基于VBA 的PPT 考勤管理系統的設計與實現

王宏杰，許麗娟

（廣東財經大學華商學院，廣州 511300）

0 引言

考勤是教師管理課堂、督促學生學習的一個重要手段，也是評定學生平時成績的一個重要因素。盡管信息化教學已發展多年，各課室都配備了多媒體設備，幾乎所有教師都使用電子課件，但考勤工作卻沒能跟上信息化的步伐。目前市面上有很多具有考勤功能的軟件，但往往需要聯網、安裝第三方軟件等，這與很多學校的設施或管理是相沖突的，導致很多教師只能采用傳統的紙質考勤。但傳統紙質考勤，存在攜帶、篡改、丟失、統計等問題，使得部分教師對考勤比較消極，不打或很少打考勤，進而導致對學生平時成績的評定無法公開、公平。

對此，本文提出基于VBA 的PPT 考勤管理系統，通過VBA 技術實現在Microsoft PowerPoint 課件上點名，在Microsoft Excel 中存儲考勤數據，使得考勤工作完全電子化。系統完全集成在PPT 課件上，無需安裝任何軟件，無需網絡連接，只要能播放PPT 的環境就能運行。Microsoft Excel 中的考勤數據，教師可以直接打開進行查看、統計等。

1 技術基礎

1.1 VBA

VBA（Visual Basic For Application）是美國微軟公司在Visual Basic 基礎上開發出來，應用于其桌面應用程序的一種自動化任務編程語言。1993 年，VBA 開始出現在 Microsoft Excel 和 Microsoft Project 中[1]，以滿足用戶在特定領域對Office 基本功能擴展的需求。目前，VBA 已集成于Microsoft Office 的大多數產品中，包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等。

本系統使用的VBA 是基于Microsoft PowerPoint 2016 的 Microsoft Visual Basic for Application 7.1。

1.2 ActiveX控件

ActiveX 是微軟公司對一系列策略性面向對象程序技術和工具的稱呼，其中主要的技術是組件對象模型（COM）。ActiveX 控件，是可以在應用程序中重復使用的程序對象，它的主要技術是ActiveX。VBA 編輯器提供的ActiveX 控件比較豐富，本系統使用到的有：命令按鈕控件、標簽控件、文本框控件、List Box 控件、單選按鈕控件等。

2 系統設計

2.1 功能設計

系統以PPT 為宿主對象，以Excel 為數據文件對象，以班級為基本操作對象，設置新增考勤、再次考勤、更新考勤三大功能模塊（圖1）。

（1）新增考勤。用于一天中第一次對某班級點名，考勤數據將以當前時間為索引單獨保存在Excel 的一列中。

（2）再次考勤。用于對前一次考勤進行補充，新考勤數據將之前的進行合并。根據再次點名的學生是否能與之前已點名的學生重復，分為兩種情況：一是“全量隨機”，此時可以重復，被重復點名的學生，考勤數據以最后一次為準；二是“剩余隨機”，此時再次點名的學生不會與已經點過名的學生重復。

（3）更新考勤。用于對歷史考勤數據的修改，系統先列出當前班級所有的歷史考勤時間索引；然后，根據用戶指定的時間索引將歷史考勤數據呈現出來；最后，用戶對歷史數據進行修改，提交保存。

（4）點名方式。點名方式分兩種：一是全量點名，對選定班級的所有學生進行點名；二是隨機點名，在選定班級中隨機抽取一定數量的學生進行點名。兩種點名方式，最后都將點名結果以時間為索引保存在Excel 中。

2.2 數據存儲設計

VBA 技術支持對 MySQL、SQL Server、Access 等數據庫的訪問[2]。但考慮系統的簡單、實用性，本設計以Microsoft Excel 作為考勤數據的“數據庫”，以方便非專業的用戶對考勤數據的查看、統計等操作。

（1）Excel 文件。考勤數據的存儲以課程為單位，一門課程一個考勤表（Excel 文件），以“xxx 考勤表”為文件命名，并和PPT 放在同一目錄下。

（2）Excel 工作表。一個Excel 文件里面可以有多個工作表（sheet）。一個班級設置為一個工作表，工作表表名為班級名稱。工作表里第一行為標題行，初始設置 2 列（第 1 列標題為“學號”，第 2 列標題“姓名”），將班級學生信息填充到表中，學號順序沒有要求。

（3）考勤信息。從工作表的第3 列開始，系統自動寫入考勤信息。其中，第一行為時間索引表示點名時間，格式為“年/月/日/小時：分鐘”（如 2020/01/28/11：07）；其余行用字母作為考勤標識：C-遲到，D-到課，K-曠課，Q-請假，Z-早退，沒有任何標識的表示該學生沒被點名。

