基于AI技術的醫院人事檔案管理模式初探

孫蓉

【摘要】隨著人工智能時代的到來，AI技術在很多新興領域逐步得到應用，不斷改變人們的生活與工作方式，醫院人事檔案管理模式的改變也是大勢所趨，文章從傳統模式存在的問題切入，探討基于AI技術管理模式的必要性和優越性，嘗試提出新模式的運行方式。

【關鍵詞】AI技術;醫院人事檔案;新模式

隨著人工智能時代的到來，AI技術在很多新興領域逐步得到應用，不斷改變人們的生活與工作方式，在檔案管理工作領域也在嘗試與之結合，改變傳統模式，充分發揮AI技術在檢索、收集、存放及智能管理方面的優越性，從而更好地解決傳統醫院人事檔案管理工作中存在的問題，提高管理效率。

一、AI技術的發展概述

AI技術，即人工智能技術，是一個對信息知識進行綜合處理的系統，是研究開發用于模擬、延伸和擴展人的職能的理論、方法、技術及應用系統的技術科學，通過對人類思維方式和行為的研究分析，利用相關信息技術，使機器能夠對人的職能行為進行模擬，辨別數據信息、理解處理復雜信息等，隨著技術的不斷提升，AI與各產業結合的越來越緊密，為醫療健康、交通管理、能源節約等提供了很多新的解決方案，也為人事檔案管理工作帶來了一些創新和改變的機會。

二、醫院人事檔案管理現狀

（一）傳統人事檔案數量大，管理效率低。隨著社會對醫療資源需求的提升，全國各大醫院規模不斷擴張，床位增多，醫院職工人數迅速增加，各醫院特別是規模較大的三甲醫院人事檔案的數量越來越多，檔案的存放、目錄整理、查找檢索、復印使用等工作繁雜，耗費大量人工且效率低下。

（二）多形式人力資源檔案信息增加。隨著醫院人力資源管理水平的提高，各項專業技術檔案如人員招聘、職稱晉升、崗位聘用、獎勵懲處等相關內容一并納入專業技術檔案管理，且檔案信息、數據形式多樣，內容繁雜，紙質類、影像類、電子文件類多種多樣，沒有相對統一的整合途徑，造成一人多檔，對于后期檔案數據的采集、分類和使用產生了很大的影響，檔案信息的缺失嚴重影響人力資源的整體有效評估。

（三）空間局限阻礙信息資源使用分享。多院區辦院、多院區職能管理的模式，對于人事檔案信息使用提出了更高的需求，傳統人事檔案的借閱存在空間上的局限性，給管理和使用造成了極大不便和效率低下，嚴重影響了信息資源的表達性、交流性和傳播性，同時頻繁借閱也大大降低了對人事檔案的安全性和保存壽命。

三、AI技術應用于醫院人事檔案管理工作中的必要性

（一）順應時代發展方向。AI技術應用于醫院人事檔案管理是人工智能的時代導向，2017年國務院印發的《新一代人工智能發展規劃》指出，到2020年，人工智能總體技術和應用于世界先進水平同步，并成為改善民生的新途徑，有力支撐起進入創新型國家行列和全面實現小康社會的奮斗目標。同時國家確立了“三步走”戰略，明確到2030年中國人工智能產業競爭力達到國際領先水平，在生產生活、社會治理、國防建設各方面應用的廣度深度極大拓展。由此可見，AI技術是未來各行業各領域創新發展的方向，醫院人事檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，更應該順應時代的發展，積極應用新技術，創新管理模式，提高管理效率和管理水平。

（二）提升管理效能，節約人工成本。AI技術的應用可以從技術層面解決醫院人事檔案管理效率低下的問題，有效節約人工成本。有效提升文字識別技術，代替重復性、常規性和低技術含量的人工錄入;實現傳統人事檔案與附加人力資源信息檔案整合處理，解決多次使用多次重復組合的問題;同時可以通過定位與自動識別等技術優勢在人工查找、借閱復印、外帶審核等環節上節約人力成本，降低檔案破壞及丟失風險，全面提高醫院人事檔案管理工作的效能。

（三）突破管理瓶頸，推進優化與升級。從AI技術目前在相關領域的應用中可以看出，其在醫院人事檔案管理領域的應用不僅可以覆蓋到現有的管理流程，改善現有檔案信息利用的空間局限性，更能促成檔案管理的優化與升級，推進自動化與智能化系統的開發，變被動輔助服務功能為主動參與管理功能，通過強大完整的信息資源支撐，為管理決策提供有效依據。同時也能轉變檔案管理人員的身份和角色，促進他們對職業發展定位的改變，積極參與和融入人力資源管理的過程中。

四、基于AI技術的醫院人事檔案管理模式

（一）人事檔案信息初始化功能。通過信息掃描完成人事檔案的信息轉化，建立基礎人事檔案數據初始化建設。對于新入職的職工，建立職工ID并作為人力資源信息系統唯一身份標識，與人事檔案編號同步，便于檔案查找。核查人事檔案，提取錄入身認證號碼、出生日期、籍貫、學歷學位等個人關鍵信息，完成人力資源信息初始化，建立人事檔案電子目錄，掃描人事檔案紙質材料，上傳、收錄、分類并整理成電子檔案。

