大數據背景下高校檔案管理與優化分析

史彩慧

【摘要】高校檔案匯集了高校教學、科研、管理等各方面的文件、資料，反映高校師生各個層面的活動，是高校重要的資源。近些年來，國內各地高校加強了檔案建設;但總的來看，當前高校檔案管理仍舊屬于封閉式管理，服務對象有限，服務方式缺乏多樣性。因此，我們應當立足于大數據的時代背景，重新審視高校檔案管理，主動優化高校檔案管理。

【關鍵詞】大數據;高校;檔案管理;優化;分析

高校檔案記錄高校的辦學歷史，高校檔案匯集教學、科研、管理等各方面的文件、資料，反映高校師生歷年來在各個層面的活動，是高校寶貴的資源，是建設校園文化的基礎和依據。近些年來，全國各地高校都加強了檔案建設，但總的來看，目前高校檔案管理仍然屬于封閉式檔案管理。我們將闡述高校檔案管理概況，并立足于大數據的時代背景，探究如何優化高校檔案管理。

一、現階段國內高校檔案管理概況

（一）高校檔案。高校檔案，是高等院校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的，對學生、學校和社會有保存價值的各種文件、圖像、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。高校檔案具有綜合性、專業性、交叉性、信息性、機要性等特征。高校檔案通常分為文書檔案、科技檔案、專門檔案。根據歸檔類別，又可將高校檔案分為黨群類檔案、行政類檔案、學生類檔案、教學類檔案、科研類檔案、基本建設類檔案、儀器設備類檔案、外事類檔案、財會類檔案等不同類別的檔案。高校檔案在校園文化建設、學校招生、學校教學、學校科研等方面均發揮著重要的作用。

（二）現階段國內高校檔案管理概況。目前，全國各大高校都建立了自己的檔案室，一些名牌高校還建立了自己的檔案館。舉例來說，北京大學早在1993年便建立了自己的檔案館。北京大學檔案館分為檔案一室、檔案二室。檔案一室管理黨政類、教學類、聲像類檔案;檔案二室管理科研類、基本建設類、儀器設備類、出版物類、財會類檔案。北京大學檔案館內珍藏著147卷明清檔案，13000多件民國時期檔案，41000多件新中國建立后檔案。北京大學檔案館收集了從京師大學堂到西南聯合大學，從北平大學到燕京大學等5個檔案全宗;在北京大學檔案館，可以詳細研究北京大學歷年的教學計劃、教學大綱、課程設置等情況，從而了解北京大學的百年發展史。又如清華大學檔案館，成立于1991年。清華大學檔案館建筑面積超過2000平方米，館內收集有87000多卷紙質檔案，8000多張照片，700多盒錄音帶。清華大學檔案館充分利用豐富的館藏資料，編輯、出版了《西南聯大課程大全》《清華大學大事記》《清華大學歷任校長》等專題資料。又如云南大學檔案館，成立于1992年。檔案館建筑面積超過1700平方米，館內珍藏著近80000件檔案，300多盒照片檔案，140多盤錄像帶檔案。云南大學檔案館珍藏有《傣族史》《么些文字考》《么些民族考》《云南森林》《云南植物志》等物色檔案;云南大學檔案館對檔案材料進行深入研究，出版了許多研究成果，包括《云南大學志》《感悟云大文化》《云大與聯大》，等等。

二、當前國內高校檔案服務方式存在著不足之處

2017年，專家隨機選擇國內108所高校，就“高校檔案服務”進行了專項調研。調查發現，有28所高校檔案館藏量在1萬卷以下，有55所高校檔案館藏量在1萬～5萬卷之間，有13所高校檔案館藏量在5萬～10萬卷之間，有12所高校檔案館藏量在10萬卷以上。調查發現，從總體上來看，當前國內高校檔案管理屬于典型的封閉式管理，在檔案服務上存在著一些不足之處：

（一）服務對象有限。被調查的108所高校檔案館、檔案室，主要服務對象基本上屬于本校教職工或本校領導;被調查的108所高校檔案館、檔案室基本上都沒有對社會開放，校外讀者、校外學者很難自由地進入高校檔案館、檔案室進行研究。