3 系統實施

3.1 初始化Excel

根據上述數據存儲設計規則，新建一個Excel 文件，并將學生信息按班級寫入表格中。Excel 文件的存放路徑與PPT 保持一致。

3.2 界面初始化

（1）系統觸發。設置一個命令按鈕控件作為用戶調用系統的觸發器，由于點名時PPT 可能在任意頁面，所以將命令按鈕設置在幻燈片母版中[3]，這樣由母版創建的每一張PPT 頁面都有這個按鈕，而我們只需對母版命令按鈕的點擊事件進行編程即可。

系統觸發后先讀取考勤表里的班級、人數信息，然后加載到初始化窗口中。但以PPT 為宿主的VBA 不能直接使用Excel 相關對象和函數，需要先加載Excel對象庫，即通過VBA 編輯器的“工具”，引用“Microsoft Excel 16.0 Object Library”，之后就可以通過程序來操作Excel 了，部分代碼如下：

（2）初始化窗口。將上一步讀到班級、人數信息，加載到初始化窗口（圖2）的ListBox 控件中，并設置單選按鈕作為用戶選擇點名方式的控件。如果是隨機點名，則將班級人數四分之一的整數值作為文本框控件的默認值。同時，根據班級的不同，動態給出輸入值范圍，并對用戶輸入的合法性進行校驗處理，部分代碼如下：

圖2 初始化窗口

3.3 新增考勤

（1）生成要點名的學生ID 數組。一個班級里可能有學生退學、重修等情況，導致一個班級里學號可能不連續，所以不能用學號作為序號。本系統將Excel 的行號作為學生ID，由于第一行是標題，因此ID 數組的取值范圍為[2，PUB_studentsnum+1]，其中 PUB_students?num 為全局變量，用于保存當前班級的學生人數。

全量點名時，ID 數組的數據元素就是{2，3，4，…，PUB_studentsnum+1}。隨機點名時，利用Rnd 函數產生一系列不重復的隨機數并保存到ID 數組中，代碼如下：

（2）讀取班級表格中需要點名的ID 對應的學生信息。上述得到的ID 數組，實際就是Excel 的行號，根據行號讀取對應班級表里的學生信息：第一列的學號和第二列的姓名，組合成字符串“學號-姓名“，保存到數組中。部分代碼如下：

（3）點名。點名窗口（圖3）的ListBox 控件設置為2 列，第1 列用于加載上一步的學生信息，第2 列表示考勤信息。考勤信息用字符標識：C-遲到，D-到課，K-曠課，Q-請假，Z-早退。同時，為每個考勤標識設置單選按鈕控件并對其點擊事件編程，達到通過點擊單選按鈕動態改變考勤標識的作用。以“請假”單選按鈕為例的代碼如下：

圖3 點名窗口

（4）保存考勤數據。遍歷圖3 的ListBox 控件，得到考勤標識，如果考勤標識為空則默認為“D”（到課）。然后，在班級表里新增一列，將這些考勤標識逐一寫到ID 數組所記錄的行里。部分代碼如下：

3.4 再次考勤

設置“全量隨機”和“剩余隨機”兩個單選按鈕，系統動態給出取值范圍。同時，以最大值的1/3 作為“剩余隨機”的默認輸入值，1/4 作為“全量隨機”的默認輸入值供用戶參考，如圖4。

再次考勤窗口的參數由用戶設定后，點擊“確定”，系統將生成新的需要點名的ID 數組，之后的操作與前面類似。再次考勤的數據將與之前的數據進行合并，時間索引更新為最后一次點名時間。

圖4 再次考勤界面

3.5 更新考勤

遍歷班級表的第一行，取出所有的歷史時間索引（圖5），加載到考勤時間選擇窗口的ListBox 控件中（圖6）。待用戶確定時間點后，系統讀取表里該時間點所在列的相關信息：行ID，學號-姓名，考勤標識。考勤標識不為空的，就是之前點過名的學生，之后的操作與前面類似。新考勤數據覆蓋到原考勤時間所在的列中，實現歷史考勤的更新。

圖5 班級考勤表

圖6 考勤時間選擇窗口

4 結語

本系統以PPT 為宿主對象，以Excel 為數據文件對象，以班級為基本操作對象，利用VBA 技術實現了考勤管理的自動化、電子化，能滿足部分教師的日常考勤需要。VBA 簡單易學，教師們可以開發更多特色功能，豐富自己的教學工具，提升教學工作的“科技含量”。