注及支持。職業教育作為教育體系的主要組成部分，其檔案管理工作成效直接決定教育培訓機構日常運營。因此，本文以網絡時代職業教育培訓機構檔案管理為切入點，分析其現存問題，進一步提出具體的管理措施，旨在全面提高職業教育培訓機構檔案管理工作的效率及質量。

【關鍵詞】網絡時代;職業教育培訓機構;檔案管理

進入網絡時代以來，職業教育培訓機構的檔案管理工作模式呈現出邏輯管理形態的特點，促使檔案由有形向無形、由傳統實體形態向信息數據、由人工管理向計算機統籌管理轉變，而職業教育培訓機構的檔案部門早已成為各種信息數據匯聚及發散的中心。信息化檔案管理所牽涉的技術手段相對復雜，包括信息隱藏技術、影像壓縮技術、數字加密技術、海量存儲技術及模式識別技術等，往往被視為輔助檔案管理工作開展的工具[1]。同時，現代技術的強勢介入不止極大程度上提高檔案管理的成效，更埋下信息安全風險及隱患，勢必需要革新現有的職業教育培訓機構檔案管理模式。鑒于此，本文針對“網絡時代的職業教育培訓機構檔案管理”進行分析研究具有重要的價值意義。

1.網絡時代職業教育培訓機構檔案管理的要求分析

1.1觀念意識科學

近幾年來職業教育深受社會大眾的關注，其教育水平日趨成熟，明確要求相關職業教育培訓機構檔案管理部門轉變自身工作意識及工作理念，主動迎合職業教育的發展潮流及方向。由于檔案管理的主體對象逐漸向數字集成化方向轉變，不再局限于傳統實體，促使其管理方法及保管設施均發生翻天覆地的變化，換而言之計算機技術所支撐的數據庫系統早已成為常態。總而言之，職業教育培訓機構勢必需要改變工作人員原有的觀念及意識，從根源上認識到開展檔案管理的必要性及重要性。

1.2制度建設規范

職業教育培訓機構不同于普通高等院校，其檔案管理機制存在著明顯的差異性，例如：以普通高等院校為例，所實施的檔案管理機制多為國家統一的制度體系，強調貫徹落實及嚴格執行;職業教育培訓機構受自身教育主體對象、發展目標及經營方式差異性的影響，難以“全盤接收”國家統一的檔案管理機制及管理體系[2]。由此可見，相關職業教育培訓機構勢必需要立足于自身實際情況及發展特點，始終遵循有序規范的工作原則，擬定健全且不脫離實際的檔案管理機制及業務操作規范。

1.3資源配置集成

以往檔案管理主體對象多為紙質載體，始終實行“年代-機構-問題”的實體檔案組織管理模式，以至于檔案信息內容呈現出點狀分散的狀態，無法提高其支撐檢索的查詢效率，勢必需要投入大量的人力物理。受網絡時代來臨的影響，促使檔案管理模式逐漸向數字化及信息化方向轉變，即以計算機系統統籌規劃為前提，經數字化轉化的檔案信息呈現出邏輯連接的狀態，具有互動性強及查找迅速等鮮明特點[3]。總而言之，職業教育培訓機構充分發揮信息技術的應用優勢，系統劃分檔案類型，形成集成化的檔案資源配置體系。

2.網絡時代職業教育培訓機構檔案管理的現狀概述

近年來，受社會檔案意識逐漸增強的影響，檔案管理水平得到大幅度提升，極大程度上健全及完善現有的檔案管理工作模式。從本質角度來看，職業教育培訓機構屬于社會新興業態，其成長經歷相對短暫且實踐經驗積累不夠充分，自身規模相對較小且區位難以集中，一旦管理工作不到位則直接影響檔案管理工作的總體成效，引發“上檔提級”等障礙及問題。同時，部分職業教育培訓機構自身對于檔案管理工作的重視程度有待提升，其管理意識過于薄弱，以至于檔案管理機制建設缺乏及物資投入不足的問題頻頻發生。此外，從目前來看，職業教育培訓機構檔案管理人員素養水平還有待提高，尤其是在信息處理能力方面，有必要掌握與時俱進的信息技術，能夠利用信息技術對現代電子檔案信息資源進行合理分析、處理，并實現高效共享利用，以此使機構檔案信息資源的價值得到最大化發揮。

