“五位一體”協(xié)同機(jī)制提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量

林海

【摘要】在醫(yī)院管理體系中，檔案管理是重要的組成部分，借助加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的自身建設(shè)來推行“職責(zé)、流程、控制、標(biāo)準(zhǔn)、考核”五位一體的協(xié)同體系，這樣不僅可以提高醫(yī)院檔案管理工作效率，同時還可以進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。本文主要分析醫(yī)院檔案管理的作用與價值，并進(jìn)一步闡述醫(yī)院檔案管理工作存在的常見問題，最后探討在五位一體協(xié)同機(jī)制背景下提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;五位一體;管理質(zhì)量;分析

當(dāng)前，隨著政府對醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的規(guī)劃，醫(yī)院逐漸從追求經(jīng)濟(jì)效益轉(zhuǎn)變?yōu)樽非笊鐣б妫瑢?shí)現(xiàn)了公益化發(fā)展。在醫(yī)院各項(xiàng)管理體系中，需要加強(qiáng)檔案管理，這對于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展有著極大的作用。醫(yī)院檔案管理工作會涉及論文、發(fā)展史、病歷資料以及診療文書等，所以說醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息是醫(yī)務(wù)工作者研究醫(yī)學(xué)的關(guān)鍵，同時也是宣傳的重要資料。在新時期發(fā)展進(jìn)程中，必須要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，這對于醫(yī)院發(fā)展有著一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、醫(yī)院檔案管理的作用和價值

醫(yī)院檔案管理工作主要包含醫(yī)院發(fā)展的信息文件和患者就診信息，在對檔案進(jìn)行專業(yè)化與科學(xué)化建設(shè)的過程中，醫(yī)院自身需要健全檔案管理，讓檔案可以為學(xué)術(shù)研究和技術(shù)探索提供實(shí)例資料。另外，針對病人來說，檔案可以對病人的就診情況和恢復(fù)情況詳細(xì)記錄，以便醫(yī)院幫助更多此類病人康復(fù)。最為重要的是完善的檔案管理可以對醫(yī)患糾紛提供真實(shí)的證據(jù)。在此背景下，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理對醫(yī)患雙方都有著十分重要的意義，所以，各個醫(yī)院都需要改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，使傳統(tǒng)檔案管理可以與信息技術(shù)進(jìn)行融合，這樣不僅可以提升檔案管理的有效性，同時還可以進(jìn)一步提升醫(yī)院的整體管理實(shí)力。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的常見問題

（一）檔案管理混亂，管理職能不清。醫(yī)院檔案管理通常都是由行政部門綜合負(fù)責(zé)，但因?yàn)闅v史原因和醫(yī)院管理要求，行政部分只管理文書檔案、科技檔案以及音像檔案，而醫(yī)療文書檔案都分散在各個業(yè)務(wù)部門，導(dǎo)致出現(xiàn)一個單位多部門管理檔案的現(xiàn)象。

（二）檔案意識薄弱資料收集不全面。當(dāng)前，大部分醫(yī)院都只收集一些紅頭文件，不重視收集其他方面的檔案，例如在醫(yī)務(wù)活動中所形成的資料、學(xué)術(shù)活動中的報(bào)告以及醫(yī)務(wù)工作者發(fā)表的科研成果等檔案，醫(yī)院對這類檔案的收集都較為零散，所以，導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以反映真實(shí)的歷史事實(shí)。另外，醫(yī)院諸多檔案管理工作人員所學(xué)專業(yè)都與檔案管理不一致，對檔案知識不夠了解。多種原因?qū)е箩t(yī)院檔案管理人員的責(zé)任心較差，使重要檔案資料流失嚴(yán)重。

（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容界定與管理范圍不清。隨著社會的快速發(fā)展，各個行業(yè)的檔案管理內(nèi)涵與外沿都在發(fā)生改變。在醫(yī)院檔案管理工作中，其范圍也發(fā)生了一定的改變，逐漸從當(dāng)初的文書檔案、照片檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭蒲袡n案、磁盤檔案、數(shù)據(jù)檔案等等。因?yàn)獒t(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有統(tǒng)一要求，導(dǎo)致各個醫(yī)院都是根據(jù)自己的理解來對檔案進(jìn)行收集和管理，這樣就會使很多應(yīng)該收集的檔案沒有收集，而不需要收集的檔案卻納入檔案管理中。

三、分析“五位一體”協(xié)同機(jī)制在提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量中的實(shí)踐

（一）全面明確檔案管理職責(zé)。在醫(yī)院檔案管理工作中，應(yīng)貫徹落實(shí)《檔案法》與《保密法》，在履行檔案管理職責(zé)與責(zé)任的同時，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理效率。在過程中首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案工作管理，讓管理人員可以從思想上自覺將檔案管理工作與五位一體機(jī)制進(jìn)行融合，同時還需要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況，使檔案可以規(guī)范管理，讓其可以自我完善、自我革新。其次應(yīng)構(gòu)建量化管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置完善的獎懲制度體系，這樣可以有效提升檔案管理人員對本職工作的積極性與主動性。最后需要優(yōu)化管理，融合時代發(fā)展要求來健全檔案管理制度，將檔案規(guī)范管理融入醫(yī)院年度考核中，這樣可以保障檔案管理人員有序進(jìn)行檔案的收集與保管。

