檔案信息化管理研究

王曉華

摘 要在信息化成為時代主流的今天，檔案信息化管理工作已經成為檔案管理工作的一個主要發展方向。本文首先分析了檔案信息化管理的重要性和必要性;其次分析了目前檔案信息化管理中面臨的諸多困難和問題，通過綜合研究和分析，給出了推進檔案信息化管理的手段和方法，旨在為檔案信息化管理的快速推進提供有效參考。

關鍵詞檔案管理 信息化 問題 策略

檔案對于企業、事業、高校以及普通百姓來說都是非常重要的，隨著信息技術的迅猛發展以及我國企事業單位改革的不斷深入，對檔案管理工作也不斷提出了新的、更高的要求[1]。

目前，絕大多數的企業和事業單位的檔案種類和數量較多，保存時間很長，管理難度增大，這就要求檔案管理人員順應時代發展，學習現代化的檔案管理方法，發掘檔案管理手段，提高檔案管理水平，在數字化和信息化的今天，合理利用電子信息技術，以科學手段，建立完善的檔案數據庫，確保檔案信息的準確性、完整性和安全性，滿足各類檔案用戶的需求，從而優化檔案管理系統，提升電子檔案的應用水平，更好地滿足企事業單位需求。

信息化時代下，檔案管理模式面臨嚴峻挑戰的同時，也迎來了一系列重大機遇。為了順應時代發展的潮流，要加快檔案管理信息化建設的步伐，才能促進行業整體的進步與發展。

一、檔案信息化管理

1.檔案信息化管理能很好地提高檔案管理的服務質量。傳統的檔案管理方法主要通過對紙質文件以手工方式進行檔案的收集、整理、保管、編研等。因為存儲量大、信息分散復雜，管理人員對歸檔的文件進行信息的提煉和綜合編研處理很困難，并且檔案的質量受人為因素影響較大，長時間保存易出錯。另外，在調用檔案時，手續繁雜，效率較低。然而，信息技術的快速發展為提高檔案管理水平、創新服務方法提供了有力的技術保證。目前，可以利用互聯網平臺拓展數據來源，及時采集準確的信息，極大地提高了信息收集效率，同時還能縮短檔案歸檔流程，通過對各種信息的分類與整理，建立起對應的數據庫，可以為后續快速準確查閱，提高工作效率。此外，還能提高信息處理質量，通過對檔案的查閱和校對，刪除一些無用信息，補充新信息，確保檔案資料的完整性、有效性和準確性[2]。

2.檔案管理的信息化能促進檔案管理的標準化建設。首先要健全檔案行政管理體系，并進行有目標、有針對性的管理，進行統一規劃、監督和指導，優化實體管理機構，促進檔案管理信息化、標準化。其次要培養高端的檔案管理技術人才，保證檔案數據資源的安全性和可靠性，保障管理工作有序實施。最后要加強與網絡服務商和社會的緊密合作，保證網絡平臺的高級別安全性，提升檔案信息的收集質量，發現更多有價值的資料，充分滿足檔案利用者的多種需求。

二、檔案信息化建設中面臨的問題

現階段，檔案信息化管理還存在諸多問題，主要表現在檔案管理機制明顯落后、檔案管理觀念陳舊、檔案管理信息化重視不足、缺乏創新思想、基礎設施薄弱等方面[3]。

1.檔案管理制度不健全。在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強對檔案管理制度的規范，以制度為引領，不斷提高檔案管理水平。但目前有的企業、事業單位檔案信息化建設還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規范還不夠明確，導致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。

2.對檔案的信息化管理重視不足。有些檔案管理人員工作思想和方式上還延續傳統的模式，這種滯后的檔案管理模式嚴重制約著企事業單位的發展和檔案價值的發揮。為保證檔案管理工作與時俱進，相關領導和檔案管理人員必須在思想上引起重視，加快轉變思想觀念。檔案管理工作要和其他工作一起發展、策劃和實施，還要增強每個人的思想觀念，做好宣傳工作，讓他們都真正看到檔案管理工作的重要性。

3.創新思想不足。為提高檔案管理工作水平，還需積極采用先進的技術手段，不斷地進行創新。要結合計算機技術、網絡技術、數字化技術以及大數據等技術，讓數字檔案得到動態管理與維護。相關部門要結合檔案工作特點，盡快研發和采購與之對應的管理系統，將檔案管理工作者從繁雜的工作中解放出來，促進檔案工作電子化與數字化發展。

4.信息化管理的基礎設施薄弱。檔案信息化管理模式的落實需要信息化基礎設施的配備做基礎，例如，用于檔案管理的計算機、打印機、網絡平臺建設、信息處理系統的建設等，同時也需要加強對信息化管理技術的培訓和對信息化人才的培養。只有軟硬件設備兼具，才能有效促進信息化檔案管理的發展。

三、推進檔案信息化管理的策略分析

信息化管理體現了企事業單位管理工作的與時俱進，單位是信息技術的體驗者和受益者，信息化管理會極大提升社會運行效率。在大數據背景下，要運用大數據等各種現代技術、現代化管理手段，實現檔案信息資源的數字化、自動化發展，促進檔案服務遠程化發展，主要可以從以下幾方面著手[4]。

1.改進管理方法，創新服務體系。信息化時代的檔案管理方法應該更趨向于自動化、智能化、現代化，檔案管理人員要緊跟時代發展潮流，提升自身文化水平，轉變管理思想，在繼承傳統檔案管理模式優點的基礎上，研究新形式的檔案管理模式，利用先進技術，轉變方式方法，高效完成檔案管理工作。其次，要充分利用檔案數據，創新服務機制，提高服務標準，改變服務方式，全方位完善服務體系，在保證重要信息安全的前提下擴大檔案的公開性，及時更新檔案信息，拓展服務途徑，使社會和利用者能更方便、快捷、安全地利用檔案資源，獲得更多有用的信息，從而提高檔案信息服務效率[3]。

2.整合數據，提高檔案的利用率。首先，要大力推進檔案管理的電子化進程，促使相關部門加快數據信息的存儲和收集進程，力爭將紙質資料轉變為電子數據，全面發展原生電子文件，保證電子檔案真實性、準確性、安全性。其次，要以信息化為目標進行改革，加大對檔案管理工作的投入，加強不同檔案管理部門的合作與聯系，優化資源類型，加強檔案管理的自動化，增強檔案的流動性和開放性，發揮凝聚效應，使檔案應用范圍更廣，可查閱數據更多。

3.增強檔案管理安全保障制度。首先，要制定十分周密的保護方案，健全安全保障體系?？善赣脤I的網絡安全維護人員，檢測排查檔案管理網絡運行平臺的安全漏洞，定期升級檔案管理各類軟件，及時維護檔案管理系統。其次，要改善檔案保護條件，增強各級別檔案安全建設，保證網絡安全設備質量，按檔案內容設立保密級別，避免或減少重要信息在網絡上的流傳，備份重要數據信息。最后，要成立檔案安全管理部門，加強人員管理，提高檔案人員法律意識、網絡安全意識，落實安全責任[5-6]。

綜上所述，檔案信息化管理是大勢所趨，是能夠提升檔案管理質量的重要手段。與此同時，檔案信息化管理也是一項系統化的工程，作為檔案管理人員，應該清醒地認識到當前檔案信息化管理中存在的主要問題，并結合當前科學技術手段找出解決問題的方法，同時輔以完善的管理體系，才能使檔案管理工作更加規范化，提高檔案管理的工作效率，保證檔案管理工作順應時代發展的要求。