3.網絡時代職業教育培訓機構檔案管理的措施分析

檔案管理以提供查詢及利用服務為核心目標，而職業教育培訓機構勢必需要強化基礎業務流程的管理力度，優化管理措施。具體說來，其管理措施如下：

3.1擴大宣傳力度

職業教育培訓機構檔案管理工作人員自身管理意識薄弱的原因相對復雜，與宣傳教育力度不足間存在著密切聯系，尤其是檔案管理人員自身對于檔案價值的認知過于模糊，尚未從根源上認識到開展檔案管理工作的重要性。因此在實際管理的過程中，相關職業教育培訓機構加大對于檔案管理的重視程度，適當擴大其宣傳力度，定期或不定期組織檔案管理相關宣傳教育活動，樹立工作人員正確的檔案保管意識，改變檔案管理模式原有“輕利用、重管理”的錯誤理念，主動迎合網絡時代的發展潮流，面向知識經濟的主要戰場，為促進我國職業教育培訓機構檔案管理水平進步提供強有力的支持。

3.2運用信息技術

在實際管理的過程中，相關職業教育培訓機構緊跟網絡時代的發展潮流，不得停留于人工管理模式的階段，打破原有檔案管理模式服務被動及方法滯后的局限及桎梏，適當擴大人力物力財力的投入量，靈活運用現代化信息技術手段，引進及健全各項基礎設施，有助于形成極具區域特色的數字化職業教育檔案管理系統[4]。同時，以系統建設、基礎設施及信息技術為依托，持續優化現有的職業培訓機構檔案管理模式，側重于提升其管理水平，充分發揮檔案資源的應用優勢，進一步提高職業教育培訓機構檔案的利用率，對于保證職業教育機構檔案管理工作有序進行具有顯著價值作用。

3.3增強隊伍素質

進入網絡時代以來，現代化信息技術的介入明確要求相關職業教育培訓機構檔案管理人員不斷提升自身綜合素質水平，除掌握檔案專業理論知識外，兼顧教育教學管理知識及技術設施應用能力，盡量挑選復合型人才[5]。由此可見，相關職業教育培訓機構側重于充實檔案管理人才隊伍，以提高其專業技能為核心目標，擴大其職業素養的培育力度，不斷增強其檔案業務管理技能及水平。同時，結合職業教育培訓行業的特殊性，大力推行人員集約化管理模式，例如：實施小型、靈活多樣及在線的“見縫插針”式業務培訓提高機制，充分利用可見間隙時間，根據階段性職業教育的培訓重點，明確規范檔案材料收集整理及歸檔立卷等業務流程，進一步促進機構檔案管理工作效率及質量的提升。

4.結語

通過本文探究，認識到信息技術的快速發展，大大增加職業教育培訓機構的檔案管理工作難度。因此，相關職業教育培訓機構需立足于網絡時代的特殊性，緊跟時代發展潮流，高度重視檔案管理工作，全面分析檔案管理現存問題產生的原因，充分發揮職業教育“查缺補漏”的作用，增強職業教育培訓機構的決策能力，保證決策的科學性及合理性，進一步革新現有的職業教育培訓機構檔案管理模式，全面提高機構檔案管理的質量效益。

參考文獻：

[1]王雪.互聯網時代背景下企業培訓行業的市場營銷策略[J].商場現代化，2020（18）：80-82.

[2]刁玲武.職業教育改革背景下高職院校人事檔案管理創新路徑[J].傳播力研究，2019，3（18）：293-294.

[3]肖永紅.基于SPOC理論高校檔案工作者職業教育研究[J].蘭臺內外，2018（13）：56-57.

作者簡介：

莊健敏，江門，1978年8月，漢族，初級，研究方向：檔案管理。

（作者單位：江門市建設培訓中心）