鈾礦地質檔案利用服務信息化探究

牛熙源

摘 要本文通過總結鈾礦地質檔案利用服務現狀，結合信息技術的高速發展對鈾礦地質檔案管理信息化的影響，對鈾礦地質檔案利用服務開展信息化建設的有關問題進行了較為深入的分析，闡述了鈾礦地質檔案利用服務信息化的意義，重點提出了鈾礦地質檔案及其利用服務信息化的基本思路和方法，在建立鈾礦地質檔案利用數據庫，鈾礦地質檔案查詢、整理、統計信息化，信用單據智能化填制以及在線審批等方面進行了探索研究。

關鍵詞鈾礦地質檔案 利用服務 信息化 探究

鈾礦地質檔案利用服務是鈾礦地質檔案管理工作的重要組成部分，具有為相關鈾礦地質勘查單位服務的職能。以大數據和“互聯網+”為標志的新興信息技術的發展，推進了鈾礦地質檔案利用服務工作的信息化進程。鈾礦地質檔案利用服務工作的信息化引領與促進著整個鈾礦地質檔案管理的信息化，可革新傳統的鈾礦地質檔案利用服務方式，拓展鈾礦地質檔案利用服務模式，提高鈾礦地質檔案利用服務效率。

一、鈾礦地質檔案利用現狀及方向

鈾礦地質檔案利用服務是指鈾礦地質檔案管理部門以收藏的鈾礦地質文化財富及野外工作成果為依據，采用合適的方式方法，以直接或間接的方式向利用者及利用單位提供鈾礦地質檔案信息，為鈾礦地質勘查行業服務的業務活動[1]。

1.鈾礦地質檔案利用服務現狀。當前，全國鈾礦地質資料館檔案利用服務工作基本實現了信息化，受主客觀因素的制約，地方及行業鈾礦地質檔案館的信息化建設還不夠完善，多數鈾礦地質檔案館建設了程度不一的檔案管理系統，具備了必要的信息管理與查詢功能，但在資料利用服務方面仍存在檢索工具單一、手工填制紙質《鈾礦地質檔案利用審批單》《鈾礦地質檔案資料交寄三聯單》等傳統方式，服務手段原始，效率低。

傳統鈾礦地質檔案利用服務工作方式在實際工作中主要表現為以下幾個方面的不足：一是信息檢索能力不足，查準率不高;二是傳統手工填制《鈾礦地質檔案利用審批單》《檔案利用明細記錄表》等表單，牽扯了利用者和檔案管理員的大量精力，工作效率低;三是超過利用權限、利用范圍或因其他原因而未被同意利用的，需要利用者重新填制檔案利用審批單，出現重復填單審批的情況;四是因檔案利用者書寫習慣等原因造成的筆跡不清、涂劃等問題，造成擬利用的檔案資料、數據信息標識的不準確;五是未能實現無紙化辦公和在線審批。

2.鈾礦地質檔案利用服務發展方向。鈾礦地質資料的基礎性、戰略性國家定位及其固有屬性凸顯出鈾礦地質檔案利用服務的重要性，信息時代的迅猛發展對鈾礦地質檔案資料利用服務信息化提出了新要求。鈾礦地質檔案利用服務的信息化是檔案管理工作整體信息化的重要組成部分，其信息化水平反映出鈾礦地質檔案管理的社會服務信息化水平，制約著鈾礦地質檔案資料潛在價值的實現程度[2]。

當前，以人工為主的檔案利用審批單填制方式急需改進，以適應檔案利用信息化的新要求，實現鈾礦地質檔案利用查詢、檢索、審批單填寫、審核批準、提供利用等過程的信息化，對推動鈾礦地質檔案利用服務工作的發展具有現實意義。鈾礦地質檔案利用服務的信息化是指在鈾礦地質檔案利用服務過程中，利用先進的信息技術實現良好的人機結合，實現檔案利用服務智能化、網絡化，滿足鈾礦地質檔案管理信息化的基本要求[3]。

二、鈾礦地質檔案利用服務信息化路線

1.利用服務信息化技術路線。為了有效提升鈾礦地質檔案利用服務工作水平，推動其向信息化方向發展，在鈾礦地質檔案資料數字化、檔案管理信息化的基礎上，以數據庫和管理系統建設為依托，充分利用信息技術積極開發、完善檔案管理的信息組織、檢索系統，實現鈾礦地質檔案利用者對鈾礦地質數據信息的快速查詢、篩選、比對、溝通和決策;通過建立鈾礦地質檔案利用服務等數據庫和信息技術的開發與實踐，實現《鈾礦地質檔案利用審批單》《鈾礦地質檔案資料交寄三聯單》等表單的信息化填制，達到簡捷、準確和高效的目的;利用辦公自動化系統實現提供利用服務過程的無紙化和在線審批;利用信息檢索技術快速實現擬利用鈾礦地質信息的檢索、摘取、整理等工作。

