油田企業秘書接待能力的培養研究

劉莉

摘要：在石油企業內部，秘書是領導的重要參謀助手，隨著工作形勢的不斷變化，秘書所承擔的工作職責也在日漸繁重。為了讓秘書能夠更好的適應全新的工作形勢，更好的為石油企業的轉型發展作出貢獻，我們需要重視其工作能力的培養，這其中要屬接待能力的培養最具代表性。下文中筆者從油田企業對秘書人員的素質要求著手分析了其對于秘書人員接待能力的具體要求。

關鍵詞：油田企業;秘書;接待能力;培養研究

作為一門新興現代科學管理專業，秘書已經成為了一種全球性的職業。匯總相關數據可知，國內中小企業對秘書人才的需求正在不斷攀升，且他們對于秘書人才的素質要求也在不斷變化。對以油田企業為代表的國有企業來說，他們需要的秘書人才更多是兼具多種崗位技能的復合型人才，其實這也是秘書專業發展的新趨勢。因為接待秘書在石油企業內部也發揮著運轉中樞的作用，更是石油企業的重要對外窗口。在國內油田企業經營管理體制轉型日漸深入的大環境下，企業需要重視對于接待秘書的培養。

一、新形勢下油田企業對接待秘書綜合素質提出了新要求

現階段，油田企業黨建工作已經進入了全新的階段，各方面的優化改革正在逐步深入。這方面的優化改革對接待秘書的思想素質提出了新要求，因此需要以接待能力的培養為起點提高其思想素質，確保其能夠更好的適應未知的工作形勢。對油田企業來說，這也是在樹立正面、積極的企業形象，可以為各方面合作的順利開展、各項細節工作的優化落實打好基礎。目前油田企業已經進入了轉型發展的重要階段，迫切需要加快轉型升級。因此迫切需要找到全新的發展戰略，審時度勢，借勢而為，應當進一步推進“四個革命”。

二、油田企業對秘書人員的素質要求

首先是科學的世界觀和良好的職業道德。這是做好秘書工作的基本前提，主要包括堅定的政治立場、正確的價值觀、愛崗敬業精神、忠于職守和服從領導的精神。秘書崗位的特殊性決定了必須要配合領導才能夠完成相關工作，所以在工作中秘書必須要把握好“主次之分”，這是提高工作效率和工作質量的關鍵。[1]即分三個層次：最重要，次重要的，一般性，每層次擬定三件事，再按序落實，這樣就不會出現手忙腳亂或遺漏工作的問題了。在此基礎上，秘書還需要具備博大的胸懷、寬廣的視野以及高度的社會責任感。因為自己所負責的工作只有與其他領導或員工聯系在一起的時候才能夠見到成效，所以必須要擺正自己的心態，否則很容易會產生挫敗感。

其次是良好的心理及身體素質和扎實的專業知識。隨著油田企業內部管理結構的優化調整，接待秘書所負責的工作內容也在不斷變化，再加上油田企業秘書工作原本就具有隨機性和突發性強的特點，所以良好的心理及身體素質同樣是做好秘書工作必不可少的素質要求。專業知識方面，作為秘書必須要熟悉本單位的業務，對單位的發展戰略和經營活動必須要做到“了然于胸”，只有這樣才能夠輔助領導處理好各個方面的細節問題。之后還需要學習政府部門對油田企業發展提出的政策主張，并了解與本企業業務活動有關的法律法規、規章制度，以確保能夠在現有基礎上提高工作效率。除此之外，作為油田企業的秘書還需要不斷強化自己的協調溝通和接待能力，以確保能夠做好與上級行政部門、兄弟單位之間的溝通交流。

三、培養油田企業秘書接待能力的具體措施

（一）提高培養油田企業秘書接待能力的關注度

從本質上來說，秘書接待是一項復雜而且繁瑣的工作，因其需要在企業和外界各單位及各部門之間建立起固定的溝通橋梁，所以涉及面非常廣，因此想要做好接待工作并不是一件容易的事。所以在條件允許的情況下，企業要正確認識培養秘書接待能力的重要性并組織好相關主題的培訓活動，相關負責領導需要給予足夠的關注及支持，以保證其中各項細節工作可以及時落實到位。其次還應當制定相應的激勵與績效考核制度，從而提高其參與培訓活動的積極性，最終引導其逐步提高自身的接待能力。[2]

（二）樹立正確的學習意識，增強責任意識及服務意識

面對全新的工作形勢，油田企業內的秘書想要做好接待工作應當加強知識積累，所以需要加強自我學習。秘書的工作事無巨細，所以必須要像電腦擴大內存一樣時刻拓展自己的知識容量，這方面的自我學習提升是必不可少的。具體需要學習與之相關的政策法規、油田企業的生產工藝流程，還需要深入油田企業的生產一線，真正了解企業的實際狀況。在接待工作中，秘書人員還應當強化自己的責任意識和服務意識，要嘗試立足于自身的特長創新服務模式，從而提高工作質量。

（三）做好與其他單位或地方行政部門的業務交流

在加強自我學習的基礎上，接待秘書還需要積極做好與兄弟單位以及上級行政部門工作人員的業務交流，以學習更加先進的工作模式、提高工作效率。必要時還可以嘗試針對接待工作的實際需要構建信息化共享平臺，進而實現這部分工作的高效率運轉。在與兄弟單位或地方行政部門進行業務交流時，接待秘書一定要明確工作重點、抓住主要矛盾，可以學習其他單位的工作經驗，但要結合本單位的實際情況。實際工作中，相關負責領導也應當提高對這方面工作的關注度，組織好業務交流活動，幫助接待秘書掌握更加高效的工作技巧。

四、總結

油田企業秘書接待能力的培養已經成為了秘書行政人才培養中非常重要的一環，今后要提高對這類問題的關注度，在明確油田企業對秘書人員素質要求的基礎上開展這方面的培養實踐。

參考文獻：

[1]劉佳鵬.油田企業外事接待注意事項[J].化工管理，2018（24）：128.

[2]王慧萍.如何做好新時期油田企業辦公室的公務接待工作[J].辦公室業務，2016（18）：71+85.