工業園區檔案的特點及其管理策略探析

【摘 要】隨著我國經濟的飛速發展，各地為了發展地方經濟建立了很多的工業園區。在工業園區的建立和發展過程中，會產生大量的檔案資料。這些檔案資料記錄了工業園區發展過程的全部信息，對工業園區來說是非常重要的。因此要加強對工業園區檔案資料的科學管理，提高管理質量，以滿足工業園區的發展要求?；诖耍疚膶I園區檔案的特點及管理中存在的問題進行了研究，并提出了一些策略，希望能夠提高工業園區檔案管理質量。

【關鍵詞】工業園區;檔案特點;管理策略

引言

科學化的檔案管理，利于工業園區的負責人對園區的發展狀況有一個全面的了解。能夠幫助負責人根據園區現有狀況做出優化發展策略，促進工業園區的健康發展。同時，工業園區的檔案信息對工業園區的詳細信息和發展狀況有著詳細的記錄，這些資料有利于商家對園區的發展水平有一個全面的了解，這對于招商引資來說有著很大的推動作用。由此可見，工業園區檔案管理工作責任重大。所以，要不斷完善檔案管理工作，提高管理質量。

一、工業園區檔案的特點

第一、檔案的種類比較煩多，涵蓋了園區建設及征遷安置檔案、管委會機關檔案、招商項目建設檔案等各個方面。第二、由于受到地方經濟發展的影響，工業園區的發展規模會逐漸擴大，這樣就會使工業園區的檔案資料越來越多，且增長速度較快。第三、由于工業園區檔案數量的增加和增長速度的加快，就導致負責檔案管理工作的工作人員數量相對不足，無法滿足園區快速發展的需求。

二、現有工業園區檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

在實際工作中，檔案管理工作經常被領導人員忽視，因此沒有建立標準化的管理制度。運行機制出現問題則會導致檔案管理工作中出現很多問題，進而降低工業園區的檔案管理水平，致使檔案資料無法為工業園區的發展提供有效的信息。

（二）檔案管理人員的素質有待提高

工業園區的檔案管理人員，有些是從其他崗位抽調過來的，只是臨時從事檔案管理工作，隨時可能調離檔案管理工作崗位。因此，工作人員不穩定的情況時有發生。同時，部分園區檔案管理人員沒有經過專業的培訓，不具備專業的管理知識，再加上檔案資料的數量較大，這樣就會使檔案的收集和整理工作不夠規范，致使工業園區的檔案管理水平低下。另外，有些檔案管理人員的責任心不強，沒有按照管理要求進行檔案的管理，檔案資料可以不經登記隨意查看。這樣很容易造成檔案的丟失和損毀，無法發揮其應有的作用。

（三）對于檔案管理工作不夠重視

部分領導人員對檔案管理工作認識不到位，認為檔案管理工作不產生經濟效益，沒有意識到檔案資料對園區發展的重要性，只將所有的目光放在了園區經濟發展和園區生產建設工作上。正因為這種錯誤認識的影響，導致檔案管理工作的制度不完善，組織不健全以及經費不足的情況發生，從而限制檔案管理水平的提高。在這樣的情況下，有些管理人員的責任意識不強，不能夠科學的管理檔案資料，檔案資料隨處堆放，且可以隨意翻看借閱，檔案管理工作極其混亂。

（四）檔案管理工作的經費不足

由于對檔案管理工作的不重視，在發展工業園區經濟時，園區的領導人員就會減少檔案管理經費的投入，將資金用于園區的生產建設和經濟發展。在這種情況下，檔案管理的基礎設施投入明顯不足。特別是在工業園區經濟不斷發展，檔案資料數量不斷增加的情況下，由于檔案資料管理基礎設施的不足，會導致資料無處放置。這時，工作人員會將檔案資料隨意的堆放，資料的保密性無法得到保障。

三、加強工業園區檔案管理工作的有效策略

（一）加強對檔案管理工作的重視

工業園區的檔案資料記錄了整個園區發展的所有信息，對園區未來發展有著重要的作用。所以工業園區的領導人員要給予足夠的重視，完善檔案管理制度，構建檔案管理體系，將檔案管理工作提升到與園區生產建設和經濟發展相同的地位。宣傳檔案管理的意義，提高檔案管理工作人員和園區其他工作人員的認識。完善考核和激勵機制，提高檔案管理人員的工作積極性。增加經費的投入，確保檔案資料可以有效的整理和保存。

（二）完善檔案管理制度體系

第一、完善管理制度，構建科學的管理體系，通過制度的建立明確工作人員的職責范圍、檔案收集范圍、檔案保密等級、資料借閱制度等方面的內容。只有這樣才能確保檔案管理工作能夠有效、有序的的開展。在構建檔案管理體系時，要規范各個環節的工作標準，確保檔案管理工作按照要求進行。第二、建立綜合性的檔案室，按照規定對檔案進行合理的登記、歸類和編排，優化檔案的服務模式，確保檔案資料可以為工業園區的發展提供數據支持。同時，要完善資料借閱制度和做好庫房的維護，避免資料的丟失和損毀，確保檔案資料的完整性。

（三）提高檔案管理人員的整體素質

工業園區檔案管理人員的素質，直接影響了檔案管理工作的水平。因此，要定期對工作人員進行培訓，提高他們的業務水平。同時，可以將優秀的管理經驗分享給工作人員，使工作人員在相互學習中，提高自身的工作能力。另外，要根據檔案管理的發展趨勢，學習先進的管理知識和管理技能，能夠利用先進的信息技術設備，提高檔案資料管理的質量和效率。

（四）提高檔案管理的經費投入

檔案管理經費的投入影響著檔案管理基礎設施的條件，對檔案管理工作的開展產生很大的影響。因此，工業園區的領導人員應加大資金投入，完善基礎設施建設，確保設施與檔案管理的發展水平保持一致。為此，工業園區的領導人員應與檔案管理人員進行及時的溝通，深入了解檔案管理設施的現狀，并根據實際工作的需求和未來發展的趨勢，及時購進現代化的檔案管理設施，提高檔案管理的現代化水平。

（五）推進檔案管理的信息化建設

信息技術的廣泛應用與發展，促使各個領域的工作方式都發生了改變。為了確保檔案管理水平與發展相適應，使檔案資源可以實現實時互通共享，就需要提高檔案管理的信息化水平。為此，工業園區要將檔案信息化管理納入到園區信息化管理工作中，確保為電子文件及數據的歸檔和調閱提供信息化平臺。其次，借用數字化技術，將傳統形式的檔案資料進行數字化整理，確保所有數據能夠實現網上查詢。最后，建立檔案管理安全體系，利用身份認證技術，設置訪問權限，防止越權訪問情況的發生。同時利用防火墻技術，確保檔案資料傳輸的安全性。

結語

由于各地工業園區經濟的飛速發展，導致檔案資料數量和種類的激增，從而增加了檔案管理工作的難度。為此，園區的相關領導和人員要明確檔案管理工作的重要意義，建立完善的檔案管理制度，提高工作人員的素質，針對檔案管理工作中出現的問題，采取有效的措施進行解決，確保檔案管理工作有效的為工業園區的發展服務。

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作者簡介：

代海燕，1983年9月，女，土家族，重慶酉陽，本科，館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：酉陽土家族苗族自治縣工業園區管理委員會）