高校檔案管理質量保障體系建設研究

魯紅

【摘要】近些年，高校的管理制度逐漸趨向于制度化和規范化，對于檔案管理的要求也越來越嚴格。高校檔案管理主要是管理學校歷年的信息，防止個人泄露。隨著信息技術、管理技術被廣泛應用到信息管理系統當中，大大提高了管理的效率和質量。但是在開展管理過程中還存在著一些問題，這些問題限制了檔案管理工作的開展，因此本文就高校檔案管理質量保障體系建設的相關問題做了一些探索，從而更好提高高校檔案管理建設的質量。

【關鍵詞】信息技術;人事檔案管理;問題

一、檔案信息管理的重要性

目前，隨著以互聯網技術為核心的信息技術被廣泛應用到各個行業，極大提升了各個行業工作的效率。在傳統的檔案管理過程中，各種檔案信息需要使用紙質介質進行存儲，但是使用這種介質進行儲存具有一定的安全隱患，紙質介質在存儲過程中會受到外界環境的作用，這樣就能夠使得一些重要的信息丟失。但是信息化技術能夠有效解決這個問題，目前通過相關的信息管理軟件和管理系統能夠將檔案信息儲存在數據庫或者是硬盤、磁盤中，這樣就保障了信息在儲存過程中不會隨著時間的推移出現信息的丟失等問題。這種技術大大提升了高校開展信息管理的效率和質量問題。所謂的信息化管理過程就是通過利用信息管理系統和信息管理技術來對于相應的檔案信息進行分類、管理和儲存，在儲存過程中需要按照我國檔案管理的相關需求和相關要求進行相應的管理存儲，從而便于更好地查閱和整理。

二、檔案信息管理存在的問題

（一）高校檔案管理人員的綜合能力水平不高。高校設置檔案管理的目的就是更好管理學校人員的人事檔案資料，更好為師生服務。隨著師生人事資料的增加，開展檔案管理工作需要做好高校檔案管理體系建設。傳統的紙質檔案管理難以滿足檔案建設的需求，將信息化管理系統應用在檔案管理過程中，可以有效提升檔案管理的質量和效率。另外傳統的紙質檔案管理一方面管理效率低，而且不便于信息長時間儲存。但是信息技術應用于檔案管理過程中對于管理人員提出了新的挑戰，檔案管理人員大多數是公務員，在軟件管理能力方面有所欠缺，這樣對于開展工作十分不利。另外影響檔案管理質量的一個很大原因就檔案管理人員整體素質不高。具體問題主要表現如下：1.高校的人員組織結構和人員安排存在著一定的問題，在對于工作人員進行編排過程中沒有充分考慮到高校發展的影響，應該結合工作人員的知識程度、工作能力以及工作態度來合理安排崗位。但是一般的高校根據崗位短缺情況進行隨機分配，這樣的分工方案容易導致工作人員工作效率不高。2.高校工作的專業業務能力以及工作能力方面有待提高，很多人員對于檔案管理工作流程以及信息管理系統缺乏認識，沒法熟練掌握檔案管理系統軟件，因此建設一支專業素質過強的隊伍是高校發展需要考慮重要問題。

（二）信息管理系統存在著很大的安全隱患。現階段為了檔案管理信息系統安全性，很多高校應用了很多技術手段，其中一個十分常見的技術就是通過交換機的端口綁定實際的MAC地址和IP地址來抵御外界黑客的非法入侵，這種方法具有一定的效果，但是在長期應用過程中也存在著很大的安全隱患，主要表現在以下幾個方面：第一將端口和主機標定的過程中需要對于每一臺電腦進行相應的設置，這樣就顯著增加了工作的強度和難度，而且設置過程十分繁瑣。第二，隨著黑客入侵技術的提高，黑客在選擇入侵過程中能夠輕易修改實際電腦的MAC和IP地址，或者直接偽裝成相應的地址進行入侵，這樣就能夠很輕易蒙蔽信息系統，從而輕易進入系統當中獲得所需要的數據。這種技術目前已經被時代所淘汰。信息系統安全管理系統建設主要是提高系統對于外部惡意攻擊的抵御，從而成功將各種外界入侵進行有效攔截，但是目前使用的入侵攔截相關技術具有一定的局限性，在攔截成功率和可靠性方面還存在著很大的問題。現在大多數高校系統使用的是IDS 入侵檢測系統，這種系統具有一定的優勢，對于一般的入侵具有一定的攔截能力。