2.利用服務信息化實現流程。根據鈾礦地質檔案利用服務技術路線，結合提供資料利用服務過程中每個階段的不同特點，將提供利用服務過程分為“資料快速查詢”“智能化表單填制”“擬利用資料在線審核批準”“整理提供利用資料”等過程，通過利用信息技術的開發實踐達到各要素有機組合實現信息化的總目標。

具體流程為“檔案資料檢索——信息（數據）篩選——快捷導入利用信息（數據）——信息（數據）整合——快速導出、導入相關表單——在線利用資料審核——提供利用”。

三、鈾礦地質檔案利用服務信息化

1.檔案利用服務數據庫建設。開發和完善鈾礦地質檔案利用服務數據庫，是實現鈾礦地質檔案利用服務信息化的必要條件之一，結合工作實際情況，需逐步完善鈾礦地質檔案管理和利用服務數據庫。

（1）數據庫結構概念設計。鈾礦地質檔案利用數據庫結構概念設計的主要思路及步驟為：一是新建名為“鈾礦地質檔案利用服務”的數據庫，在其中創建包括“檔案查閱記錄表”“檔案利用記錄表”“利用檔案表”“利用檔案明細表”等八個表單。二是依據邏輯關系及實際需要設立“查閱檔案查詢記錄”“檔案利用信息查詢”“檔案利用明細查詢”等五個查詢界面以及本單位利用檔案信息導出、外單位利用檔案信息導出兩個宏調用界面。三是根據生命周期法的設計思路，對檔案利用數據庫進行結構概念設計，明確檔案管理各種實體之間及實體與其屬性間的聯系，確定信息錄入的各項限制條件，實現各個管理要素間的聯系，組成鈾礦地質檔案利用服務數據庫的E-R圖，如圖1所示。

（2）數據庫與表單掛接方法。打開檔案利用服務數據庫，將鈾礦地質資料查詢條件與相關表單掛接，建立表間聯系。將“審批單編號（SPDBH）”“利用人（LYR）”“利用單位（LYDW）”“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”“技術服務費（JSFW）”等項設置為查詢字段，并將“利用年份（LYNF）”“利用日期（LYRQ）”字段排序條件均設為“升序”，掛接檔案利用記錄表中“檔案卷次（LYJC）”“檔案件數（LYJS）”“文字件數（WZJS）”“文字頁數（WZYS）”“圖件張數（TJZS）”“光盤張數（GPZS）”“電子件數（DZJS）”“紙質件數（ZZJS）”“利用人次（LYRC）”“技術服務費（JSFW）”等字段，在檔案利用信息查詢的SQL視圖中編輯輸入：

（3）主要功能實現。通過上述鏈接和編碼可建立數據庫與鈾礦地質檔案利用服務的對應表單字段間的聯系，實現利用服務用戶的提問標識和數據庫特征標識相匹配，達到借助檔案利用查詢表（LYCX）來查閱檔案利用記錄表（LYJL）相關信息的目的，還可通過輸入“利用年份”和“利用日期”等快速統計檔案利用情況。

2.信息化表單填制。《鈾礦地質檔案利用審批單》的信息化制作建立在對信息技術的深入研究與實踐的基礎上，通過實際工作中的開發、探索和實踐，實現快捷地信息化填制審批單等利用過程文件單據的目的。

（1）《鈾礦地質檔案利用審批單》基本信息填制。填制《鈾礦地質檔案利用審批單》包括“利用者基本信息”和“擬利用檔案資料信息”兩部分。根據實際情況，《鈾礦地質檔案利用審批單》電子模板分成單位內部和外單位兩種模板格式，“利用資料單位名稱”“日期”“審批單編號”“聯系電話”“利用單位”“利用人”及“利用目的”等基本信息可在單元格下拉列表中查找與填制。

（2）《鈾礦地質檔案利用審批單》利用資料信息填制。擬利用資料信息部分的填制要使用鈾礦地質檔案利用數據庫中的“利用檔案表”依次錄入“序號”“所需檔案號”“所需文字頁碼”“圖號”。總體思路是，點擊“利用檔案信息查詢”，借助檔案案卷目錄表補充完整“檔案名稱”內容，并在檔案利用數據庫中導出檔案利用數據和相應表單格式到檔案利用審批單電子版的對應欄目中，見圖2。

