企業檔案信息開發利用工作的完善與優化

王巍

我國企業檔案的開放利用工作雖然取得了不小的進展，但與信息社會的要求及社會、企業各方面的實際需要相比還有很大的差距，還需要進一步努力，重點應從以下幾方面加以改進。

一、解放思想，更新觀念，提高企業檔案開發利用工作的主動性

1.破除開放檔案信息危險論。過去很長的一段時間里，檔案工作過分地強調為政治服務，檔案信息的機密性被不適當地擴大和夸張，進而導致檔案工作被神秘化。受這些思想的影響，至今仍有一些人、一些觀點對檔案信息的開發利用顧慮重重，擔心開發檔案信息會給自己惹出事端，缺乏開發利用檔案信息的主動性。這種思想嚴重地阻礙了檔案信息的開發利用，應當加以拋棄。我們應當看到，開發利用檔案信息資源，不光是企業實踐的需要，更是檔案工作的根本目的，是檔案工作者的職責所在。檔案部門開發檔案信息資源，是根據不同內容、區別不同的利用對象、以不同的方式進行的，只要認真執行政策，注意掌握好政策界限，開發檔案信息就不會產生失密失控的危險。

2.克服重藏輕用的思想，樹立藏用并重的態度。有的企業檔案部門和檔案人員在思想上存在著重藏輕用的傾向，主張檔案部門只要保證檔案的安全就行了，利用與否關系不大。表現在工作中重基礎管理輕信息開發，將絕大部分時間和精力花在基礎業務工作上。這種認識和做法是很片面的，其根源在于對檔案部門功能和作用的片面認識，沒有達到“確保檔案的安全保存，便于社會各方的利用”這一檔案工作根本目的和任務的完整統一性，不利于檔案部門職責的發揮。

3.破除“檔案信息無用論”。“檔案信息無用論”也是企業檔案開發利用工作中一個重大思想障礙。有的檔案人員雖然長年從事檔案工作，但卻長期對檔案的作用、價值認識不足，認為檔案工作只是看門守攤，認識不到檔案是一種信息資源，能夠產生巨大的社會效益和經濟效益。有了這種消極片面的認識，就不可能積極、主動、自覺地去開發檔案信息資源。為此，必須堅決破除“檔案信息無用論”，要通過檔案信息開發利用產生重大效益的實例，大力宣傳和牢固樹立檔案是一種信息資源、是一種巨大財富的思想，增強開發檔案信息資源的自覺性和主動性。

二、優化企業檔案信息開發利用的社會環境

檔案開發利用是一種社會現象，它既有其自身的規律，又深受社會環境的影響和制約。影響企業檔案信息開發利用的社會環境因素有多方面，包括企業檔案意識、國家的法規制度等，目前制約企業檔案信息的開發利用的主要因素是企業檔案意識不強，對檔案的認識還存在著一定的局限和偏見。改變這種情況的途徑主要靠宣傳，要大力開展檔案宣傳活動，強化企業的檔案意識，擴大檔案工作的影響，為檔案信息價值與作用的有效發揮營造一種良好寬松的檔案工作環境。

檔案宣傳的形式很多，主要有如下幾種：①利用企業局域網站、廣播、電視、報紙等公眾傳播媒介進行;②舉辦檔案展覽，傳播檔案知識;③檔案業務報刊和期刊;④利用檔案資料創作文學、影視作品，利用其藝術的感染力加強宣傳。

檔案宣傳要善于抓住時機，與企業不同時期的中心工作緊密結合起來進行，形成階段性的高潮;要注意連續性、經常性，起到潛移默化的效果。宣傳工作還要做到普及性與重點性相結合，既要廣泛面向企業，開展普及性的宣傳活動，以提高整個企業的檔案意識，同時，還應當有重點地根據利用者的不同層次開展針對性的宣傳，提高他們利用檔案的知識。通過及時有效的宣傳活動，在整個企業形成一個企業需要檔案信息，檔案信息與人們的工作、生活息息相關的社會環境，從而強化企業檔案意識，激發企業潛在的檔案需求，進而主動利用檔案，為開發企業檔案信息資源開辟通道。

三、加強企業檔案基礎業務建設，促進檔案信息資源的開發利用

加強企業檔案部門自身的業務建設是促進檔案開發利用工作的關鍵。應從以下方面著手：

1.豐富館室藏，建立合理的檔案信息資源儲備。豐富的檔案信息資源是有效地開展開發利用工作的前提，合理的館藏體系既指檔案信息要有一定量的要求，又指檔案信息要有可靠的質的保障，因此館室藏建設必須堅持質與量的統一，做到質與量并重。針對企業檔案部門館室藏的現狀，在館室藏建設中目前重點要改變館室藏單一的問題，實現館室藏結構的優化。

2.建立科學的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。檔案檢索工具是檔案部門廣泛、充分地揭示檔案內容，迅速、準確地向利用者提供檔案的主要途徑。檢索工具的質量直接影響到檔案檢索中的查全率、查準率。檢索工具越科學、精細，對檔案信息的揭示就越全面、越準確，查全率與查準率就愈高;反之，對檔案信息的揭示就不充分，查全率與查準率當然就難以提高。

