工程項目物資采購管理風(fēng)險因素與合理防范分析

摘要：本文主要簡單介紹了工程項目物資采購管理的相關(guān)內(nèi)容，通過對現(xiàn)階段工程項目物資采購管理中存在的風(fēng)險進(jìn)行分析，探討合理防范工程項目物資采購管理風(fēng)險的有效措施，以有效規(guī)避工程項目物資采購風(fēng)險，提高工程項目物資采購管理水平，保障工程項目物資采購管理質(zhì)量，滿足企業(yè)的生產(chǎn)需求，選擇合適的物資采購方式，從而減少企業(yè)的物資采購成本，優(yōu)化企業(yè)資源配置。

關(guān)鍵詞：工程項目;物資采購;管理風(fēng)險;合理防范;有效措施

隨著社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國工程項目建設(shè)行業(yè)也取得了不錯的成效，其在發(fā)展過程中需要進(jìn)行多方面的系統(tǒng)化管理，如此才能保障工程項目建設(shè)的順利開展，在此過程中，工程項目物資采購管理是其中的重要組成部分，必須予以高度重視，不容忽視。

一、工程項目物資采購管理的相關(guān)內(nèi)容

工程項目物資采購管理指的是企業(yè)購買工程項目生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需要的物資，與一般物資采購管理的區(qū)別在于，項目物資采購不僅是購買物資，還要處理采購活動中涉及的各方人員關(guān)系，維護(hù)各方利益。其任務(wù)在于嚴(yán)格按照企業(yè)的相關(guān)規(guī)定，發(fā)揮企業(yè)的自身優(yōu)勢，提高企業(yè)外部資源利用率，根據(jù)企業(yè)的實際情況來擬定科學(xué)的采購計劃，并且按照此計劃來實施物資采購活動，確保工程項目的順利進(jìn)行。

二、現(xiàn)階段工程項目物資采購管理中存在的風(fēng)險

現(xiàn)階段，工程項目物資采購管理中存在的風(fēng)險主要有：一是具有市場價格風(fēng)險，包含了政策性價格風(fēng)險、供求風(fēng)險、季節(jié)性風(fēng)險和突發(fā)價格風(fēng)險等;二是供應(yīng)商風(fēng)險，在選擇供應(yīng)商的時候會面臨供應(yīng)商的信用問題，而且在物資物流運輸方面會存在一定的不可控因素;三是質(zhì)量風(fēng)險，指的是所采購的物資生產(chǎn)質(zhì)量是否能夠滿足工程項目需求;四是合同風(fēng)險，指的是在簽訂的物資采購合同中，容易出現(xiàn)條款不清晰、不夠完善，合同陷阱、欺詐等問題。

三、合理防范工程項目物資采購管理風(fēng)險的有效措施

（一）完善制度，提高采購人員素質(zhì)

要保障工程項目物資采購管理質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)制定完善的物資采購管理制度，以使物資采購工作有據(jù)可循。可從以下幾個方面來著手：第一，要明確物資采購目標(biāo)。采購人員在采購物資的時候，應(yīng)當(dāng)將物資的質(zhì)量放在首位，與此同時還要盡量減少采購成本，提高物資采購的效能;第二，要建立科學(xué)的物資采購組織機構(gòu)。將完善的采購制度公布于眾，要求各項目部門的人員，以及供應(yīng)商對此有所了解，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，采購人員應(yīng)當(dāng)互相約束和監(jiān)督，有效規(guī)避或是降低物資采購過程中可能遇到的風(fēng)險，避免給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟(jì)損失;第三，要建立健全的工程項目物資采購體系，規(guī)劃物資采購工作細(xì)則。所制定的工程項目物資采購體系中應(yīng)當(dāng)包含多方面內(nèi)容，如要充分掌握與工程項目物資采購相關(guān)的各類信息，要做好相應(yīng)的物資采購計劃，規(guī)范物資采購申報流程，制定科學(xué)的物資招投標(biāo)制度，并針對物資采購中可能出現(xiàn)的風(fēng)險來實施有效的預(yù)防措施，為物資采購人員提供正確的方向，避免其盲目采購;第四，各相關(guān)部門要加強彼此之間的交流與溝通，協(xié)調(diào)配合，互相監(jiān)督。工程項目物資采購的金額比較大，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行，項目施工部門要協(xié)助采購部門來擬定采購計劃;第五，要制定完善的獎懲制度，對于嚴(yán)格按照規(guī)定流程，提高物資采購效能和質(zhì)量的采購人員予以獎勵，以作表揚;對于違反采購流程，出現(xiàn)違規(guī)操作者，則要予以嚴(yán)懲，以作警示。

