檔案管理的創(chuàng)新路徑分析

楊潔

摘要：檔案管理是事業(yè)單位中一項(xiàng)重要工作，也是其得以正常運(yùn)轉(zhuǎn)工作的基礎(chǔ)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的不斷快速發(fā)展，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作在新時(shí)期也有了新要求，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，才能更好服務(wù)于廣大人民群眾。本文通過(guò)對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行探究，并針對(duì)目前國(guó)內(nèi)視野單位的檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了一些檔案管理的創(chuàng)新途徑，希望可以助力各事業(yè)單位有效進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，為其可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新模式

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。傳統(tǒng)落后的檔案管理模式和辦法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代和人民的需求，事業(yè)單位必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的開(kāi)拓創(chuàng)新，從多方面尋找合適的突破口，探究更加先進(jìn)和科學(xué)的檔案管理模式，進(jìn)而為事業(yè)單位的發(fā)展提供更充足的動(dòng)力。

一、檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）檔案管理創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

在我國(guó)社會(huì)信息化的快速發(fā)展背景下，事業(yè)單位只有加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)落后的管理理念、管理模式以及管理辦法，不斷促進(jìn)檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化，有效提高事業(yè)單位的辦公效率，符合社會(huì)大眾的現(xiàn)代化需求，才能更好為當(dāng)?shù)氐娜嗣袢罕姺?wù)，進(jìn)而才能在時(shí)代發(fā)展的浪潮中站穩(wěn)立足[1]。所以，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新既是我國(guó)社會(huì)的時(shí)代要求，也是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）檔案管理創(chuàng)新是提高文化軟實(shí)力的重要途徑

事業(yè)單位中管理的檔案是我國(guó)社會(huì)基本信息資源的重要信息，積極進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新改革，促使檔案管理工作更加科學(xué)化和高效化，不僅可以減小檔案管理的難度，提高檔案管理的綜合水平，還能夠極大提升我國(guó)的文化軟實(shí)力，使我國(guó)的文化軟實(shí)力具有較高的先進(jìn)性和科學(xué)性。

（三）檔案管理創(chuàng)新是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要途徑

檔案管理是事業(yè)單位中非常關(guān)鍵的組成部分。進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，不僅能夠提高事業(yè)單位的檔案管理水平，還能更好促進(jìn)事業(yè)單位的整體實(shí)力提升，使得事業(yè)單位得以積極健康的向前發(fā)展。尤其是在檔案管理創(chuàng)新發(fā)展中，往往會(huì)不斷融入很多新思想、先進(jìn)的信息化技術(shù)等到工作中去，讓事業(yè)單位的檔案管理工作更加科學(xué)合理，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

二、檔案管理中的存在不足

（一）制度存在缺陷

由于我國(guó)的檔案管理制度早就隨著事業(yè)單位的成立而建立很多年了，并且很多事業(yè)單位在長(zhǎng)期發(fā)展中也有了翻天覆地的變化。在新時(shí)期環(huán)境下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展需求，但仍有很多事業(yè)單位卻依舊是沿用著多年不變的傳統(tǒng)管理制度，制約了檔案管理的發(fā)展進(jìn)步[2]。在一些單位的檔案管理中，雖然傳統(tǒng)檔案管理制度中有比較規(guī)范的工作流程，但是具體責(zé)任并沒(méi)有效落實(shí)到具體的個(gè)人，所以經(jīng)常出現(xiàn)一些人員鉆空子的現(xiàn)象，甚至一些人員經(jīng)常會(huì)手忙腳亂當(dāng)落實(shí)檔案管理工作時(shí)就會(huì)手忙腳亂，無(wú)法高效完成檔案管理工作。

（二）管理方式落后

在一些事業(yè)單位的檔案管理工作中，仍舊是沿用紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)檔案管理方式，雖然能夠進(jìn)行長(zhǎng)期保存但也會(huì)出現(xiàn)損壞，并且對(duì)核心檔案資料也沒(méi)有安排專業(yè)人員進(jìn)行負(fù)責(zé)管理。落后的檔案管理方式不僅會(huì)消耗大量的人力和時(shí)間，而且也會(huì)受到很多不可控因素的影響，使得檔案管理的工作難度高，效率低。此外，加上一些事業(yè)單位的管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，讓配備的現(xiàn)代化檔案管理信息軟件形同虛設(shè)，導(dǎo)致檔案管理設(shè)施無(wú)法及時(shí)地進(jìn)行更新與優(yōu)化，也對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作的發(fā)展造成了很大的阻力。

