老年大學檔案管理工作分析

盧法申

【摘要】當前，人口老齡化已經(jīng)成為我國一個越來越嚴峻的社會問題，如何緩解老齡化帶來的壓力，這便對老年大學提出了更高的要求，而老年大學發(fā)展的重要記錄就在于老年大學的檔案，所以做好老年大學檔案管理工作尤為重要。隨著科技的不斷進步和信息化社會的發(fā)展，為了與時俱進，為了適應(yīng)社會發(fā)展的腳步，為了提高文書檔案的管理水平，老年大學檔案管理的數(shù)字化勢在必行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;工作現(xiàn)狀;策略分析

老年大學的檔案管理是學校發(fā)展的重要記錄，其中文書檔案在學校的各類檔案中特別重要。所以要充分發(fā)揮文書檔案的作用。文書檔案中包含了學員信息、學員成績、學員作品、人事變動文件等，是老年大學取得進一步發(fā)展的重要文件。因此，為了緊跟社會信息化發(fā)展的腳步，我們要加強老年大學檔案管理工作的數(shù)字化。

一、老年大學檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）老年大學的檔案管理制度還不夠完善。出現(xiàn)這一情況是由于部分檔案管理人員對于老年大學的檔案管理工作重視度不夠，每天只是重復(fù)的機械勞動，這樣就導(dǎo)致了目前老年大學檔案管理的現(xiàn)狀，而這一現(xiàn)狀不利于老年大學檔案管理工作的創(chuàng)新，從而缺少了文件檔案管理應(yīng)有的規(guī)范性、制度性和建設(shè)性。因此，要從完善檔案管理制度入手，進一步提升檔案管理水平。

（二）部分檔案管理工作人員缺少工作的積極性與責任感。由于在老年大學檔案管理工作中，文書檔案的管理不需要特別專業(yè)的職業(yè)技能，所以導(dǎo)致在技術(shù)和能力方面存在著一定的限制。這樣就導(dǎo)致了文件不能妥善地存儲，不能達到文件的永久保存。就像在立案的過程中，資料的時間期限出現(xiàn)了混亂，從而導(dǎo)致文書檔案資料不全。還有些檔案工作者由于缺乏文件的安全意識，可能隨手扔掉認為不重要、沒有保存價值的資料，這都是文書檔案管理過程中存在的問題。

（三）老年大學文書檔案管理的專業(yè)水平低。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對老年大學的檔案管理手段也提出了新的要求，加快老年大學檔案的數(shù)字化已迫在眉睫。但是，目前一般老年大學在檔案管理方面還是采取傳統(tǒng)方式，尤其是在檔案利用中還是靠人工檢索等。而且，在檔案的收集、整理等標準上要求不嚴，這樣會導(dǎo)致文件歸檔不全，不能做到應(yīng)收盡收，且還存在不能及時按標準進行整理的現(xiàn)象。

（四）檔案管理工作信息化水平有待提升。信息化時代，在老年大學檔案管理過程中，引入電子信息技術(shù)，不僅可以確保檔案管理工作的順利進行，而且還可以有效提高檔案管理工作效率。然而在實際應(yīng)用過程中，大多數(shù)檔案管理人員雖然會借助計算機管理軟件系統(tǒng)來開展各項工作，但是由于缺乏統(tǒng)一的標準，加之通用性不夠，從而導(dǎo)致其規(guī)范化和標準化水平降低。同時，大多數(shù)檔案管理軟件更多的是為了滿足檔案專業(yè)流程而加以研究的，并未對文件和檔案之間存在的內(nèi)在聯(lián)系給予綜合考慮。尤其是在我國實施辦公自動化之后，OA系統(tǒng)和檔案管理軟件之間不能實現(xiàn)有效銜接，這樣不僅會導(dǎo)致電子文件歸檔存在不及時、不準確的情況，而且還會影響檔案管理工作效率。

二、老年大學檔案管理水平提升策略分析

提高老年大學文書檔案的管理水平，要從完善檔案管理制度、提高檔案管理人員積極性和改變檔案管理手段入手，多管齊下，切實提高檔案的管理水平，真正實現(xiàn)科學化管理。

