人事檔案管理存在的問題及對策

盛穎娟

【摘要】對于個人工作而言，人事檔案至關重要，不僅是重要的原始憑證，還與待遇辦理以及選拔任用密切相關，作為其關鍵依據。為提高人事制度改革深度，必須加大人事檔案管理強度。在全社會范圍內，全面、有效落實人事檔案管理工作意義重大。但是根據現狀來看，各種問題廣泛存在，比如經費不足以及缺乏專業人才等。為此，在人事檔案管理過程中，必須合理選擇和應用一系列管理手段與措施，加大領導力度，積極開展隊伍建設工作，投入大量經費，從而促進人事檔案管理工作的可持續發展。

【關鍵詞】人事檔案;管理;問題;對策

人事檔案屬于文件材料范疇，以個人為主體，詳細記錄其作風、經歷以及政治面貌等。在時代飛速發展的過程中，針對檔案管理工作，不斷提高其規范性，確保工作時效性，有利于人事關系，可以增強其穩定性以及和諧性，社會意義重大。

一、當前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內容存在單一片面、不真實等問題。通過探索人事檔案發現，其中大部分為政史材料，只有少數材料可以體現出個人專業特征以及業績等。部分人員為達到自己的需求，所記錄的學歷與出生年月等前后不同。如此一來，對管理人員產生較大影響，當開展人員招聘以及崗位設置等工作時，極易出現引導誤差。就人事檔案信息應用而言，通常為被動服務，僅僅是供相關人員檢查與閱覽，并未讓人事檔案起到作用。

（二）人事檔案管理和服務手段比較落后，與現階段社會發展不匹配。現階段，在開展人事檔案管理工作時，仍舊應用以往落后的管理模式。在記錄檔案時，通常將一系列紙質材料作為載體，將其整合成卷宗，當進行整理與查閱等操作時，尚且應用手工操作模式，這不符現代社會高速發展的要求，所以不利于共享信息資源，不能實現其跨地域的目的。

（三）管理分散，為人事檔案管理帶來諸多不利。近年來，機關事業單位機構改革不斷深化，逐漸落實聘用制，日益加劇人才流動。通過探索人事檔案管理現狀發現，將人事檔案保存在三個地方，一是本單位，二是市委組織部，三是市人才交流中心，當進行整理與查閱等操作時，不僅浪費時間，而且給應用人員造成較大不便。部分人員的人事檔案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人單位之間存在一定問題，兩者并未共享信息數據，以此對檔案資料產生較大不良影響，導致其缺乏連續性。

（四）流動人員中“棄檔”“死檔”問題比較嚴重。根據國家規定來看，只有三個地方可以保管人事檔案：一是國家機關，二是事業單位，三是國有企業。對于流動人員而言，僅僅可以在人才服務中心保存與管理人事檔案，同時需要繳納管理費。近些年，無論是國家機關還是事業單位均不斷深化改革，應用聘用制，而且人才流動強度越來越大，經常出現棄檔與死檔等現象。部分人員有待提高對人事檔案的重視程度，缺乏繳納人事檔案管理費的意愿，擔心人事檔案內容危及自身等，以此引發許多不良現象，主要包括棄檔、改檔等現象。針對棄檔實際情況來看，通常是高等院校學生、個體創業人員、出國人員等。通過探索大量數據統計發現，在流動人才中，沒有攜帶人事檔案的人員大概占比1/4，可能是人檔分離，也可能是完全棄置。

二、當前人事檔案管理問題的解決對策

（一）豐富與完善人事檔案內容，全方位、準確且真實地體現干部人事人才管理情況。從單位角度來講，在服務與管理工作人員的過程中，人事檔案發揮著相當重要的作用，將其作為重要依據和參照，并且在人力資源方面，一系列個人材料具有最大價值，需要確保其多樣化。在人事檔案中，不僅需要包括各項基本資料，比如年度考核、崗位變動、職稱評定與培訓等等，還需要將個性化材料加入其中，確保這部分材料可以體現個人專業能力以及整體素質等，進一步豐富與完善人事檔案，使其特色更加鮮明。從人事檔案的角度來講，必須確保其真實性，這是最為關鍵的，此項特征是其靈魂，如果喪失真實性，那么人事檔案的意義也就不復存在。應該保證人事檔案中的每一項內容與個人實際情況相符，對于人事檔案管理人員而言，一定要在第一時間獲取一系列檔案材料，認真、詳細梳理與整合，保證取之有據。部分材料違背了歸檔要求，針對這些材料，必須在第一時間處理好，如果材料沒有辦理好每一道手續，可以將其退回到材料來源部門，也可以由個人補辦。除此之外，從法律法規角度來講，應該加大制度建設強度，按照相關順序組建人事檔案工作流程，并確保其公正性與公開性。針對檔案資料，以其收集、歸檔等每一環節為出發點，合理制定操作流程，確保其規范性，并嚴格落實，從而為其真實性以及完整性提供重要保障。

（二）積極轉變觀念，以人事檔案管理人員為對象，提高他們的信息化工作技能。人事檔案管理人員存在一定問題，他們的思想理念較為落后，目前亟須轉變，改善與優化管理模式，摒棄傳統的手工操作模式，加大對現代管理模式的應用。盡可能在最短時間中從以往傳統的檔案管理模式轉變為現代管理模式，針對管理職能部門而言，需要以檔案管理人員為對象，嚴格遵守相關流程，加強信息化技能培訓，主要是信息化建設知識等。此外，單位還需要創造更多培訓以及考察的機會，更好地服務于人事檔案管理者，使其在第一時間明確檔案發展方向等，從整體上提升他們的專業技能，強化其思想認知。

（三）集中統一管理人事檔案，不斷提高檔案服務效率。從人事檔案社會化管理模式的角度來講，應該以人事檔案為對象，針對其以單位性質以及人員身份為依據開展管理工作的狀況，將其打破，就多頭管理人事檔案的狀況，加大改革力度，充分發揮專門機構的作用，由其統一管理人事檔案，將集中管理以及分級管理的原則落實到位，從整體上開發人事檔案，并在全社會范圍內實現共享的目的，在制度方面創設良好環境，使其更加寬松與人性，進而為人才流動以及成長提供更好的服務，在聘用人才以及選拔干部等過程中，促使人事檔案的作用得到充分發揮，將其作為重要依據及參照。開展人事檔案管理工作時，應該清楚了解與掌握檔案職能部門所需承擔的責任，制定完善的配套措施。與此同時，促使管理人員所扮演的角色發生轉變，成為服務人員，弱化自身被動性，在服務過程中充分發揮檔案的社會價值，進一步提高服務效率。此外，隨著時代的高速發展，信息技術越來越先進，應加大對其應用強度，構建與完善人事檔案管理系統，確保其便捷性以及公開性，在更大程度上提高服務效率。

（四）政府應加大投資，只有這樣才可以有效處理棄檔、死檔的問題。為防止棄檔與死檔問題出現，政府需要提高自身認知，以人事檔案為對象，明確其所有權，以維護國家利益為起點，使人事檔案管理費成為財政支出預算的一部分，針對檔案代理者，讓他們享受無償服務。另外，向發達城市借鑒，充分應用先進的人才流動管理模式，構建完善的流動人員檔案信息庫，將社會化管理工作落到實處，從整體上開發檔案。

三、結束語

綜上所述，在管理人事檔案的過程中，為取得新突破，必須不斷深化改革，加大創新力度，獲取新的思路與模式，構建起系統、完善的檔案理念。唯有與時代發展同步，才可以滿足檔案發展需求，提高檔案管理的規范化，將人事檔案價值發揮到最大。

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