信息化管理在工程監理項目中的應用

王正陽

【摘 要】經濟的發展離不開交通的便利，在公路工程中的除了施工還有管理工作要進行。在公路工程管理之中，監理檔案的管理起到關鍵性的作用，良好的監理檔案管理不僅可以充分體現出公路工程施工監理的水平，同時也可以為后續的工程施工監理提供重要的參考依據，更可以有效避免不必要的工程糾紛發生?；谶@樣的情況，本文就對項目檔案信息化管理進行分析，希望通過本文的分析，可以對當今公路工程之中監理項目檔案的信息化管理提供出一定的參考依據。

【關鍵詞】公路工程;項目監理檔案;信息化管理

引言

某工程項目的建設過程中，按照一級公路的標準進行建設，設計車速為每小時八十公里，路基的寬度是32m，路面為瀝青混凝土結構。其中有大約52.69m3屬于軟土路基，有一座5.3km長的特大橋梁，六座2.5km的大橋梁和2座120m的小橋梁。匝道橋566m/2座，涵洞312m/11座，隧道711m/2座，路基土石方262萬m3。本文對該項目監理檔案的信息化管理進行分析。

1本項目監理檔案的信息化管理分析

1.1檔案管理體系、收集歸檔的原則分析

①總監辦檔案管理機構以項目總監為領導，主要負責對資料的管理體系進行監管，其中包括綜合辦公室、工程管理部、工程合約部、檔案室以及試驗室，分別負責開展各自職責內各項檔案資料工作，現場監理員、試驗員分別配合，確保現場技術措施順利實施。

②檔案的收集以及歸檔原則：在檔案的收集以及歸檔工作之中，應該嚴格按照《公路工程質量檢驗評定標準》（JTGF80/1-2004、JTGF80/2-2004）之中的相關要求來進行，保障檔案資料的真實性和準確定，將建設工程活動之中的所有內容都反映出來，并保障檔案的齊全，打印內容的清晰、裝訂的整齊等。

③項目檔案引用了二維碼技術，同時根據施工范圍以及施工內容的需要，在進行檔案的管理工作之中，應該按照統一領導分級管理的方式來進行管理。

1.2監理行業信息的特點分析

①因為檔案信息之中所涉及到的部門、環節、專業以及渠道都很多，并且工程的施工過程中也存在較大的變化，處理的方式又多樣化，因此信息量大。

②信息系統性強。受一次性或者是單件性特點約束，即使是個其他項目的類型相似，但是因為地點與施工單位等的差異，也會導致信息特點的差異，這就為信息系統的建立和應用創造了條件。

③信息傳遞中的障礙多。在信息的傳輸過程中，地區、部門、專業以及途徑等的落后，或對信息的重視與理解能力、經驗、知識的限制。

④信息的滯后現象。信息通常需要在整理、加工、傳遞之后才可以被決策者獲取到，所以信息就有著一定的滯后性。如果信息不能及時反饋，就很可能對決策造成不利影響。

1.3監理行業管理的系統化分析

①項目進場之初，主動對接竣工檔案移交單位。通過檔案公司的提前介入，可以正確指導施工之中的資料收集、填寫、整理以及歸檔等的工作，確保工程完工檔案及時移交。在此過程中，業主不定期組織了檔案培訓，這對于檔案管理工作的提升十分有利。同時，在管理的過程中，總監辦也會組織所有的專業監理工程師進行內業資料的填寫規范用語的討論，對所有單位進行分部分項工程劃分完整并審核，向業主報備，建立本項目基本信息網。

②開工后：與建設單位溝通過程中信息文件傳遞渠道，統一歸口傳遞。保證傳遞及時、準確、完整。

③掌握信息來源，進行信息收集，包括所有的監理日報、日記、月報、周報以及所有的巡視記錄，通知單或者是工作聯系單，以及過程中所有的檢查記錄、驗收記錄以及評定記錄等。

④處理的方式：在進行信息的處理過程中，主要是通過手工結合計算機的方式進行處理。

⑤總監辦專門針對內業組織監理工作布置，各職能部門秉承公司重視內業的管理精神，對總監辦自身內業要求嚴格，同時在開工前期就對內業管理用表、往來文件進行統一，統一監理工作用語并上墻，規范驗收牌、影像資料等水印信息。

