醫院檔案管理存在的問題及對策

蔣楠

【摘要】醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分。通過醫療技術的進步和醫院設施的逐步完善，如何更好地為醫學科研服務是當今發展的新課題。目前，醫院科學管理的基礎是擁有一個好的檔案管理系統部門。本文分析了醫院檔案管理中的一些問題，探討了如何改變醫院檔案管理的現狀，尋求提高醫院檔案管理水平的有效途徑。

【關鍵詞】醫院檔案;存在問題;對策

醫院檔案是醫院在醫療等活動中形成的各種文件、書籍、圖表、錄音錄像等形式的歷史記錄。市場經濟飛速發展的現代社會，檔案在醫院管理中的地位和作用日益得到認可。如何適應新時代的要求和醫院的發展，充分發揮其應有的作用，值得我們討論。

一、醫院檔案管理的重要性

檔案資料記錄了醫院的整個發展歷程，其重要性主要體現在三個方面：第一，檔案資料的記載和醫院的歷史記錄。檔案管理的主要目的是保存和繼承醫院發展過程中的各種信息和數據，使后人能夠了解和獲取相關信息。這也是文件管理最基本的功能。第二，檔案是歷史的參考。通過檔案，可以了解醫院從開始到現在，人們都可以從中汲取寶貴的經驗。第三，檔案數據能促進醫院的系統化、科學化發展。由于檔案記錄了醫院的過去和現在，對人們來說是一次豐富的經驗，醫院未來的發展和規劃離不開這些數據，這些數據可以促進醫院系統和科學的發展。但檔案管理中存在檔案管理意識淡薄、管理體制不健全、管理人員缺乏、管理方法落后等問題，醫院應正視這些問題，并采取相應的推廣策略。

二、醫院檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理人員專業素質較低。對大多數醫院來說，他們更注重醫療技術人員的素質，似乎并不關心檔案管理人員的素質。因此，容易造成醫院檔案管理人員質量不均勻。他們在文件管理方面的專業知識不足，他們的知識也相對狹窄，甚至他們的教育水平也很低。由于缺乏專業素質，在特定的文檔管理過程中容易出現問題或各種錯誤。

（二）缺少完善的文件管理系統。目前，許多醫院都按照自己的主觀觀念來管理檔案，沒有相關管理系統的限制。由于缺乏完整的文件管理系統，一些醫院的文件管理效率不高。例如，某些醫院使用相對簡單的文件管理方法，文件管理不夠詳細，導致許多有用的信息丟失。找到相關信息需要很多時間。例如，一些醫院并沒有明確界定文件管理的權威和責任，這很容易導致文件管理不完善。在與一些醫院檔案工作者的訪談中，許多檔案工作者認為我院檔案管理系統并不健全，對檔案管理的效率有一定的影響。

（三）管理意識弱和檔案利用率低。首先，由于醫院中心的工作是醫療工作，醫院檔案的管理主要集中在如何重視醫療質量，醫院檔案的管理很少關注。其次，在醫院工作人員和檔案管理人員上，檔案工作意識薄弱，認為檔案工作是可選的，醫療文件等醫療相關資料可以保存作為參考，也沒有認識到檔案管理的重要性和必要性。

（四）忽視檔案室的硬件投入，無法形成現代化的管理模式。在許多醫院的發展規劃中，往往側重于基礎設施、發展規模、人才結構、醫療水平等方面的規劃，而對檔案管理倉庫和管理設備的投資較少。此外，醫院的病人在計劃中需要更多的用于臨床工作，因此檔案的面積也會相應地受到限制，再加上舊的硬件設備，使得即使有先進的管理系統也不能有效地工作，也限制了文件存儲和處理的狹窄領域，不利于醫院檔案的使用和保存。

（五）管理人員文化水平較低，業務能力滯后。目前，中醫醫院檔案工作人員主要來自行政、護理、醫療技術、后勤等部門。存在檔案專業人員少，知識結構不合理，學歷低等問題，難以適應現代檔案管理發展的需要。醫院的引進和培訓計劃通常需要引入臨時檔案專家并培養現有人員的素質，從而導致現有檔案管理人員的專業素質普遍較低，難以滿足現代檔案管理的發展要求。