（二）人力資源工作信息檔案擴充功能。在基礎人事檔案模塊的基礎上，根據人力資源戰略與管理功能拓展開發其他擴充功能，主要包括職稱晉升、崗位聘任、獎懲記錄、檔案流動、工資薪酬、年度考核、在職教育、考勤及請假管理及專業技術業績等模塊，建立信息記錄并上傳相應證書、業績檔案的影像文件、圖片文件等，可通過管理部門錄入和職工個人錄入等多種形式導入信息，便于信息的全方位高效率采集，保證數據的有效性和完整性。

（三）前后臺互動及資源共享功能。實現職工與醫院管理部門的互動與信息共享，將部分職能轉為信息化流程，如上學進修項目申請，外出請假申請、證明開具及材料借閱申請等，通過個人端口申請，職能部門審批等形式實現數據收集及相關管理部門數據共享;實現管理部門之間的互動與信息共享，將部門需要部門合作和數據互通的職能通過線上流程實現，完成部門數據提取、信息在線查閱、文件傳閱及移交等，徹底打破各部門“信息孤島”的狀態。

（四）智能化檢索及數據分析功能。通過關鍵字查詢支撐智能化檢索功能，搜索單個職工相關信息或全院職工符合關鍵信息的所有記錄，為數據下載、數據統計提供支持，嵌入固定統計格式，定期導出相關數據報表，減少設置條件的重復性操作;通過現有人力資源信息結構的對比分析，提供人員院區分布、學歷學位層次分布、職稱分布與現有標準之間的差距，并自動生成圖表，各類人力資源報告提供有效素材，為人力資源決策提供合理依據;根據工作需要，設置各種提醒和預警通知，如人員超編預警、結構失衡預警、離退休人員提醒及合同期滿提醒等，幫助人事工作人員高效完成管理工作，實現智能管理。

（五）評審及考核評價功能。基于職工人事檔案信息的全面性，開發各項人才項目、職稱評審、崗位聘用等的線上評審功能，專家通過系統基礎人事信息及業績記錄的查看，綜合評價投票，并通過信息處理快速統計評審結果，有效避免紙版投票效率低且存在人為因素和統計誤差等問題;通過日常管理考核功能涵蓋年度考核和合同期滿考核，利用業績記錄綜合考核，同時收集記錄職工年度考核結果及合同期起止時間和考核結果，作為職工提拔、晉升和合同續簽的依據。

（六）安全防護功能模塊。為防止病毒攻擊對人事信息檔案生成和利用過程帶來的安全威脅，安裝智能防火墻和智能入侵檢測系統，自動識別和決定訪問控制，自主完成病毒攔截和阻止網絡攻擊;提供使用者身份認證和ID認證，以及上級主管雙重審核功能，對于有權限限制的功能使用提供保護，防止內部人員跨權限訪問，進行檔案數據的存取、查詢和利用，拒絕外部用戶隨意訪問，確保檔案資源的安全使用;設置修改痕跡記錄，對于工作人員對檔案信息進行的增加、刪除和修改留有系統記錄，便于明確工作人員具體時間、工作量的考核核定，也便于對工作中出現的問題進行追蹤調查，落實相關責任。

五、存在的問題及對策

（一）管理模式與醫院管理理念的不匹配。基于AI技術的醫院人事檔案管理模式的推廣和應用對醫院現代化管理理念提出了較高的要求，醫院現有醫院管理理念的落后、對管理信息化的忽視從根本層面阻礙了管理模式的改革。醫院管理層應重新審視人工智能時代對檔案管理的時代意義，充分認識管理信息化對醫院管理和人力資源管理工作的重要推進作用，認識到通過資源分析為人力資源管理決策做出有效支撐的重要性，順應時代的發展和管理的需求。

（二）管理模式與外部所需環境的不匹配。基于AI技術的醫院人事檔案管理模式在建設和使用的過程中對人性化的信息處理技術開發、與醫院現有管理系統的有效銜接提出了較高的要求。應該結合醫院工作實際，充分考慮功能需求，深度開發真正與人力資源管理工作有效結合的功能，實現對現有信息的技術挖掘、整合和資源共享，未來前瞻性功能的開發，做到均衡發展、綜合應用，避免盲目的應用AI技術，盲目模仿推進，為實現人工智能而實現人工智能，造成資源的浪費。

（三）管理模式與從業人員能力的不匹配。基于AI技術的醫院人事檔案管理模式對于檔案從業人員提出了較高的要求，而長期處于傳統管理模式下的從業人員理論陳舊，工作積極性不高，工作參與度低等情況會嚴重阻礙新模式的發展和推進。醫院應對從業人員進行系統化的培訓，包括人工智能基本理念的培訓，角色轉變意識的培養，自身參與檔案智能化管理工作技能和專業知識的培訓和考核以及信息安全與保密意識的增強，避免工作人員技術能力和管理意識與新型的管理模式脫節，職業素養與職業操守與管理模式的脫節。

六、結束語

綜上所述，AI技術在醫院人事檔案管理中的應用可以在很大程度上提高檔案管理的質量，從檔案信息采集及保存，檔案信息檢索及使用，檔案智能化共享等方面全面提高檔案管理工作的價值，與此同時，全新的模式也對人事檔案管理的從業人員、單位的設備及網絡安全提出了更高的要求，我們應該抓住這個機會和挑戰，更進一步地深入探討和研究，使醫院人事檔案管理真正實現智能化。

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