檔案信息資源的整合與利用策略分析

張菲

摘 要 檔案信息資源整合能完善檔案管理工作，有利于地區信息配置的優化。與傳統檔案信息資源管理方式相比，信息資源整合與利用能克服傳統管理帶來的弊端，能實現檔案社會功能。隨著現代信息技術的發展，檔案信息資源的整合與利用成為檔案管理的重難點。本文從檔案信息資源整合中的問題進行分析，提出檔案信息資源整合與利用的策略，提高檔案管理工作效率。

關鍵詞 檔案信息;資源整合;策略

檔案信息資源的整合為社會提供利用檔案信息儲存物質保證與條件，從而滿足人們對檔案信息的需求。檔案管理工作受到服務對象的限制，檔案資源利用存在局限性，容易出現檔案資源分散的情況?，F階段社會經濟的快速發展，現代人對檔案信息提出更多的要求，若依然采用傳統的檔案管理方式，無法使檔案資源充分利用。為此，需要針對檔案信息資源整合與利用過程中的問題進行分析，才能有針對性的解決傳統檔案管理方式帶來的限制，優化檔案資源配置。

1檔案信息資源整合中的問題

1.1 檔案信息資源本身的矛盾性

檔案信息資源整合與利用的目的是為滿足用戶的需求，因此在資源整合的過程中，需要盡可能減少干擾因素，對平臺中的信息資源進行管理。但由于檔案信息儲存結構單一，無法滿足用戶的多種需求。再加上檔案保密性特點帶來的管理矛盾，在保證信息充分展示的同時，又要避免發生信息泄露為現階段檔案信息整合與利用帶來巨大的挑戰[1]。

1.2 檔案信息資源共享體系問題

檔案共享體系的構建，應用先進的硬軟件技術，而技術的應用需要大量的資金投入。同時出現的系統構建厚的收回投入問題也成為限制共享體系建設的問題。正是由于共享系統建設不完善，從而無法充分發揮系統帶來的社會效益。

1.3 檔案信息資料利用效率低

檔案信息資料的存在時間較長，但由于社會群眾對檔案的認識不全面，導致檔案信息資料無法充分利用。現階段社會各界無法正確認識檔案信息資料的應用價值，為滿足現代社會人們對檔案信息資源的需求，需要引導社會群眾正確的認識檔案信息資料，才能有效發揮檔案信息的價值，提高利用率。

2檔案信息資源整合與利用的對策

2.1 加強各部門之間的合作

檔案信息資源整合的本質是社會信息系統構建的一部分，為實現檔案信息統一管理，需要將檔案信息化整合工作添加到整個社會信息化建設中，才能充分發揮檔案信息資源的社會功能。在落實信息資源整合工作時，通過加強各部門之間的合作共建，加強檔案管理部門與其他政府管理部門的合作，確定信息化系統的統一標準，才能保證檔案信息資源整合的順利進行。檔案在建設時也要加強與其他公共服機構的合作，比如圖書館、人才服務中心等，進行信息交流，確保信息流通，從而提高信息資料的使用效率。

2.2 提高對檔案信息資源管理的認知水平

現代社會的快速發展，促使人口流動速度加快，社會人才在不同企業之間的流動速度更快。社會各界人士缺少對檔案管理工作的認識，從而限制信息資料的整合與利用工作。為改變這一現狀，需要提高社會人們對檔案管理工作的認知水平，應用全新理念，改變工作人員的態度，進而強化檔案信息管理工作，確保管理人員能夠增強檔案信息資料的利用率[2]。

2.3 提高檔案信息資料利用率的辦法

信息技術的發展促使信息技術的應用范圍更加廣泛，各類公共服務體系都提供線上服務，而互聯網技術也為其他資源的利用提供更多途徑。利用網絡技術實現檔案信息資料的有效整合，進而提高信息資料的利用率。

第一點，加強檔案信息資料的開放性。在傳統檔案管理觀念的影響下，大多數社會群眾認為檔案信息資料屬于機密檔案，無權查看。但實際上，大多數檔案信息資料具有保密性，但不存在保密的必要。檔案信息化的建設完成，應加強檔案信息資料的開放性，才能使更多的社會群眾接觸信息資料，才能使檔案信息資料被充分應用。

第二點，檔案信息資料利用辦法。檔案信息資料利用率的提升在于社會主體能夠使用檔案信息資料，在利用的過程中，也要保證資料不外泄。因此，檔案信息資料利用是一個漫長的過程，管理部門應根據社會實際需要制定相對放松的管理制度，鼓勵社會主體，通過合法的途徑去了解并應用檔案信息資料。管理部門也應加強市場調查，了解社會各界需要哪些檔案信息資料，并與行業中的專業人士進行交流與討論，最終制定有效的檔案信息應用策略，以此來實現檔案信息資料的社會功能。

第三點，檔案信息資料的深入挖掘。通過深入了解檔案信息資料，才能夠有效地應用，首先要意識到檔案信息資料的應用價值，檔案信息中存在大量的未知信息，在深入挖掘的過程中，要利用合理的方法，才能有效提高檔案信息的質量。其次，通過對檔案信息進行分類，使社會主體能夠有針對性的利用檔案信息，避免信息應用錯誤。

2.4 提高檔案信息資源整合技術水平

檔案信息資源整合包含檔案實體的整合與數字檔案信息的整合。隨著檔案信息數量的增加，傳統檔案管理中的硬件設施不全，無法高效完成整合任務。為此需要利用數字技術推動檔案信息資源整合數據庫的建設，實現資源共享。在建立檔案管理數據庫時，需要結合實際的檔案信息資料，加強與各部門之間的合作，推動實體資源與數據資源的整合工作[3]。

3結束語

綜上所述，在信息技術快速發展的背景下，電子儲存設備的發展在一定程度上優化檔案信息資料的儲存方式，也為檔案信息資料管理提供更簡便的方法。為實現檔案信息資源的有效整合與實際應用，對資源整合過程中遇到的檔案信息資料利用率低的情況，采取有效的解決對策。與此同時，也應不斷加強檔案信息化人才隊伍的建設，確保檔案管理人員能夠利用數字技術進行資源整合，提高資源整合工作效率，為現代社會群眾提供更多的檔案信息資料。

參考文獻

[1] 黃中積.檔案信息資源的整合與利用策略分析[J].傳媒論壇，2020， 3（8）：123-124.

[2] 劉艷.醫院檔案信息資源的整合與利用策略探究[J].蘭臺內外，2019（35）：62-63.

[3] 段雪茹. 大數據環境下檔案信息資源整合分析及提升策略[D].沈陽：遼寧大學，2017.