基層疾病預防控制檔案管理現狀及對策

馬華

摘 要：疾病預防控制檔案是指機構在預防控制、公共衛生監測、健康教育、科研培訓、公共衛生服務等項目上對基層政府單位、民主黨派、婦女聯盟技術指導和管理的活動中，形成的具有可參考價值的文字與影像資料，是發展疾病預防控制事業的重要信息資源和依據。疾病預防控制機構檔案管理是機構長期發展積累的寶貴財富，對我國醫療、公共衛生管理事業具有不可忽視的作用。本文將立足于實際情況，結合疾病預防控制檔案管理中存在問題、解決措施等進行探討。

關鍵詞：基層疾病預防;檔案管理;對策

一、發展現狀

在信息化技術革新的背景下，基層的疾病預防控制檔案管理工作也在形式內容、共享機制上都有所創新。首先，檔案的書寫記錄已由傳統的紙張記錄方式，轉變為電子形式圖文結合式記錄，既利于資料的長期保存，又增加一些情景圖片，更加清晰、易懂。其次，在文件的傳播上，非涉密文件的傳達可分享在互聯網平臺上，擴大對該領域的宣傳;相對重要的資料則通過辦公平臺進行分享傳輸。隨著傳播渠道的拓寬、共享機制的便利化，促使相關政府部門可及時拿到準確的疾病預防控制信息，便于后期的科學決策與業務的開展。

二、存在問題

（一）管理意識薄弱

由于前期宣傳的不到位，大多數人們和疾病預防控制機構未認識到此項工作的重要性，在工作過程中，普遍存在重業務管理、輕檔案建設的現象。且機構在進行工作規劃、各種考評時，也為將“檔案工作”指標納入其中，常常被工作人員和管理人員有所忽視。

疾病預防控制機構在公共活動范圍內設置是為廣大百姓提供必要的衛生防疫服務，屬于公益性機構。在這其中，檔案管理工作作為一項記錄性工作，可能無法為機構帶來一定的資金效益。所以造成機構組織領導人員有所忽視檔案工作，底下工作在意識上也較為淡薄，只是在每月進行簡單的記錄，沒有統一的標準。而且對于眾多檔案的管理工作，也沒有聘請專業的行業人員前來進行系統性的整理與編制 ，最終導致管理效率低下，檔案擺放混亂，易丟失和破損[1]。

另外，因工作人員對基層疾病預防控制檔案管理工作未形成全面深入的認識，在收集和記錄資料上大多以單位自身的建設與發展為主要方向，很少會考慮到國家公共衛生事業的大局發展，工作人員在日常檔案管理中參與程度不夠，整體程度不透，單將檔案管理當作了迎檢的招牌，事前為“寶”檢查 后視為“稻草”。

（二）管理硬件短缺

受資金條件限制，部分區域的基層服務機構中現代辦公設備短缺，無法滿足人守一臺電腦的標準，造成相關檔案管理工作難以開展。而且由于電子化系統未更新，檢索、表圖繪制等功能利用率低，操作流程繁瑣。

基層疾病預防檔案管理工作的開展需要大量人力和物力的支撐，但因資金、辦公設備的短缺，相關工作不能在同一水平線上均衡發展。各個區域基層間，有的財力保障充足，相關設施較為完善，并配備專門的管理團隊;而有的基礎設施無法保障，更別提工作多渠道化有效地開展了，這樣問題的存在，也造成政府部門的整體督察管理難以落實與推進下去。

（三）缺少專業團隊

從事疾病預防控制管理工作，對于工作人員的專業性要求極高，每名人員既要對檔案管理領域的專業知識有所系統的了解，同時還要清晰的認識常見的疾病、預防流程及方法等，對醫學、公共服務領域的知識整體比較熟悉，這樣才能有依據的撰寫業務技術報告和總結， 進行統計和編研工作。目前，在基層負責疾病預防控制檔案管理人員，普遍都是理工科、醫學學科畢業，并非管理領域專業人員，行業專業人員緊缺。而且，由于在日常工作中會受到多因素的影響，工作人員往往面臨任務重的問題，需要身兼多職，基層內也缺少專業的培訓，長此下去，造成了專人人才短缺、檔案管理崗位人員流動頻繁的嚴重問題，大大地影響工作效率[2]。

三、對策與措施

（一）擴大宣傳力度，強化管理意識

公共衛生服務機構、政府、社會應一起聯手，加大對疾病預防控制檔案管理工作的宣傳。在宣傳工作中，機構領導干部在思想上要與時俱進 ，及時更新思想觀念，發揮帶頭責任，號召基層管理人員行動起來，轉變自身的觀念和意識，積極利用宣傳教育、微博、微信公眾平臺等新興媒體擴大宣傳力度與范圍。而且，在日常管理上要不斷完善共享機制，標準規范化辦公，使得員工可有意愿地主動整理保留檔案資料。

（二）提高業務素質，組織專門團隊

現在這會的快速發展需要廣大技術應用人才在工作中奉獻力量。面臨檔案管理這一相對繁瑣的工作，工作人員要在心中樹立起信念，樂于奉獻，在工作中不急不躁，穩步推進，做到當日事當日畢。為提高該領域工作人員的整體素質，政府應聯合機構對外邀請業內的專家定期前來舉辦系統的培訓課程或知識講座，組織員工前來學習新技術、新管理理念，便于后期工作有效率的開展。而且隨著互聯網平臺的發展，作為員工的自身也要有自主學習的意識，利用網絡平臺廣泛的資料擴大對專業知識的了解，并經常的利用QQ等交流平臺與業務人員、行業專家進行有效的溝通，促進檔案 管理水平的提高。

檔案管理工作要想有計劃、有組織的開展，必須要以完善的規章制度、合理的收集整理信息的標準作以基礎性的保障。對于不同種類的疾病預防控的資料的整理與管理策略，機構工作人員可利用互聯網平臺擴大參考，了解最新的方針政策、以及優秀的管理剛發，并結合實際，確定本基層機構具體的歸檔范圍與收集重點。檔案管理工作人員在開展細節部分管理工作時，應抱有謙遜的態度，深入各科室， 加強與業務人員的有效溝通，擴大對專業知識、各科業務活動等的相關了解，在《文件材料立卷歸檔制度》的基礎上，科學、合理的進行管理[3]。

（三）融入影像技術，標準規范管理

隨著政府、機構管理人員對基層疾病預防控制檔案管理意識的提高，近兩年來基層機構在硬件設施配備已有明顯改善，有效的促進了檔案管理的現代化、規范化。高新科學技術的影響下，office辦公軟件等技術功能都在不斷的更新，工作人員在日常管理中要及時聯系權威軟件公司更新系統部件，簡化操作流程，并且可利用Excel表格、ppt等軟件，將文檔中的部分文字資料轉為可視化圖像，提高可識別度。

[參考文獻]

[1]新形勢下的人事檔案管理現狀及解決策略分析[A]. 王靜.“決策論壇——企業行政管理與創新學術研討會”論文集（上）[C]. 2016.

[2]事業單位檔案管理現狀及其創新措施分析[A]. 徐靜.經濟生活——2012商會經濟研討會論文集（上）[C]. 2012.

[3]基層街道辦事處檔案管理信息化建設[A]. 黃文瓊.“決策論壇——決策理論與方法研究學術研討會”論文集（下）[C]. 2016.

（作者單位：鄄城縣古泉社區衛生服務中心，山東 菏澤 ?274600）