具體方法是，使用電子表格軟件進行框架設計，對“利用者信息”“審批單編號”“聯系方式”“利用日期”“項目名稱”及“館員信息”等可控字段信息對應建立六個新數據表，從數據庫中的檔案利用明細表中依序導入上述數據。使用電子表格軟件中的“數據有效性”功能將上述六個字段與同名表中的字段相掛接。如綁定“審批單編號”字段的做法是依序點擊“數據”——“數據有效性”——“設置”——“允許”——“選擇序列”——“忽略空值”——“提供下拉箭頭”，在“來源對話框”中鍵入命令“=審批單編號！$B$2：$B$1101”——“出錯警告”——輸入無效數據時顯示出錯警告，見圖3。

從上文所述的檔案利用數據庫中選擇利用檔案表，表內依序鍵入“序號”“檔案號”“文字頁碼”“圖號”等字段，并借助案卷目錄表導出“檔案名稱”，點擊數據庫中檔案利用信息查詢界面，并將利用檔案信息明細導出到檔案利用審批單的利用數據區域中。

（3）《鈾礦地質檔案資料交寄三聯單》填制。第一步表頭信息填制。將電子版的鈾礦地質檔案交寄三聯單的表頭內置審批單編號和利用單位，通過與利用檔案審批單中的內部輔助相關表連接快速導入數據，然后仿照上文掛接表單數據，并依據具體情況選擇填制。

第二步利用數據及格式導入。可以選擇檔案利用數據庫為數據源，將利用檔案信息查詢表內所含的數據與格式導入到檔案交寄三聯單模板相應區域中并適當調整格式;還可在檔案利用數據庫中執行如下操作：創建宏（利用信息導出）——操作——選擇“Transfer Spread sheet”——參數——遷移類型（導出）——表名稱（利用檔案信息查詢）——三聯單完整路徑（C：＼Users＼Desktop＼利用服務表單＼三聯單.xlsx）——帶有字段名稱（否）——單擊宏——粘貼數據到科技資料三聯單模板第一聯中。填制完整的檔案資料交寄三聯單如圖4所示。

3.資料整理信息化。鈾礦地質檔案資料查詢、整理信息化是建立在鈾礦地質檔案管理數字化、信息化之上的，要確保館藏資料全部數字化、管理系統信息化，才能實現查詢鈾礦地質檔案資料的信息化和歸納整理資料信息化。

（1）準確檢索所需資料信息。要實現鈾礦地質檔案管理的信息化，需研究鈾礦地質檔案資料的不同類型及特點，關鍵要選擇先進的信息組織形式，建立科學的組織結構，依據鈾礦地質檔案資料的不同類型特點，實現“標題檢索”“主題詞（關鍵詞）檢索”“圖像檢索”“聲像檢索”“全文檢索”“摘要檢索”等功能，實現高查準率、查全率。

（2）全面整理利用鈾礦地質資料。對檢索查詢擬利用的鈾礦地質資料，利用鈾礦地質檔案管理系統（平臺），通過對有關專業軟件的探索實踐，結合鈾礦地質檔案資料利用服務數據庫建設，實現對檢索、審批后的單項資料的導出和復制，實現對所要利用資料的拷貝、導出、匯總、掃描等工作，實現對擬利用資料的科學分類和歸納整合。

4.檔案利用在線審批。檔案管理人員在利用者填完《鈾礦地質檔案利用審批單》中的利用信息后，在審批單“館員”一欄中使用下拉菜單調用電子簽名，借助單位內部局域網將填制完成的《鈾礦地質檔案利用審批單》傳送至有關單位領導審閱。為確保涉密鈾礦地質資料的安全，依據不同的資料密級，通過相對應的傳輸途徑實現鈾礦地質資料安全傳輸。

鈾礦地質檔案利用服務工作服務于鈾礦地質勘查相關行業和國民經濟與社會發展的需要，是增強行業內外聯系的重要途徑，其信息化建設程度影響著鈾礦地質檔案利用服務能力和水平。實現檔案資料查詢、整理、利用審批以及信用單據填制的信息化，是對傳統鈾礦地質檔案利用服務方式的創新與突破，可有效提升鈾礦地質檔案利用效率，縮短利用檔案的審批時間，降低相關人員的勞動強度，提高其服務效率與服務質量，進一步推動檔案管理全過程的信息化建設。