（二）細(xì)化醫(yī)院檔案管理工作流程。醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)改變原有工作流程，使檔案管理工作可以更加精細(xì)化，這樣可以明確檔案管理中的重點(diǎn)，同時還可以及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。另外，還應(yīng)加強(qiáng)總結(jié)與考核，使考核與標(biāo)準(zhǔn)可以實(shí)現(xiàn)融合。控制醫(yī)院檔案收集的全過程，提升檔案管理人員對業(yè)務(wù)操作的熟練程度，這樣不僅可以提升檔案管理工作效率，還可以使檔案管理人員提升對檔案收集質(zhì)量的重視程度。

（三）提升檔案風(fēng)險管理。針對醫(yī)院檔案風(fēng)險管理來講，應(yīng)完善管理制度與管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步明確檔案收集流程和規(guī)定。在做好檔案管理常規(guī)工作的同時，還需要培養(yǎng)管理人員的風(fēng)險意識，加強(qiáng)其對檔案管理的重視程度。重點(diǎn)突出檔案風(fēng)險控制，可以以流程、預(yù)案的模式來固化解決方案。針對重要檔案來講，需要做好防火、防蟲、防盜工作，只有檔案管理人員才可以進(jìn)入檔案重地，這樣可以有效保障重要檔案的安全性。

（四）規(guī)范檔案基礎(chǔ)管理。醫(yī)院檔案管理為實(shí)現(xiàn)流程可視化、工作量化的效果，需要認(rèn)真編制檔案工作模式、設(shè)置檔案借閱登記表格、檔案庫房安全檢查表格等模板，以此來完善檔案管理基礎(chǔ)工作。對各類檔案進(jìn)行分類管理，設(shè)置多個分類區(qū)域，如實(shí)物、聲像、電子文件等等。另外，還需要重視收集重要活動檔案，以此來豐富檔案內(nèi)容，以做好基礎(chǔ)管理為原則，運(yùn)用分散管理、統(tǒng)一制度的方式來使檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（五）提升醫(yī)院檔案管理工作效益。1.需要加強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，不斷拓展相應(yīng)的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理屬于服務(wù)性工作，服務(wù)主要是借助檔案利用來實(shí)現(xiàn)的，檔案再次利用時，可以讓使用部門認(rèn)識到檔案在本職工作中的作用，進(jìn)而加強(qiáng)使用者對檔案的意識。從某種角度來講，檔案信息資源的提供和利用是最為直接的檔案管理宣傳工作。2.構(gòu)建完善的三級管理網(wǎng)絡(luò)，以此來形成垂直式管理模式。為進(jìn)一步適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)代化需求，醫(yī)院檔案管理體系需要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，然后根據(jù)實(shí)際需要成立多個小組，醫(yī)院各個科室都需要設(shè)置1名兼職檔案管理人員，進(jìn)而形成三級管理網(wǎng)絡(luò)。科室兼職檔案管理人員主要負(fù)責(zé)收集和整理自己部門且對未來工作有利的檔案資料，然后都需要向檔案室遞交。3.醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，全面發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的價值。借助計(jì)算機(jī)來收集、傳遞以及開發(fā)檔案信息。將檔案內(nèi)容依照行政管理、業(yè)務(wù)管理以及基本建設(shè)等分類輸入到計(jì)算機(jī)中，這樣在檢索檔案時，可以根據(jù)檔案類別來進(jìn)行搜索，不僅可以節(jié)省時間，還可以避免人工檢索出現(xiàn)的問題或失誤。

（六）提升檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理工作人員也提出了全新的要求。醫(yī)院應(yīng)重視對檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，在過程中，不僅需要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)與法律意識，同時還需要加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，提升其主動服務(wù)意識，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓工作人員可以更好地發(fā)揮自身能力，進(jìn)而提升醫(yī)院整體檔案管理水平和質(zhì)量。

四、結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理對其健康發(fā)展有著十分重要的作用和意義。身為醫(yī)院檔案管理工作者，不僅需要改變以往傳統(tǒng)的工作觀念，還需要發(fā)揮出自身的主觀能動性，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和完善的管理制度，以便為醫(yī)院檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的同時，還可以促進(jìn)醫(yī)院健康、穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]許賢雄.新時期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：100.

[2]姚毅.醫(yī)院人力資源管理中醫(yī)院人事檔案信息發(fā)揮的作用分析[J].中國市場，2017（15）：208-209.

[3]劉紀(jì)華.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用與價值分析[J].祖國，2017（22）：83-83.

[4]吳國萍.腫瘤專科醫(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理的實(shí)踐及思考[J].中國腫瘤，2019，28（7）：513-516.

[5]李桂萍.基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動下醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應(yīng)用決策的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（2）.