電力行業檔案管理制度在國際工程中的應用實踐研究

于雁

摘 要：“一帶一路”是近年來國家提出的跨國發展計劃，在此提倡下，中電投電力工程有限公司在土耳其承接了第二個EPC總承包項目，本文從現場實際出發，全面闡述了國內電力行業檔案管理制度在土耳其維拉卡項目工程中的應用實踐。

關鍵詞：土耳其;電力行業;檔案管理;應用實踐

中圖分類號：F27

文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.19.021

中電投電力工程有限公司（以下簡稱CPI）承接的土耳其維拉卡電廠隸屬與Albayrak集團旗下，項目全稱為土耳其維拉卡紙廠工業公司1×40MW燃煤電站工程，位于距離土耳其西南部巴勒克希爾市13公里的造紙廠內，是一個服務于紙廠的自備電廠，雖是EPC總承包項目，但也略有不同，項目合同內不包括土建工程及汽機島工程，業主VARAKA Power Plant 為土國當地公司，BV（Bureau Veritas）監理公司由業主指定，設計分包為國內國核電力設計院，因土建部分由業主公司自行施工，為確保土建設計符合土耳其標準要求，CPI聘請了當地5N1K（5N1K是土耳其的工程設計咨詢公司，總部位于安卡拉）公司做符合性審查資料服務，現場所有安裝均由土國當地公司MUREL YAPI分包，除汽輪發電機組由TGM（德國）公司供貨，鍋爐房電梯為中方在土方采購，高壓旁路為德國西門子公司制造外，其它所有設備及材料均購自國內。因與以往的EPC總承包項目不同，所以在如此錯綜復雜的施工現場，如果一旦在工程中產生矛盾，出現糾紛，文檔資料就會作為最根本的原始材料發揮其作用，而目前土耳其國內電力行業既無相關的檔案管理標準，也無完整的檔案管理體系，因此項目檔案管理工作的重要性顯而易見，在遵循土耳其的法律法規基礎上，將國內成熟完善的檔案管理制度應用于現場已成為必然，以下為國內電力行業檔案管理制度在實際施工過程中的應用實踐。

1 項目前期檔案管理的必要準備工作

1.1 現場檔案管理人員基本要求

按合同規定所有技術圖紙資料均為英文，所以配備的檔案管理人員都具備了基本的英語溝通能力，對施工生產過程中的專業術語也基本掌握，從而保證了各單位資料管理流程順暢及內容準確。CPI設立了檔案專職人員，業主及施工分包商的檔案管理人員均為兼職。

1.2 制定適用現場的檔案管理制度

CPI將編制的檔案管理制度，組織業主、監理專業人員進行評審，細則經多次修訂，三方達成一致，并對施工單位相關專業人員進行了宣貫與交底，以確保檔案管理工作與工程建設同步進行。

1.3 定期對施工單位相關人員進行培訓

CPI依據現場施工進度編制資料管理工作計劃，結合檔案管理制度，定期給土方資料管理及現場專業人員進行業務培訓，使其熟知文件資料的過程控制，重視過程資料管理，為歸檔工作做充分的準備。

2 項目檔案管理工作的具體實施

2.1 項目開工前資料收集整理的內容

依據國內項目文檔管理程序，將設計、設備及施工單位資質審查相關，招投標文件相關、合同及協議相關的資料進行收集整理，文件資料內容需真實有效，簽字及蓋章齊全完整。

2.2 設計施工圖管理

現場的設計施工圖由設計院分三種形式提供。

（1）IFP（Information for Permission）電子版圖紙。IFP為辦理開工許可用圖，首先由設計院各專業人員將IFP設計完成，通過JAVA軟件上傳至服務器，由CPI檔案管理人員下載，并通過filezilla軟件上傳至業主集團公司服務器，受雇于CPI的土人現場經理（依據土耳其法律，施工現場總承包方必須聘用一位由土耳其工程師協會認證的現場經理。）將以IFP圖紙為依據，在政府相關部門辦理開工許可。