（六）檔案管理信息化建設程度低。行業非常清晰，文件信息管理可以實現，文件可以更高質量地存儲在光盤或硬盤上，也可以存儲在局域網的云中。該方法且效率高，使用方便。并對相關文件信息進行檢索，方便了檔案管理人員的管理。一旦學生或患者需要獲取相關數據，能夠快速移動。簡而言之，實施檔案信息管理已成為未來發展的必然趨勢。不幸的是，大多數醫院，尤其是小型醫院，都沒有注意到檔案管理中信息管理的繁重結構以及檔案管理中信息管理的替代。

三、完善醫院檔案管理存在問題的對策

（一）提高檔案人員的素質。醫院管理、創造性檔案管理的需要越來越重要，檔案工作人員也提出了越來越高的要求，檔案工作人員應繼續學習，定期培訓，了解業務部門的性質和范圍，深入了解臨床醫學研究部門檔案的需要，不斷提高其工作能力，進一步完善檔案工作。

（二）加強檔案管理制度。為了提高實際工作的可操作性，醫院檔案的規定比較混亂。根據醫院的具體情況進行一些調整和補充，應與單位檔案工作的要求相結合。建立健全的工作制度，在工作中完善檔案的借閱、查閱和保密工作，使員工遵守工作制度，防止工作失誤。工會的設立，職工代表和有關人員應當進行公開檢查，對檔案進行不定期檢查，檢查內容是不是真實、全面、及時，是不是符合相關法律法規的規定和員工的問題是不是得到了相應的解決。

（三）提高管理意識和檔案資料利用率。醫院檔案管理的最終目標是更好地利用檔案資源。因此，檔案工作者應加強管理意識，通過多種渠道開發檔案信息資源，提高檔案數據的利用率，使醫院檔案在臨床、醫學、教學、科研等方面服務于更多的實踐研究。

（四）重視檔案室硬件投入，采用現代化檔案管理設備。“工欲善其事，必先利其器。”醫院檔案管理水平的提高不能從各種現代設備的投入中分離出來。增加了足夠的資金來購買更現代的設備分類和存儲文件室內文件，整理文件區和布局，建立更先進的存儲倉庫，文件室防盜，防火防蟲措施升級，不同類型的信息，如對象、文字、圖像等電子數據分類和存儲。同時，根據實際工作需要購買一定數量的攝像機、掃描儀、計算機等電子設備，對原有設備進行維護和升級配置。現代檔案管理部門的建設有利于高級檔案管理模式的順利進行和后續運作。

（五）加強人員培訓，提高管理者水平。隨著醫院檔案管理工作的不斷發展，對檔案工作人員的要求越來越高，需要一大批具有較強專業素質和管理能力的高層次人才。因此，醫院一方面要加強引進，增加專業知識，增加檔案人員，提高檔案管理隊伍的素質，以提高檔案服務水平;另一方面，通過專業培訓，加強對現有檔案管理人員的培訓和培訓，邀請專家講課、派員學習等方式提高他們的專業知識水平。此外，檔案工作者還應充分發揮自己的能動性，主觀認識各類醫院人員對檔案資料的需求，進一步提高自身素質，做好醫院檔案工作，促進檔案工作的發展，提高檔案動態管理水平。

（六）加強檔案管理信息化建設。檔案管理信息化建設關系到醫院檔案管理效率的提高。因此，由于基層醫院檔案管理信息化建設或檔案管理信息化建設尚未實施，今后應繼續加強檔案管理信息化建設，眾所周知，檔案管理信息化建設需要一定的資金，但也存在資金不足的問題，難以實現檔案管理信息化建設。所以，醫療醫院應撥出部分年度資金，加強檔案管理的信息化建設。

四、結論

醫院檔案管理是一項相對系統和復雜的工作，具體的檔案管理中將出現很多問題。密切關注存在的問題，采取有效措施，提高醫院管理效率。隨著我國醫療衛生體制改革的不斷完善，對醫院檔案管理提出了更高的要求，這也是醫院必須解決的重要問題之一。因此，檔案管理人員應該在實踐中融入自己的意識，提高自己。綜合素質和專業水平，全面落實檔案管理的有關規定，有效提高醫院檔案管理的有效性。

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