（二）服務方式缺乏多樣性。被調查的108所高校檔案館、檔案室，開展的服務以紙質檔案的查詢、借閱、復印為主。雖然絕大多數被調查的檔案館、檔案室建立了自己的網站，但在網站上只能看到諸如檔案館介紹、檔案目錄等基本信息，研究者無法通過網站下載自己所需要的各種有價值的檔案材料。

（三）缺乏專業化檔案管理人才與信息化人才。調查發現，在被調查的108所高校檔案館、檔案室，有48所高校檔案館、檔案室沒有檔案專業畢業的人才，有98所高校檔案館、檔案室沒有計算機專業的信息化人才。此外，檔案工作人員的學歷較低：檔案工作人員的學歷以本科、碩士為主，在被調查的108所高校檔案館、檔案室的全部檔案工作人員中，只有2個檔案館擁有2名以上的博士。

三、大數據時代優化高校檔案管理

（一）大數據時代。自電腦問世以來，數據也隨之出現。隨著電腦技術、互聯網技術的快速發展，數據的數量、種類也呈現出爆炸性增長。今天，在網絡上，有無數的數字數據、文本數據、圖像數據、照片數據、視頻數據、金融數據、個人信息數據。為描述互聯網上數據飛速增長的現象，專家們提出了“大數據”這一概念。所謂大數據，可以被理解為：數據來源多樣、數據類型多樣、數據量極為龐大、具有可觀的、未發掘的潛在價值，但在短時期內難以存儲、分析、利用的海量數據集。

（二）大數據時代優化高校檔案管理。2019年，中國社會已經進入大數據時代。據統計，目前全世界數據總量已超過8ZB（8192EB），我國數據總量超過976031318016千兆字節。在大數據時代，信息唯有交換、交流、共享，才能充分發掘出其內在價值。因此，高校檔案服務應當主動跳出封閉式管理的模式，立足大數據時代，主動優化檔案管理。1.加快高校檔案數字化建設。各地高校應當想方設法地籌措資金，組織技術人才、專業骨干，投入必要的軟硬件，加快高校檔案數字化建設。要將豐富的紙質檔案轉變為電子檔案、數字檔案，建立高品質的數字檔案館，從而壓縮檔案館庫存面積，延長檔案的保存時間。2.面對社會開展開放性、多樣化檔案服務。國內高校檔案館應當學習美國常春藤名校，面向社會公眾，開展開放性、多樣化的檔案服務（在條件允許的情況下，高校檔案館應當積極運用虛擬現實技術，向校內外的研究者展示可視化、動態化的檔案信息）;向校內外的研究者開放數字館藏資料，為研究者提供各種檔案材料;從而喚醒未覺醒的檔案館藏，讓校內外的研究者們深入發掘館藏的內在價值。3.主動與國外高校檔案館開展雙向交流。所謂大數據時代，同時也是全球化時代。在大數據時代、全球化時代，國內高校檔案館必須主動加強與國外高校檔案館的雙向交流，互相交換、交流數字館藏，開展中外高校比較研究，探尋發達國家高校發展路徑。這樣可以借鑒、吸收國外名校寶貴的發展經驗，為我國高校建設提供新的啟示。

四、結束語

高校檔案，是高校寶貴的財富。在大數據時代，高校檔案不能繼續停留在檔案架上沉睡。各高校檔案館應當主動加快數字化、信息化建設，為校內外研究者提供開放性、多樣化檔案服務;從而充分發掘檔案的內在價值，促進高校檔案事業健康發展。

【參考文獻】

[1]張頎，馬曉芳.大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].現代營銷（信息版），2019（12）：163.

[2]黃偉.大數據背景下高校檔案管理與優化研究[J].信息記錄材料，2019，20（08）：63-64.

[3]李玉玲.論大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].科技經濟導刊，2019，27（19）：144+143.

[4]韋相立.大數據時代下高校檔案管理模式的變革和優化[J].城建檔案，2018（11）：59-60.

[5]彭富玲.大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國戰略新興產業，2018（24）：215.