⑥總監辦重視質量、安全內業，經常性的組織召開監理、施工單位進行內業工作布置會，組織對項目部內業進行檢查指導，做到內外業同步。

2信息化管理在公路工程監理檔案管理之中的應用思考

2.1明確對公路工程中監理檔案管理的需求

在當今公路工程的不斷發展之中，很多的監理單位都應用到了信息化的管理方式，并通過這種管理方式提升了對施工監理檔案的管理水平。但是在實際應用信息化方式進行監理檔案的管理過程中，因為施工的項目比較復雜，監理檔案也比較復雜，所以監理檔案管理需求不夠系統、管理水平難以提升的情況也十分普遍?；谶@一情況，在應用信息化技術進行公路工程施工監理檔案的管理過程中，監理單位一定要對所有監理檔案的管理需求做到全面明確。檔案公司提前介入成為必要性。

2.2加強對監理檔案的分工管理

在通過信息化管理方式進行監理檔案的管理工作之中，監理單位需要做好監理檔案的分工管理工作，提倡專人專室專崗。

2.3規范監理檔案的分類標準

因為工程監理的檔案資料很多，所以在管理的過程中就很容易出現交叉管理或者是遺漏等的情況?；谶@樣的情況，在監理單位通過信息化管理方式進行監理檔案管理時，一定要對檔案的分類標準做到進一步的規范，這樣才更加有利于后期對監理檔案的信息化管理。根據《中華人民共和國檔案法》（簡稱檔案法）、《檔案管理實施辦法》等，結合總監辦的實際情況及公司管理標準要求來對監理檔案進行分類，通常情況下，項目監理檔案可以按照監理過程內容進行劃分，大致分為以下的幾大塊：其一是監理管理性文件，其二是獨立抽檢資料，其三是安全資料，其四是環?？刂?，其五是影像資料，同時還有其他的一些監理資料等。通過這樣的方式，就可以讓項目監理檔案得到更加明確的分類，這對于監理單位工程監理檔案的信息化管理效果提升將會起到至關重要的幫助作用。

2.4不斷規范對檔案的記錄水平

在通過信息化的模式進行監理檔案的管理過程中，監理單位一定要控制好監理檔案的記錄，其中包括檔案記錄的內容、檔案記錄的過程以及檔案記錄的規范標準等，保障監理檔案每一個記錄細節的規范性。通過這樣的方式，才可以為監理檔案后期的信息化管理提供更多的便利。比如，在當今的信息化管理模式之下，一些監理人員首先會完成所有的檔案簽字記錄，然后再將監理檔案資料輸入到檔案信息管理系統之中，但是一些監理人員則會先將監理檔案輸入到檔案信息管理系統之中，然后再將檔案打印出來讓相關的負責人簽字。由于記錄程序的不同，監理檔案的系統數據也就會缺乏一致性，這對于公路工程監理檔案的后期管理將會帶來較大的不利影響。所以，在監理單位進行檔案記錄的管理工作之中，一定要對檔案記錄的水平做到不斷規范，這樣才可以有效避免監理檔案系統數據的不一致而影響到檔案的管理質量。

3結束語

綜上所述，為了進一步提升監理檔案管理質量，監理單位可以將信息化的管理模式應用到檔案信息的管理之中，建立起一個完善的檔案信息管理系統，對每一名管理人員做好職責的劃分，全面明確公路工程的監理檔案管理需求，對各種的監理檔案資料加以規范。通過專人專崗專室，全面提升檔案管理質量，保障公路工程項目的監理檔案質量，進而保障工程的管理質量與施工進度，促進完工。這對于監理企業的發展、公路工程的進步以及社會經濟的提升都將有著關鍵性的促進作用。

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（作者單位：遼寧恒鑫源工程項目管理有限公司）