高校照片檔案管理研究

費鴻虹

【摘要】照片檔案屬于聲像檔案，是高校檔案的重要組成部分。隨著數碼照片的普及，各行業正不斷探索照片檔案的管理規范和方法。本文試結合工作實踐，從照片檔案收集、整理、保管、利用的角度，談談高校照片檔案管理的工作方法。

【關鍵詞】照片檔案;檔案管理;研究

照片檔案是高校檔案實體的重要組成部分，客觀真實地記錄了學校的歷史，在編寫學校年鑒、校志、宣傳冊，舉辦校史展覽等方面提供了重要的資源支持。隨著數碼相機的普及，數碼照片成為照片歸檔的重要內容，為了指導信息化環境下數碼照片檔案的管理，明確數碼照片的歸檔、整理、著錄、存儲、保管、利用和銷毀的管理要求，國家檔案局發布了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014）。結合《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）對傳統照片實體的規范性要求，探索新時期高校照片檔案管理的工作方法。

一、歸檔照片的收集

高校照片檔案收集困難是一個長期存在的問題，一方面收集方式不固定，另一方面涉及面廣，歸檔范圍不夠細致明確。因此照片檔案存在收集完整度不高，照片著錄信息不完整等情況。歸檔材料的收集是檔案管理工作的第一個環節，也是最為基礎的環節，首先要解決的就是照片檔案的收集方式、范圍等問題。

（一）收集方式。之前的照片主要是有針對性地向學校承擔重大活動拍攝任務的部門聯系收集。首先，這種收集方式范圍比較局限，受限于拍攝單位承擔拍攝任務的范圍，由此問題就是收集歸檔材料不能齊全完整。其次，照片拍攝人員既不是兼職檔案員，也不是學校重大活動的承辦者，帶來的第二個問題就是照片說明的六要素不負責提供，也不能完整提供。這使照片檔案的質量很難得到保證。基于這些問題，我們可以采用目前其他歸檔材料的收集辦法，實行部門立卷制度。高校實行部門立卷制度，已經頗有成效，之前照片歸檔沒有實行部門立卷，主要是照片拍攝器材不能普及，學校的照片拍攝主要集中在專業部門，隨著數碼相機、高清手機拍攝等成像設備的普及，各單位都能夠獨立進行拍攝，在此基礎上加強照片檔案的歸檔可行性較強。這種收集方式能使照片檔案較全面地反映學校各個方面的情況，由各單位的兼職檔案員負責照片的歸檔也能提高照片檔案質量。

（二）歸檔范圍。部門立卷的方式需要配合較為細致的歸檔范圍才能真正實現照片歸檔的齊全完整。根據多年的歸檔實踐和照片利用需求，結合學校的具體情況，從幾個大類著手，細分具體內容：（1）黨政活動，包括黨代會、團代會、教代會等重大會議，校領導參加的活動、上級黨政領導來校活動、其他院校代表來校活動。（2）教學活動，包括開學典禮、論文答辯、畢業典禮、授課、實驗、軍訓、實習、競賽活動、獎學金設立及頒獎大會等場面，畢業合影、研究生學位照等。（3）科研學術活動，包括重點、大型課題開題、評審、鑒定等會場、主辦省級以上學術活動、著名專家學者來校做學術報告、舉辦科技成果展覽等。（4）外事活動，包括外國友人、代表團來訪、與境外學校簽訂協議、備忘錄、合同場面、召開國際學術會議、派出國外進行訪問、考察、進修等活動、外籍教師在校教學活動場面等。（5）文體活動，包括校運動會過程、校運動隊參加比賽場面、舉辦書畫、攝影等展覽場面、藝術節活動、大型文藝演出、文化訪談等。（6）校友活動，包括舉辦的校慶、院慶活動、校友會成立場面、校友返校活動等。（7）產品設備，包括研制生產產品樣照及使用過程、價值20萬元以上的重大儀器設備的樣照和安裝調試運行。（8）校園建設，包括各時期校園環境、重大項目的建設過程等。（9）獲獎，包括教學、科研、文體等活動中獲得的市廳級以上榮譽、立卷單位獲得榮譽等。（10）人物，包括歷屆校領導成員合影、標準照、工作照、典型的師生代表、杰出校友等。（11）其他，能反映學校歷史的，有重要意義的照片。在此基礎上，將歸檔范圍細化落實到每一個立卷單位。

二、照片檔案的整理

傳統照片檔案由照片、底片、文字說明三部分組成，缺一不可。由于現在數碼拍攝已經取代了膠卷拍攝，所以底片已經逐漸被數碼照片代替。現在我們要求完整的照片檔案要有紙質照片、數碼照片、文字說明三部分構成。六要素文字說明分別在數碼照片和紙質照片上進行標記。

（一）照片檔案的鑒定。按照學校制定的照片檔案的保管期限以及保密規定判斷歸檔照片的保管期限及密級。

（二）數碼照片的整理。立卷單位兼職檔案員應保存從數字成像設備中導出的原始圖像文件，不能對數碼照片的內容和EXIF信息進行修改和處理。從保存的每一個反映同一內容的若干數碼照片中篩選具有代表性的數碼照片。篩選原則：能反映該項活動全貌，主題鮮明，影像清晰完整，同一場景一般只選取一張。數碼照片格式為JPEG。歸檔數碼照片應附加文字說明。文字說明綜合運用時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者等要素。按全宗號-保管期限-年份-分類號-張號進行編號。將整理好的數碼照片建立層級文件夾進行存儲，存儲在移動硬盤等耐久性較好的載體上，一式3套。

