信息化發展對行政事業單位檔案管理的影響

黃梅

摘 要： 在行政事業單位發展中，通過檔案管理能做好各項業務有效記錄。當前要注重全面分析行政事業單位檔案管理基本現狀，對檔案管理中存有的各項問題合理分析。整合信息技術應用，全面提升行政事業單位檔案管理工作科學性。

關鍵詞： 信息化;行政事業單位;檔案管理;影響

行政事業單位在過去傳統化的檔案管理中主要是選取手工紙質記錄以及管理方式，通過多項記錄、采集、整理方式，能對紙質檔案有效整理，降低檔案管理綜合效率。在此類粗放化管理模式中，對檔案管理效能具有較大負面影響，將會導致行政事業單位多項費用升高。因此，當前要在信息時代發展環境中對原有的檔案管理模式進行優化創新。

1 行政事業單位檔案管理存有的問題概述

當前行政事業單位在檔案管理中選取的工作方式，主要是基于集中管理為主，在社會經濟快速發展推動中，能實現集中領導、分級管理模式。在此類發展原則中，有助于積極履行行政事業單位各項檔案管理職責。地方各層級檔案管理機構要基于多項領導，積極接受相關檔案機構指導和監督。在行政事業單位檔案管理模式發展中，針對檔案信息化管理重視度不足，有部分管理人員還是選取傳統化的檔案管理模式以及思維模式。對原有的管理思維缺乏有效創新，導致行政事業單位檔案管理活動開展創新驅動力不足，不能有效適應數字化、信息化、網絡化發展要求。在目前行政事業單位信息化管理中，由于檔案管理中信息化設備與技術應用不足，導致管理信息化發展屬于無序狀態。管理活動開展中盲目性、隨意性突出，將會對檔案管理信息化發揮咱建設產生負面影響，限制檔案信息化建設水平提升。在行政事業單位檔案管理中，未能擬定科學化的發展管理決策，對于檔案信息化管理辨識度認識不足。在傳統的檔案管理思維中難以實現全面創新，也會導致各項檔案決策實效性難以提升。

2 當前行政事業單位檔案管理信息化建設路徑探析

2.1 創新檔案管理信息化思維

在現階段行政單位檔案資源建設中，要注重從思想層面上提高檔案信息化建設發展關注度。相關領導部門以及管理部門要注重全面轉變原有的檔案管理理念以及利用觀念。通過創新化的互聯網思維以及發展意識展開檔案管理等各項操作。

2.2 建立檔案信息化管理理念

在行政事業單位檔案建設中，要促使信息化管理理念能全面深入人心，建立檔案信息化管理意識。基于各項科學技術為基礎，設定科學化的檔案管理流程，合理應用各項規范化檔案管理技術，能推動檔案信息化建設發展。在檔案信息化管理中，要注重做好電子文件管理，擬定電子文件管理發展戰略。對各類新型文件材料合理歸檔，要求相關檔案管理人員能深入到文件管理領域中，對各類電子文件合理整合接收。掌握電子文件最佳的原始信息，獲取信息發展變化主要過程。基于各項采取技術應用處理，能將電子文件設定為只讀式文件，通過識別與保護電子文件原始結構，能提高電子文件可靠性。

2.3 構建完善的信息化網絡系統

現階段要注重建立完善的檔案信息化網絡系統，對于行政事業單位各項經營管理數據進行創新，做好信息歸檔。通過計算機網絡對行業發展各項信息集中收集，能有效豐富檔案信息資源庫，促使行政事業單位在長期發展中，能基于信息化網絡環境中實現多項資源有效共享，能全面掌握市場以及社會發展動態。管理部門要注重對檔案電子文件保存問題進行控制，其中針對部分基于化學磁性材料為基本載體的電子文件，從理論角度來看能長期進行保存。主要是由于其各項信息讀出屬于無接觸式，沒有磨損問題。電子文件記錄在介質層中的各項信息能有效密封在塑料保護層中，不會受到外部磁場環境影響。針對部分需要長期保存的文件，要注重做好復制備份，避免產生較多信息損失。

2.4 實現資源最大化配置

為了對各項資源規范化配置，在行政事業單位發展中要注重全面實施檔案分級管理模式。對行政事業單位檔案布局合理優化，促使較多復雜的檔案信息資料能有效簡化，各項資源排列更為有序。在快速、高效化的信息檢索模式應用中，能有效優化傳統檔案管理限制。有助于實現事業單位檔案多層級統籌管控，對各類檔案資源分布限制規范化控制，突出行政事業單位檔案資源最大化利用。

2.5 對檔案信息化人才進行培養

從當前部分行政部門檔案管理工作開展現狀來看，檔案部門建設中缺乏較多專業化管理人才。其中檔案管理、多項信息高效化處理的復合型人才數量更少，檔案管理人員各項應用技術水平較低。有部分檔案管理部門在發展過程中引入了較多現代化應用設備，但是仍舊難以有效發揮作用，對檔案信息化發展具有較大負面影響。當前全面實現檔案信息電子化、數字化發展，對管理人員知識能力以及各項技術應用具有較高要求，人員在工作崗位中要能全面利用各項計算機操作方式。管理部門要定期開展形式多樣化的素質培訓活動，保障檔案管理人員能有效掌握檔案工作發展規律，擬定先進、科學化的管理方式。通過更為先進的路徑強化檔案管理人員專業化培訓，提高檔案管理人員專業能力。

3 結語

綜合上述，在當前互聯網信息技術快速發展中，對行政事業單位檔案管理具有較大影響。通過對行政事業單位檔案系統合理優化與完善，能實現檔案信息化領導。設定分級管理模式，保障行政單位檔案管理能朝著縱深化、智慧化、一體化發展。

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