所謂完備的檔案檢索體系，不僅包括傳統形式的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，而且包括高覆蓋率的計算機目錄檢索系統和全文檢索系統。計算機目錄檢索系統主要通過建立目錄數據庫來實現，即將案卷目錄、卷內文件目錄輸入數據庫，實現檔案目錄的自動化管理;而計算機全文檢索系統則是將檢索和利用合二為一，通過建立全文數據庫，將所收集的檔案全文（包括文字、圖像、數據、代碼）進行數字化處理，并把檔案全文信息輸入數據庫，利用者只要通過檢索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相關檔案信息。

3.各種開發利用方式綜合運用，拓寬檔案信息的傳遞渠道。檔案部門應綜合運用并改善各種可能的服務手段與形式，除做好查檔接待、提供檔案原件利用外，還要為檔案信息尋找新的輸出渠道，如檔案史料匯編、舉辦檔案陳列展覽等。要建立起檔案信息的網絡，使檔案信息在更大的范圍內得到利用，使檔案信息的開發利用更充分，更有效。

我們堅持調查研究，確立實用、可行的編研課題，做好經常性的資料匯編工作，滿足企業生產經營各項管理需要。公司檔案人員自己編研或與有關部門合作完成了《科研成果匯編》、《安全經濟指標分析》、《徐州發電廠大事記》、《徐州發電廠志》等22種165萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時還編制了檢索工具28種161冊，對生產經營等管理工作起到了較好的指導作用。如《征地文件匯編》、《徐州發電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術人員的歡迎。努力擴展檔案編研的深度和廣度，我廠首臺20萬千瓦機組和12.5萬千瓦機組增容降耗重大技術改造完成后，及時收集資料，組織專門班子編寫了《徐州發電廠#6機組技術改造綜述》及《追求卓絕—徐州發電廠4號機組現代化技術改造紀實》兩本書，對整個改造工程從方案確定到改造后的技術經濟性能進行了全面資料匯總，其中既有縱向、橫向的對比分析，又有對改造后機組技術經濟效益的評估，被廠內及集團系統內管理人員認為極具權威性。

筆者公司展示本單位三個文明建設成果的榮譽陳列室已建成，2006年2月正式開放，恍然間，陳舊的歷史歷歷在目，重現昔日的輝煌風采，榮譽陳列室里的獎杯、獎狀、獎牌、獎章等，記錄公司一路風塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現在職工眼前。

4.開展檔案用戶研究，加強開發利用的針對性。首先，檔案部門可通過科學的預測分析，總結和掌握不同的時期、不同利用者需求的內容和規律，再針對自己館藏的實際，搜集、準備好可能大量利用的檔案信息，加以必要整理。其次，要加強對利用者需求特點與心理的研究，樹立良好的職業道德，通過優質服務創造一個和諧、寬松的利用環境，消除利用者的心理不適，使利用者能靜心利用檔案信息。再其次，要開展利用輔導，提高利用者利用檔案信息的能力與水平。由于大多數利用者缺乏檔案知識，對館藏內容和利用不了解，所以對其進行利用前的輔導顯得非常必要。檔案館室要配備有豐富的咨詢服務經驗，熟悉館藏和檢索工具的使用方法的人員，了解利用者的有關情況，有針對性地向其介紹館藏檔案的內容和利用工作中的注意事項，介紹檔案檢索工具的使用方法，提高利用者自主地利用開發檔案的能力。

四、加快現代化技術手段運用于檔案信息開發利用工作的步伐

先進技術手段的應用可具體從以下兩個方面入手。

1.普及計算機使用知識，實現檔案管理現代化。現代信息革命對檔案部門提出了挑戰，不掌握和采用新的技術和手段，檔案部門就不能適應社會發展的要求，勢必要被時代的大潮拋到后頭，因此，要大力加強對檔案工作者計算機運用能力與知識的培訓，盡快實現檔案工作的現代化，跟上時代前進的步伐。

2.運用現代通訊技術，實現信息傳遞網絡化。計算機技術和現代通訊技術完美結合的因特網，為檔案信息的傳遞提供了快捷的通道，可以實現信息的大量、實時和安全的傳輸，現在的關鍵是要研究檔案上網可能出現的相關問題，妥善地予以解決，加快上網的步伐，使檔案信息盡早在網上“安家”。

筆者公司新近投資購置了清華紫光圖檔管理系統，清華電子檔案管理系統是一個功能齊全的綜合檔案管理系統，是一套處于領先地位的優秀的檔案管理軟件，它采用客戶機/服務器方式，實現計算機對信息管理的網絡化。更主要的是它能與電力系統現行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統有無縫的連接，避免了檔案人員對現在管理系統中已有數據的再次輸入。該系統以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉換成電子圖象，經過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用公司現在使用的“OA”辦公自動化LOTUS NOTES檔案管理子系統數據庫中已輸入的數據，與此電子圖像自動對應，網絡用戶在WINDOWS環境下，應用瀏覽器方便靈活的實現檔案的全息查詢和檢索。在公司內部網頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統進行檔案的全息查詢和檢索。

（作者單位：國家能源集團國華徐州發電有限公司檔案室）