地方高校外事檔案管理淺析

陳亮

【摘要】隨著國家進一步深化對外開放程度，提升對外開放水平。地方高校的國際交流合作日漸增多，涉外檔案管理工作大幅增加，成為高校檔案管理和外事管理面臨的雙重新挑戰。結合新形勢高校外事檔案管理工作特點，以青島大學為例，探討地方高校在其中面臨的新的挑戰和解決措施，以期促進新形勢下地方高校檔案管理工作配套升級。

【關鍵詞】地方高校;外事檔案;管理

高校外事檔案具體指高校與國外高校機構或高校工作人員在涉外來往交流、科研合作、聯合培養、人員流動等活動中形成的具有歸檔價值的文字、照片、錄音、錄像等材料文件。我國《高等學校檔案管理辦法規定》明確指出，外事檔案管理工作是高校檔案管理工作的重要內容之一。近年來，隨著我國對外經貿快速發展和開放程度的不斷提高，地方高校的國際交流合作日漸增多，國際化辦學程度不斷加深，涉外檔案管理工作隨之大幅增加，成為高校檔案管理和外事管理面臨的新挑戰。本文結合筆者工作單位——青島大學為例，談談對地方高校外事檔案管理的一些粗淺認識。

一、青島大學國際交流概況

青島大學是由山東省與青島市共建的綜合性高校，山東省省屬重點綜合大學。近年來，隨著學校辦學規模的擴大及水平的提升，特別是緊跟青島國際化都市發展的步伐，學校的國際交流合作事業不斷拓展。在國際化辦學發展戰略指引下，已與數十個國家和地區的近200所院校建立了交流與合作關系，積極拓展了師生交流、教學科研、聯合培養等各類涉外合作項目。赴境外進修、學習、科研、參會的師生人數以及來校教學的外籍專家、來校學習的外籍留學生數量均逐年增加，孔子學院建設卓有成效，國際化辦學水平不斷提升。取得了一系列成果：1.引進海外高層次人才和團隊，外籍教師數量大幅增加。青島大學每年聘請來自美國、韓國、德國、日本、英國、法國、加拿大、澳大利亞、西班牙等國家的長期外國專家來校工作，外國專家人數在山東省省屬高校名列前茅。2.實施“留學青大”工程，擴大留學生規模特別是學歷教育留學生規模。青島大學相繼成為教育部中國政府獎學金培養單位、教育部中美人文專項獎學金培養單位和山東省政府外國留學生獎學金、青島市政府外國留學生獎學金培養單位，進一步擴大了學校的海外知名度，開拓了留學生生源渠道，提高了留學生層次和質量。3.建立雙學位國際合作辦學模式，遴選優秀學生到國

（境）外高校深造。以“十二五”期間為例，派遣學生赴美國、英國、法國、德國、西班牙、日本、韓國等海外友好高校進行交流學習、實習和志愿者服務。學校與多所境外高校建立雙學位聯合培養項目，廣泛開設系列學生赴境外高校短期項目。4.加強同境外知名大學與科研院所的交流合作。以“十二五”期間為例，出國（境）參加高層次國際學術會議及出國

（境）進修人次大幅提升。5.加強孔子學院工作，增強學校文化影響力。青島大學先后在韓國世翰大學和烏拉圭共和國大學建立孔子學院，由本校優秀老師授課，擴大中國語言和中國文化在海外的傳播。