（2）IFC（Information for Construction）電子版圖紙。IFC為現場施工用圖，根據現場實際工程進展情況，由設計院設計并上傳印有IFC字樣的施工圖，CPI檔案管理員下載并上傳后，郵件告知業主專業人員，同時拷貝給施工分包商及CPI相關專業人員使用。

（3）紙制版施工圖紙。現場相關專業人員對IFC圖紙進行圖紙會審，經業主項目負責人批準同意后，紙版施工圖由設計院進行出版，再經海運至土國，到達現場后按合同分發各相關單位。

2.3 設備廠家圖紙及資料管理

維拉卡現場的設備均在國內采購及制造，圖紙及資料分三部分提供至現場。

（1）隨設備到達現場。資料隨設備在國內裝箱，通過海運至港口，清關后運至現場，施工單位物資管理人員與CPI相關專業人員進行開箱驗收，依據裝箱清單核對準確，將所提供的資料填寫《設備資料移交申請單》后移交至CPI資料室。

（2）通過郵件提供至現場。CPI現場檔案管理人員經與專業技術人員綜合合同及協議，將未提供的資料列出清單發至相關設備廠家，各廠家再通過郵件補充提供。

（3）隨國內進場人員攜帶至現場。這部分資料多數為歸檔必要的原件，如設備的質量證明文件、合格證、圖紙及檢驗報告等。

為方便專業人員查閱，CPI檔案管理人員及時更新臺賬并發至維拉卡項目交流群中，同時將紙版設備運行維護手冊及安裝調試相關的圖紙資料分發至現場專業人員，并上傳至業主集團公司服務器。

2.4 現場施工過程文件資料管理

施工過程中對各類文件資料進行完整、準確、系統、有效的整理，是檔案管理最重要的基礎環節。

（1）編制文件資料標準表式。土耳其電力行業沒有文件管理軟件及統一表式，CPI以國內電力行業中監理典型表式為基礎，結合現場實際，與業主及現場BV共同制定了中英文雙語內容的標準表式，供現場使用。

（2）過程文件資料處理流程。按文件內簽字順序流轉文件，將簽字閉環后的文件資料交與資料室進行掃描，資料員經相關領導審批發放，并按文件類型及專業將文件原件及電子檔進行歸檔，文件一般應在1天內處理完畢并原路返回，特殊情況下不得超過3天。

（3）過程文件資料主要內容。維拉卡項目施工過程中除檢驗計劃外，其他所有資料均與國內電力行業要求相同，現場的檢驗計劃非國內驗收評價方式，而是采用國際上流行的ITP（Inspection and Testing Plan）形式，其格式與驗評不同，但內容近似，首先由分包商按專業及單位工程編制報審，經CPI檢查審批，再報送BV簽字認可，現場將以此為依據對施工過程進行質量控制。

3 項目竣工檔案歸檔工作管理

3.1 竣工檔案收集內容

與國內相同，內容主要為項目招投標文件，設計文件、設備文件，項目管理性文件、竣工驗收文件等。

3.2 竣工檔案質量要求

所有竣工檔案與現場施工保持完整一致，歸檔文件資料及圖紙內容準確，字跡清晰，簽章完備，原則上應為原件歸檔，但維拉卡現場也有些設備廠家的質量證明文件及一些外購件未能提供原件，這部分資料已在復印件上加蓋原件所在單位公章。

3.3 竣工檔案案卷構成要求

（1）各專業根據單位工程的施工工序組卷排列，開工申請，施工記錄，試驗報告，ITP等，以方便檢索利用，凡外方提供歸檔的均為英文，凡中方提供歸檔的均為中英文雙語。

（2）已批準出版的施工圖及竣工圖的紙版及電子版，均為中英文雙語，分別按專業按卷冊號順序排列，卷內按圖號順序排列。

（3）設備各臺件的運行維護手冊，ITP、質量證明文件、開箱驗收、設備技術文件及隨機圖紙、安裝調試及運行記錄等順序排列，卷內文件應文字在前，圖紙在后，獨立成冊的無需重新組卷。