（三）人員素養(yǎng)不高

要想科學(xué)高效進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，從業(yè)者必須要具備良好的文化素養(yǎng)與專業(yè)知識(shí)能力。但事實(shí)上，很多從業(yè)者并沒(méi)參加上崗培訓(xùn)和專業(yè)訓(xùn)練，簡(jiǎn)單以為檔案管理工作就是單純地對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與保存就行了，所以工作中并沒(méi)有秉承科學(xué)合理的原則來(lái)進(jìn)行檔案資料的管理，往往只是把各種的文件資料單間的分類裝訂成冊(cè)后保檔入庫(kù)。所以從業(yè)者缺乏對(duì)檔案管理創(chuàng)新的正確認(rèn)識(shí)，只是一味的承襲過(guò)去的辦法來(lái)工作，不去進(jìn)行創(chuàng)新，阻礙了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新。

三、有效進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的有效途徑

（一）健全管理制度

只有健全和建立科學(xué)、合理的檔案管理制度，才能夠從根本上為檔案管理創(chuàng)新提供良好的制度保障，調(diào)動(dòng)從業(yè)人員的創(chuàng)新積極性，進(jìn)而切實(shí)地提升事業(yè)單位檔案管理的辦公效率，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[3]。所以事業(yè)單位的管理者首先要加強(qiáng)自身對(duì)檔案管理創(chuàng)新和認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新的重視，并且要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的、科學(xué)的管理理念，并且要與自身單位的實(shí)際情況，來(lái)創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)、合理的檔案管理制度體系，更好調(diào)動(dòng)全員創(chuàng)新，為檔案管理創(chuàng)新提供制度保障。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

事業(yè)單位要進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新，必須要積極對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行開(kāi)拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。當(dāng)下信息化發(fā)達(dá)的今天，很多檔案管理信息化軟件不斷推廣普及，為事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)提供了有利條件。所以事業(yè)單位可以借助合適的軟件，搭建與單位情況吻合的檔案管理系統(tǒng)，從而對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)有層次性、有針對(duì)性地管理。例如，在進(jìn)行歷史檔案資料原件時(shí)要進(jìn)行掃描上傳，而新檔案資料需要采用紙質(zhì)檔案加電子檔案雙結(jié)合的保存方式，最好將其上傳至云端保存可以防止文件丟失和損壞打不開(kāi)的情況。此外，事業(yè)單位在進(jìn)行核心資料的上傳與保存時(shí)，一定要加強(qiáng)保密工作，以免資料泄露。

（三）加強(qiáng)人才建設(shè)

檔案管理工作即使實(shí)現(xiàn)了信息化管理的模式，但最終還是要靠人才能得以正常開(kāi)展。在事業(yè)單位的檔案管理工作創(chuàng)新工作中，檔案管理從業(yè)人員往往發(fā)揮著重要作用，從業(yè)人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)等會(huì)對(duì)檔案管理創(chuàng)新成果產(chǎn)生決定性影響。所以，事業(yè)單位要想進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，切實(shí)提升檔案管理工作水平，就必須加強(qiáng)檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，要定期組織從業(yè)人員積極參與到各種信息技術(shù)和技能的培訓(xùn)活動(dòng)中，而且要求從業(yè)人員要有計(jì)算機(jī)等級(jí)證書。第二，要重視理論知識(shí)的培訓(xùn)，加大的人力、財(cái)力投入，讓工作中表現(xiàn)優(yōu)異的人員有機(jī)會(huì)到專業(yè)的學(xué)校進(jìn)修學(xué)習(xí)，定期組織人員到先進(jìn)的單位去考察學(xué)習(xí)，進(jìn)而全面提升檔案本單位人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)[4]。第三，招聘時(shí)要對(duì)應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)能力以及信息技術(shù)水平等進(jìn)行嚴(yán)格考察，對(duì)于不具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人絕不讓其進(jìn)入到檔案管理崗位，從而為事業(yè)單位注入新鮮血液提供人才保障，切實(shí)讓新招人才在檔案管理創(chuàng)新中發(fā)揮積極作用，為檔案管理創(chuàng)新奠定人才基礎(chǔ)。

（四）注重實(shí)踐創(chuàng)新

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，在事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新工作，必須堅(jiān)持和注重在實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)持以人為本的發(fā)展理念，制定和完善科學(xué)合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和考核機(jī)制，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行不斷優(yōu)化和創(chuàng)新，進(jìn)而有效激發(fā)從業(yè)人員的主觀能動(dòng)性，提高事業(yè)單位的創(chuàng)造力，促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步得到開(kāi)拓創(chuàng)新。

四、結(jié)束語(yǔ)

在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。為了更好適應(yīng)新環(huán)境下的需求，事業(yè)單位要結(jié)合自身單位的實(shí)際情況，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，在實(shí)踐中積極創(chuàng)新，從檔案管理的管理制度、管理方式、信息化建設(shè)、人才建設(shè)等方面積極探索，與時(shí)俱進(jìn)，從而有效提高檔案管理水平。

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