除此之外，要加強對采購人員的培養(yǎng)，提升采購人員的專業(yè)能力，使其具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，要有良好的采購風(fēng)險防范意識。采購人員不僅要充分了解企業(yè)內(nèi)部的實際情況，還要掌握市場變化狀況。遵循企業(yè)所制定的各項采購規(guī)章制度，貫徹落實各項采購政策，嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行采購。要具備一定的經(jīng)濟(jì)知識，了解和熟悉采購環(huán)境，具備專業(yè)的采購技能，能夠在采購過程中靈活處理各類問題，應(yīng)對突發(fā)事件。可加強對采購人員的培訓(xùn)，邀請專業(yè)教授來開展講座和授課，利用案例研究法、角色扮演法等來進(jìn)行實踐訓(xùn)練，實施崗位輪換制。

（二）科學(xué)擬定物資采購計劃

在進(jìn)行工程項目物資采購管理工作的時候，一定要根據(jù)實際需求來擬定完善的采購計劃，加強物資采購管理工作，嚴(yán)格按照計劃來進(jìn)行采購。所編制的物資采購計劃，不僅要滿足工程項目的施工需求，還要由采購部門和工程項目部門共同審核，確保所編制的計劃具有可行性和實用性。采購計劃中的內(nèi)容不可與實際情況存在過大的誤差，所制定的預(yù)算目標(biāo)，要與實際目標(biāo)保持一致。另外，在采購計劃中還應(yīng)當(dāng)容納運輸方案、使用計劃等，要有良好的措施來保障物資采購工作的順利開展。在進(jìn)行物資采購計劃管理的時候，可遵循以下步驟：首先，工程物資使用部門申請物資采購，采購部門根據(jù)其提出的物資采購要求，來制定完善的采購計劃;其次，要制定分級審核制度，提交的工程項目物資采購計劃表由物資保管部門來進(jìn)行審查，應(yīng)當(dāng)確保所提交的物資采購計劃符合實際情況，具有合理性，需要根據(jù)現(xiàn)有的庫存來核定采購數(shù)量，然后將審核通過的采購計劃提交給物資采購相關(guān)部門;再者，要先對供應(yīng)市場進(jìn)行調(diào)查，了解物資的市場價格，然后根據(jù)采購計劃來預(yù)算所需要的物資采購金額;最后，將預(yù)估的物資采購資金進(jìn)行上報，以申請資金，再開始執(zhí)行物資采購計劃。

（三）評估供應(yīng)商

要制定科學(xué)的供應(yīng)商評估機制，充分了解供應(yīng)商的實際情況，選擇適宜的供應(yīng)商，以此來降低物資采購的供應(yīng)商風(fēng)險。可制定供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，這指的是與企業(yè)所在地區(qū)的生產(chǎn)商進(jìn)行戰(zhàn)略性合作，采取廠家直供的方式，以避免中間商差價，減少采購成本。選擇優(yōu)質(zhì)的、信譽較好的物流廠家，來負(fù)責(zé)物資的運輸工作。要對供應(yīng)商以及申請單位進(jìn)行全面的審核和評估，關(guān)注其商業(yè)信譽、技術(shù)水平、服務(wù)質(zhì)量等各方面內(nèi)容，最終選擇合適的供應(yīng)商來合作。除此之外，還要定期評價供應(yīng)商，考量其物資的生產(chǎn)質(zhì)量，是否按照合約履行承諾等。

（四）加強物資采購合同管理工作

要加強對物資采購合同的管理，簽訂合同的時候必須符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，合同中的各項條款必須雙方達(dá)成一致，各項條款中的語義要明確，做好合同檔案管理工作，有效規(guī)避物資采購中的合同風(fēng)險。可采取以下措施來進(jìn)行有效的管理：一是要明確物資合同檔案管理工作的重要性，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)具備良好的合同管理意識，明確自身的工作職責(zé)，強化管理人員的責(zé)任意識，認(rèn)真地投入合同管理工作中。需要根據(jù)實際情況來制定合同檔案管理計劃，包含長期工作計劃和短期工作計劃，定期要進(jìn)行匯報;二是要做好物資采購合同臺賬工作，匯總合同中的各項信息，并予以及時反饋。將已經(jīng)簽訂好的合同進(jìn)行統(tǒng)一和集中管理，分類編號，并將同類物資采購合同進(jìn)行匯總，以便日后查詢。可創(chuàng)建健全的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門的數(shù)據(jù)共享，保障所得信息的時效性和準(zhǔn)確性;三是合同檔案中的各項條款應(yīng)當(dāng)完善，包含每一個重要的細(xì)節(jié)和項目，做好合同歸檔工作;四是要有專門的人員來負(fù)責(zé)合同管理工作。

四、結(jié)語

物資采購指的是基于規(guī)定要求，工程項目于物資供應(yīng)市場中，購買所需要的質(zhì)量合格的材料和物資，將其作為工程項目建設(shè)中的有效資源，以為工程項目經(jīng)營管理工作奠定扎實基礎(chǔ)。為了提高工程項目物資采購管理水平，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求來擬定科學(xué)的采購計劃，選擇合適的采購方式，從而有效規(guī)避采購風(fēng)險。

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作者簡介：胡登宇（1989—），男，湖北荊門人，中級會計師，學(xué)士，主要從事物資采購管理研究。