二、地方高校外事檔案管理工作的特點

地方高校外事檔案管理工作具有以下三個特點：一是數量大。地方高校近年來普遍注重推進國際化辦學事業，因公出訪、來訪接待、人員涉外交流等數量大幅提升。同時高校集中了大量的涉外人員和項目。以青島大學為例，每年有近百名外籍專家教師及近千人同期留學生在校工作、學習，同時還有大量本校教職員工和學生出國（境）學習、科研或參與國際會議，這類人員相應產生的外事類文檔的數目十分龐大。二是專業性強。高校的外事檔案工作，不僅要有檔案管理方面的知識積累，還需具備較強的外語能力和對管理對象國國情的基本了解。能夠準確辨別提取符合要求的外事檔案素材。例如青島大學的臨床醫學（英文授課）項目的生源大都來自南亞地區，在檔案收整范疇內容，收整對象提供文檔積極性方面與其他國家生源存在一定的差異性，這都需要在充分了解該區域留學生特征特點的前提下有針對性地開展工作。三是復雜性高。“外事無小事”。中外政治制度、思想觀念、宗教文化有很大差異，這就需要外事檔案管理人員在工作中具有較強的敏銳性和辨識力，注意工作方式方法的同時還要做好收檔的保密工作。

三、地方高校外事檔案管理工作面臨的挑戰

青島大學日益頻繁的涉外交流合作給外事檔案管理工作帶來了新的挑戰，這也是很多地方高校普遍面臨的問題。許多高校都把來校教學科研外籍師資數量、來校留學生數量、公派海外訪學教師學生的數量、開展涉外辦學合作培養項目數量、承辦國際會議的數量等指標作為評判學校國際化程度的重要參考。但是相應的外事檔案管理工作并未配套升級，成為高校檔案管理工作的“堵點”和瓶頸。結合筆者外事檔案管理的實際工作，總結地方高校外事檔案管理，目前普遍面臨以下幾個問題：

（一）外事檔案管理缺乏部門間統籌協調。高校檔案通常由學校檔案館統一歸口管理，集中保管。但是實際檔案整理收集統籌過程中，協同化管理程度相對低下。各個院部或職能部門等檔案整理收集單位認為檔案管理工作的主體是檔案館，對于外事檔案工作的重要性認識不足。同時具體外事檔案兼職管理人員不了解學校的整體檔案工作流程，影響外事檔案等具體收整。

（二）外事檔案管理人員專業性有待進一步加強。國家教育部門對高校外事檔案管理工作作出了相應的規定：要求外事檔案材料實施統一管理，保證檔案的完整性、安全性、準確性與系統性。實際操作中，很多地方高校或者是因為缺乏財政保障，或者是因為認識不到位，往往沒能實現由專人負責，一般由學校國際交流管理部門的人員兼職負責。兼職檔案管理人員通常缺乏必要的檔案管理專業知識，導致在立卷歸檔過程中，成檔不科學不規范的問題時有發生。并且在與學校檔案管理部門專職人員的溝通及對接過程中很容易出現交流困難與誤解，影響該類檔案的收整與交接。另外，由于外事檔案的辨認、整理工作對于管理人員的外語能力有一定的要求，學校檔案管理部門的專職人員普遍外語能力的缺失或不足導致該類檔案的內容核整時失誤頻發，影響了檔案收集的準確性。

（三）外事檔案管理方法簡單，數字化程度低下。在當今大數據檔案管理背景下，早期延續下來的高校外事檔案管理模式仍未打破，沒有形成有效的信息化格局，各種數字化的外事檔案管理手段未被有效應用，或者即便保留電子化信息也是采用多采集系統并行，未形成聯動統一的數字檔案采集和管理體系。檔案收集仍然采取人工為主、紙質媒介為本的統計管理方法。一方面導致歸檔、立卷、上架、保管等工作費時費力，另一方面影響了檔案的查找利用效率和使用功能。