（一）健全完善老年大學文書檔案的管理制度。我們應(yīng)該嚴格按照法律和有關(guān)規(guī)定來制定規(guī)章制度，對于文件的歸納、文件的統(tǒng)計、文件的保密、文件的鑒定和文件的借閱等各項內(nèi)容制定相應(yīng)的標準，要以規(guī)范統(tǒng)一的規(guī)章制度來管理。我們應(yīng)該在原有的制度上保留其可取的制度，把其中不合適的地方加以改善，從而讓規(guī)章制度更加符合實際情況。

（二）提高檔案管理人員的工作積極性。最重要的方面就是加強學校對工作人員的重視程度，通過各種方法來強化對老年大學文件管理的監(jiān)督力度，同時把文件管理存儲的宣傳達到深入人心的程度，更好地完成文件管理資料的收集。最重要的是提高文件管理者的自身素質(zhì)和工作責任感。學校方面應(yīng)該對那些腳踏實地、認真工作的檔案人員進行表彰，提高他們工作的積極性，以便帶動更多的人認識檔案工作、做好檔案工作。

（三）采用先進的存儲手段，加強文書檔案的現(xiàn)代化存儲。首先最重要的是要選擇恰當?shù)能浖_保文件的安全性。我們之前的檔案歸納是以手工為主，而隨著科學的進步與發(fā)展，我們應(yīng)該緊跟時代的腳步，完善相應(yīng)的工作設(shè)備。其次我們要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)和大數(shù)據(jù)的處理等。這樣可以實現(xiàn)不同老年大學在數(shù)據(jù)方面的交流與備份，以及互相借鑒與交流，達到共同進步的目的。

（四）規(guī)范分類標準，養(yǎng)成良好整理習慣。通常情況下，檔案分類是檔案整理工作中比較關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，完善分類標準不僅可以為檔案分類保管、檔案標準化實施提供保障，而且還可以為后續(xù)檔案資料的使用提供極大的便利。實際上，規(guī)范分類標準、完善檔案整理主要從下述兩方面進行：（1）老年大學檔案管理部門要注重管理經(jīng)驗的交流與溝通，在此基礎(chǔ)上不斷優(yōu)化和完善老年大學檔案管理體系，使其朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。（2）改善檔案原有整理基礎(chǔ)，并對檔案分類整理方法進行積極的宣傳與普及，并養(yǎng)成良好的整理習慣，從而有效提高檔案管理工作效率。

三、老年大學檔案數(shù)字化途徑探討

（一）檔案的處理。老年大學檔案管理工作的數(shù)字化必須做到固定化。為了提高紙質(zhì)文檔內(nèi)容的保真性，可以使用掃描儀對圖片進行掃描或者使用照相機拍照的方法。為了提高錄音錄像存儲時間的永久性，可以進行文件的備份存儲。

（二）檔案的保密。由于很多文件涉及隱私，所以安全保密的數(shù)字化對于老年大學檔案的管理尤為重要。為了達到這一要求，文書檔案管理數(shù)字化的前提條件就是安全管理檔案的信息。安全管理可以保證文書檔案在系統(tǒng)傳輸?shù)倪^程中不會發(fā)生任何安全問題。做到文書檔案的安全管理要通過三個方法來實現(xiàn)：首先是文書檔案存儲的安全，現(xiàn)代化的文書檔案存儲應(yīng)該自帶的備份功能。其次是保管文書檔案的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和平臺的安全運行，如可以采用具有強大保密系統(tǒng)的防火墻系統(tǒng)，這樣就有效地阻止了電腦病毒的侵入。最后要求文件管理登錄者的身份信息安全，可以采用身份認證和動態(tài)密碼來保證安全登錄文書檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。

（三）檔案管理人才技能的提升。檔案管理人才是文書檔案數(shù)字化建設(shè)中特別關(guān)鍵的一點。所以要從多方面來提高文書檔案管理者的專業(yè)技術(shù)水平，比如文書檔案管理者的專業(yè)技能和計算機網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)水平，確保文書檔案管理者對文書檔案管理業(yè)務(wù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的熟悉度，只有這樣的復(fù)合型人才能有力地推進文書檔案的數(shù)字化。

四、結(jié)語

為了更加完善老年大學文書檔案管理的進步與發(fā)展，應(yīng)該在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，通過完善文書檔案的管理制度，提高文件管理工作者的自身素質(zhì)和工作責任感及老年大學的管理制度來確保管理檔案信息的安全性，緊跟社會信息化的腳步來提高老年大學的數(shù)字化進程。

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