（4）所有竣工檔案保管期限均為永久，檔號交業主的為流水號，交CPI土耳其分公司及公司上海總部的按照國內標準編制，本項目不填寫密級。

（5）為遵守土國簽字要求，受法律約束的文件需用藍筆簽字，并且除注明簽字處簽全名外，其它有效頁面均需小簽，即每頁必須簽上名字縮寫。

（6）項目竣工檔案均采用活頁夾形式裝訂，再將各裝訂成冊的檔案裝入無酸紙制抽拉式檔案盒內，這樣不僅使用方便，也保證了竣工檔案的整齊、美觀，檔案文件不被腐蝕，不褪色。

（7）電子文件選用了不可擦除一次性寫入光盤，文檔格式為Word及Excel，照片檔案格式采用JPG或JPEG，一張照片保存為一個文檔，工程圖紙格式采用PDF，同樣也是一張圖紙保存為一個文檔。

3.4 竣工檔案移交情況

（1）將現場形成的所有紙制竣工檔案一正一副及含有相同內容的竣工檔案光盤兩套移交業主，并將電子竣工檔案上傳至業主集團公司服務器。

（2）將紙制竣工檔案一副及光盤2套，移交CPI土耳其分公司存檔。

（3）將上述內容相同的電子竣工檔案通過清華紫光軟件上傳至上海總公司服務器。

4 檔案管理工作在施工過程中遇到的難點及相應對策

4.1 設備廠家資料方面

國內很多設備廠商提供資料無法滿足國際工程的需要，例如圖紙資料不完整，未翻譯或翻譯不準確，到圖份數不夠，無電子版等諸多問題，為能及時發放以確保設備安裝調試順利進行，首先是將份數不夠的圖紙資料及時打印、復印并加以掃描，做到紙版圖紙資料到達現場，均有相對應的電子版掃描文件，并且，按合同協議逐一核對設備廠家應提供的圖紙資料編制問題清單，整個工程先后發至設備廠家相關人員296封郵件，并收到較高的回復率。

4.2 土方資料管理人員方面

因土方資料管理人員均為兼職，而在整個維拉卡項目施工過程中，解雇員工、員工自己跳槽、服兵役等客觀因素影響下，又導致多名管理人員及施工人員離開現場，例如分包商在整個施工過程中先后更換檔案管理人員多達5名，為確保資料在銜接過程中無遺漏，CPI多次對新入職的資料管理及相關人員進行檔案管理制度的培訓及實踐指導，使其盡快熟悉工作流程，保證了檔案管理的連續性及專業性。

5 結論

眾所周知，在當前全球的經濟狀況及市場的激烈競爭下，能取得跨國工程的EPC總承包項目并做好，是企業開拓國際市場能力的體現，在維拉卡項目中，CPI履行了EPC總承包單位的檔案管理職責，為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，CPI將國內電力行業的檔案管理制度作為基礎，貫穿于整個施工過程中，得到了充分的應用實踐，并對土國當地分包商的檔案管理工作實施了事無巨細的監查與指導，最終配合了業主完成檔案驗收工作，獲得了各方都認可的真實有效的竣工歸檔資料。

2019年12月，項目先后簽署了《Varaka項目72小時試運行見證書》及《Varaka項目臨時驗收證書》，隨著土耳其維拉卡項目安裝結束，國內電力行業檔案管理在國際工程中也得到進一步認可，但同時也存在著一些問題及實施的困難性，這些都有待在未來的工程中不斷加以完善，使電力行業檔案管理制度應用在境外工程更加規范化、合理化，從而進一步符合國際標準，與國際接軌。

參考文獻

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