（三）紙質照片的整理。將選取的數碼照片送至照相館按指定相冊規格進行洗印，一般活動照片洗印成5寸或6寸。相冊相應位置插放著錄信息的卡片，主要進行文字說明的填寫，將時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者等要素分別著錄。按全宗號-保管期限-年份-分類號-張號進行編號。將紙質照片和著錄卡片對應插入相冊內，并制作冊內目錄，書寫相冊脊背。

（四）照片檔案系統著錄。將整理好的照片進行系統著錄。主要為年份、分類號、立卷單位、全宗號、張號、六要素（時間、地點、人物、事由、背景、攝影者）、保管期限、規格、責任者等信息。將對應的數碼照片上傳至對應目錄條目的圖像欄。

以上敘述照片的整理過程主要針對學校各類活動照片，高校還存在特殊類型的照片——畢業合影和學位照。這兩類照片在制作過程中均需對數碼照片進行處理，將信息標記到照片上，如畢業合影需在照片正上方標記“**大學**學院**屆畢業合影”，在照片右上角標記合影的時間。學位照需在照片一側標記學號、專業、姓名等信息。數碼照片拍攝和制作均由學校統一安排，最終保存處理后的數碼照片。這兩類照片的紙質照片規格不同，畢業合影幅面很大，可單獨卷存;學位照片為2寸，插入相冊。

三、照片檔案的保管

照片檔案的保存有嚴格的要求，除了一般的庫房保管要求，在貯存柜架、溫濕度、空氣調節與凈化方面都有詳細的要求。盡可能地為照片檔案創造符合要求的保管條件，才能較好實現照片檔案的利用價值。根據《照片檔案管理規范》和《數碼照片歸檔與管理規范》，我們應注意以下幾點：

（一）保管裝具。照片冊、光盤冊所用封面、封底、芯頁均采用中性偏堿性紙質材料，PH值應該7.2-9.5之間，化學性能穩定，不易產生碎屑或脫落的纖維。定制的存放大幅畢業照的卷筒，必須使用符合標準的紙芯。

（二）貯存柜架。照片冊應保存在可以關閉，且不可燃燒、耐腐蝕的柜架中，我們一般選擇可關閉的鐵柜，內存放間距適宜內部空氣可循環流通。存儲數碼照片的光盤和移動硬盤應存放于專門的防磁柜中。

（三）庫房溫濕度。底片、照片應恒溫、恒濕保存。長期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于±2℃，相對濕度變化不應大于±5%。中期貯存環境，24小時內溫度的周期變化不應大于土5℃，相對濕度變化不應大于±10%。黑白底片、彩色底片、黑白照片、彩色照片在不高于25℃的溫度和20%-50%的相對濕度的環境中均可以實現中期貯存（至少10年）。長期貯存（至少100年）的標準不一，彩色照片的保存條件為不高于2℃的溫度和30%-40%的相對濕度。存儲數碼照片的光盤和移動硬盤的溫濕度變化范圍應在15-27℃、相對濕度40-60%范圍內選定一組值，24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度不得超過±5%。

（四）空氣調節和凈化。配備獨立的空氣調節系統、選用恒濕控制的自動制冷型除濕機和可控式加濕機，使用洗滌或吸收等空氣凈化裝置。此外，還要保持貯存環境的整齊、清潔，避免受污染的照片入庫。照片冊立放。每隔兩年對照片進行一次抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查，做好檢查記錄，若發現問題，及時采取補救措施。存儲在光盤上的數碼照片，應每4年轉存一次，原載體同時保留不少于4年。不能用手直接觸摸照片及存儲設備，應戴非棉質手套操作。

四、照片檔案的利用

除了做好照片檔案的收集、整理保管，還要積極挖掘照片檔案的價值，主動拓展服務方式。常見的方式有定期公布照片檔案目錄、設立陳列室、編輯出版物、舉辦專題展覽等。在這些方式的基礎上要努力探索新的方式，進一步挖掘照片檔案的價值，主動服務社會。以校史展覽館為例。校史展覽是高校照片檔案最直接的利用展現。通過這些直觀的照片，可以還原學校各個時期的面貌，展現學校的歷史底蘊。展現這些照片檔案的前提是數字化，對館藏紙質照片檔案進行數字化是提高利用效率和拓寬利用方式的前提。展板的空間有限，要使這些照片檔案能更好地被利用還需要一個平臺。通過電子系統的設計，把所有館藏照片按不同主題分類，如歷屆畢業合影、歷屆校領導、師生活動、校園風景等。其中最值得一提的是畢業合影，從學校辦學第一屆畢業生合影開始，各個時期、各個專業的畢業生一覽無余，整個歷史發展的空間感就有了，此外，還有各個時期校園活動、歷屆校領導、師生上課的場景可以讓師生們回憶起當年的時光，各個時期的校園環境，包括校門、教室、宿舍、圖書館、田徑場、食堂等，這些已經不復再見的場景都可以從這個平臺中見到。對于校史展覽的主題，這樣的平臺就充分體現了這些表現學校歷史的照片檔案的價值。

【參考文獻】

[1]國家檔案局.DA/T50-2014數碼照片歸檔與管理規范[J].北京：國家檔案局，2014.

[2]國家檔案局.GB/T11821-2002照片檔案管理規范[J].北京：國家檔案局，2002.

[3]王英瑋.《數碼照片歸檔與管理規范》解讀與思考[J].北京檔案，2018（10）.