三、信息化條件下的檔案管理與服務創新的幾點建議

（一）加強信息系統建設。新時期對于檔案管理人員的綜合素質提出了新的要求。目前，提高高校檔案管理人員綜合素質是高校發展需要面臨的重要問題，建設專業能力過硬的隊伍是提高檔案管理工作質量的重要舉措。提高電力工作人員綜合素質主要可以從提高專業素質和工作能力兩個方面出發。在培養專業素質方面，可以定期開展培訓活動，邀請行業相關專家來對工作人員進行有針對性的培訓，使得他們能夠掌握信息管理系統的相關使用方法和相關使用技巧，從而更好開展相關工作。同時可以通過網課學習的方法來不斷提高工作人員的檔案管理的理論知識水平。在工作能力方面要給員工樹立榜樣，通過標桿作用來激勵員工認真工作，更好開展檔案管理工作。各個高校可以結合自身發展來制定更加合適的人員培養方案，從而更好建設一支專業能力過強的優秀隊伍。

（二）制定合理的考核制度。為了更好地在高校建立完善的質量保障體系，需要加強對于檔案管理的制度建設，通過不斷完善績效考核制度來更好指導和規范檔案管理人員開展檔案管理工作。這就要求高校在開展日常工作過程中，需要制定合理的部門考核和個人考核方案，從而提升檔案管理的質量和效率。在制定績效考核機制過程中，可以結合信息技術相關特點來對于員工進行考核，督促他們掌握相關軟件以及系統管理系統的使用方法。在具體考核指標量化過程中，可以結合高校實際發展需求來制定，考核目的就是為了更好幫助員工發現工作中存在的不足，更好幫助員工提升自己。

（三）加強電子信息技術的應用。目前，為了更好地將信息化技術應用到人事檔案管理過程中，首先要做好信息系統安全防護技術。人事檔案都是十分重要的機密資料，一旦數據泄露，就會造成十分嚴重的損失，因此為了加強信息系統安全建設，各個高校需要根據自己人事檔案管理需要來加大對于信息安全防護系統建設過程，使得這個防護系統能夠將入侵檢測和入侵防護更好結合在一起，從而更好抵御外部的惡意攻擊。在構建管理系統過程中，需要從以下方面出發：第一是要對高校系統防護系統登記和防護能力進行科學合理的評估，對于系統存在的安全漏洞進行詳細排查，從而制定更加完善修補方案，通過建立不同的權限訪問制度來加強對于核心數據的保護力度。第二，要加強對于入侵檢測系統建立，有效防止各種非法入侵和病毒攻擊，充分利用強大的殺毒軟件和相關信息安全技術，保障信息系統防護等級，從而維護高校內部數據安全性和穩定性。經常提醒相關人員進行殺毒軟件和系統補丁的升級，從而提高相關工作人員安全防護意識，有效降低潛在的信息安全風險。第三，建立完善的信息服務管理制度，完善緊急服務系統，做好關鍵數據的備份，同時利用數據恢復技術來及時恢復重要數據。通過完善管理來提高信息管理的質量，從而更好為患者提供更加優質的服務。

四、結語

綜上所述，信息技術應用與檔案管理過程中顯著提高了管理效率，但是與此同時也帶來了很多問題，這些問題需要從管理和技術兩個角度出發進行解決，從而更好提高檔案管理的質量。

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