四、以青島大學為例淺析地方高校提升外事檔案管理工作的主要舉措

針對總量快速增長的外事檔案管理工作及以往存在的相關問題。青島大學積極應對，采取了以下主要措施并取得一定成效。

（一）制定外事檔案工作規范，明確外事檔案工作內容及責任義務。青島大學根據教育部《高等學校檔案管理辦法》，制定了《青島大學外事類檔案工作規范》。規范明確了學校國際交流部門需安排專人分管外事檔案管理工作，同時選派本部門符合條件的人員作為檔案管理員負責外事檔案的收集積累和歸檔工作;明確了外事類檔案的主要內容：涉及綜合管理、來校訪問、因公出國、外籍專家、涉外訪學、參加國際會議、國際學生工作等方面文件影音資料;對外事檔案的立卷、歸檔、驗收和編號等程序，均作出明確的規定。1.明確學校國際交流管理部門是學校外事檔案管理工作的歸口部門。要求該部門統籌各相關學院及部門在來訪接待、出訪交流、國際會議、因公出國等涉外活動完結后將活動過程中的各類文件影音材料進行全面采集、匯總并整理成卷，按時向學校檔案部門提交并接受審核，辦理移交手續。各部門需配合提交相應檔案材料。并將該項工作作為考評指標納入各部門及人員日常考評體系之中，以確保外事檔案收整的積極性。2.學校建立完備的涉外人力資源管理及財務管理制度。規定因公出國交流訪問、開展國外學習科研、參加國際會議、履行國際組織職責的教職員工在回校報到后，需按照學校因公出國管理規定將涉外活動中的過程材料及報告報表等檔案資料提交國際交流管理部門進行查驗審核后，師資管理部門方可準予報到，財務部門方可準予報賬結算。以確保外事檔案收整的時效性及完整性。3.通過制度建立，學校進一步明確了各部門分管檔案工作的領導職責和專兼職檔案工作人員的崗位職責，理順了檔案工作關系，規范了檔案工作管理，構建了考評機制，基本形成了學校檔案工作有法可依、部門立卷有章可循的制度化、規范化的外事檔案工作局面。

（二）加強對外事檔案管理人員的培訓，提高專業技能及素養。學校定期以各種形式開展專兼職檔案管理人員培訓活動，提高檔案管理人員在新形勢下對外事檔案管理工作的理解和具體的檔案收整技能水平。定期舉辦檔案管理工作調研，集思廣益，查找問題，研究方法。學校面向全校員工開放資助出國研修項目，提升員工外語水平和整體素質。同時學校加強外事檔案管理人員同外國留學生、外教和本校出訪師生的交流。對管理人員來說，可以更準確全面了解所記載涉外事務的內容和價值;而對于管理對象人員來說，也可以宣傳外事檔案管理工作的重要性，加強其主動配合意識。通過多年的提升積累，學校的外事檔案管理人員的綜合素質和專業素質得到了不同程度的提升。培養了一支具備合格語言能力同時掌握專業檔案管理相關知識的外事檔案管理隊伍。為進一步加強外事檔案管理工作做好了人力資源儲備。

（三）推動外事檔案管理的信息化，提高工作效率。學校通過組建智慧校園與信息化建設中心開展學校智慧化信息化建設，滿足目前學校包括檔案管理系統在內的各業務系統的使用要求。以云平臺和運維系統為電子外事檔案數據的安全穩定運行管理提供了便利。學校圍繞網絡安全、數據治理、業務系統建設、信息化規劃等全方面做好信息化得頂層設計，貫徹落實教育部《教育信息化2.0行動計劃》，統籌推進包括檔案管理在內的各業務系統建設與融合。不斷整合核心數據資源，利用新興技術推進校內檔案資源共享，加快消除信息閉塞與孤島，推動圖書檔案管理信息系統不斷建設和完善，為學校外事檔案收整管理工作提供了強有力的信息化保障。

五、結語

總之，隨著中國高等教育的國際化水平提高，越來越多的地方高校會面臨不斷增長的涉外交流工作，外事檔案管理工作也會隨之繁重。過去簡單涉外檔案管理工作方法已無法適應新的形勢，有必要有針對性地進行配套升級提高。這既需要學校領導層對外事檔案管理工作給予重視和支持，實現學校檔案管理工作頂層設計的合理化，也需要外事檔案管理工作人員不斷提高自身專業素質，同時離不開學校師生的理解支持。否則，外事檔案管理工作理不順，將會制約地方高校的國際化辦學發展。

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