做好基層疾控中心檔案管理工作的策略

鄒四芳

【摘要】隨著我國(guó)公共衛(wèi)生體系的逐步完善，疾病預(yù)防控制基地中心開辟了新的發(fā)展機(jī)遇，在工作中創(chuàng)建的檔案越來越多。當(dāng)前的工作重點(diǎn)是由于基層疾控中心檔案管理起步較晚，各部門重視不夠，在管理過程中存在一些問題。本文結(jié)合當(dāng)前情況，對(duì)基層疾控中心檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討，然后分析了做好基層疾控中心檔案管理的對(duì)策，希望本研究能為同行提供一些幫助。

【關(guān)鍵詞】基層疾控中心;檔案管理工作;策略

近年來，人民生活水平穩(wěn)步提高，人們?cè)絹碓疥P(guān)注自己的身體狀況。社會(huì)各界都十分關(guān)注疾病預(yù)防控制工作，因此，疾病預(yù)防控制中心的基礎(chǔ)檔案管理工作變得越來越重要，同時(shí)檔案信息的內(nèi)容也越來越復(fù)雜，疾病預(yù)防控制中心是行政管理的重要組成部分，承擔(dān)著疾病預(yù)防控制的重要任務(wù)。疾病監(jiān)測(cè)、疾病預(yù)防和控制以及疾病分析往往產(chǎn)生大量的檔案，這些檔案是疾病診斷和控制的重要數(shù)據(jù)，非常有幫助，為了能夠做好有效的分類，整理以及收集工作，也為了確保疾控中心工作的順利開展，可以為今后的流行病學(xué)分析、疾病診斷和控制提供重要的數(shù)據(jù)支持，進(jìn)入21世紀(jì)以來，隨著公共衛(wèi)生體制改革的不斷深入，疾病預(yù)防控制中心檔案管理已成為疾病預(yù)防控制的重要組成部分。如何做好基地控制中心檔案管理工作，顯得尤為重要。

一、基層疾控中心檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理工作意識(shí)薄弱。在調(diào)研過程中我們可以看到，很多基層疾病控制中心都有檔案管理員，但這些檔案管理員并不專業(yè)，有的有好幾個(gè)崗位，這樣一來，所有的精力就無法全部都用在管理工作上，因此，工作的效率也降低了。管理員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，也沒有更多的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，難度很大，檔案管理涉及許多復(fù)雜、枯燥的方面，要求有強(qiáng)烈的責(zé)任心和負(fù)責(zé)任的工作方式。無論檔案管理人員的管理工作多么漂亮、質(zhì)量多么高，都將不再為本部門創(chuàng)造社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，在長(zhǎng)期的檔案工作中，許多員工對(duì)檔案管理逐漸失去信心，行政效率低。

（二）檔案管理制度并不完善。在調(diào)查研究過程中，我們可以發(fā)現(xiàn)這些文件是由疾病預(yù)防控制中心收集的，在衛(wèi)計(jì)局等許多地方，這些文件是由部門管理的。此外，它也很復(fù)雜。在管理過程中，一些疾病預(yù)防控制中心只把文件放在柜子里。這些文件沒有比較好的透氣設(shè)施，會(huì)有許多不安全因素，也直接影響到基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的安全與保障。其中，綜合建設(shè)管理制度不完善，缺乏有效的組織保障，導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心日常檔案無法按照規(guī)定準(zhǔn)確收集、整理和保存。規(guī)范和收集不完整的檔案。單位對(duì)于材料檔案的整理也不重視，在疾病預(yù)防控制中心內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案在科技領(lǐng)域具有很強(qiáng)的影響力，這些檔案往往具有很高的價(jià)值。因此，在使用過程中，由于工作需要，許多永久性文件逾期未交上級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，除了存儲(chǔ)大量的文件外，還有更加繁重的任務(wù)需要完成。

（三）人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)落后，設(shè)施不完善。在基層疾病預(yù)防控制中心，檔案館有獨(dú)立的綜合性檔案館或者有關(guān)人員，沒有直接負(fù)責(zé)檔案管理的專業(yè)人員，疾病預(yù)防控制檔案管理職業(yè)管理工作，但參與檔案管理的人員，如果僅能以部分時(shí)間管理檔案，那么檔案管理的連續(xù)性就會(huì)缺乏，而且由于檔案工作本身的封閉性，與外界接觸較少，人員的流動(dòng)造成檔案數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象也很普遍。職業(yè)培訓(xùn)和教育的機(jī)會(huì)非常少，許多疾病控制中心的設(shè)備很難通過學(xué)習(xí)來提高他們的職業(yè)素質(zhì)。不好的情況下，許多紙質(zhì)文件，甚至在一些地方仍然有手工復(fù)制的文件，在這種情況下，由于需要對(duì)他們進(jìn)行手動(dòng)管理，因此也給工作人員帶來了不小的困難，只有少數(shù)基層疾病預(yù)防控制中心能夠在某些地方進(jìn)行電子信息管理，因?yàn)橐环矫娌僮鲿r(shí)間長(zhǎng)多用途原紙，文件變黃脆，很難進(jìn)行進(jìn)一步的保存。

二、做好基層疾控中心檔案管理工作的措施

（一）制定科學(xué)規(guī)范的管理制度。在開展疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作時(shí)，為了規(guī)范檔案管理者的工作，需要完善相關(guān)的行政制度。而建立科學(xué)的檔案管理制度，對(duì)于檔案管理制度的完善，能夠推進(jìn)檔案制度管理規(guī)范化工作。因此，在制定規(guī)章制度的過程中，一套具有可操作性的規(guī)章制度應(yīng)在充分遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，通過對(duì)于檔案管理制度的完善以及規(guī)范，制定更加詳細(xì)的制度，并確保收集、分類的規(guī)范，將最終評(píng)價(jià)結(jié)果與年度評(píng)價(jià)掛鉤，確保在檔案收集過程中，各部門、檔案管理部門可以全天候收集資料，科學(xué)整理檔案，科學(xué)歸檔。在檔案管理過程中，中國(guó)疾控中心應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和反恐中心的實(shí)際情況，在數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上建立科學(xué)、完善的管理體系。統(tǒng)一，包括收集、整理、歸檔、查詢等。在這一過程中，要對(duì)紙質(zhì)或圖片資料難以保存的情況進(jìn)行信息處理，在采集和訂購(gòu)過程中，要認(rèn)真對(duì)待檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和疾病檔案，將健康檔案和人事檔案放在同一位置，存放時(shí)要嚴(yán)格遵守檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并放在干燥通風(fēng)處，避免明火;查詢時(shí)和外來檔案必須做好登記，在對(duì)于數(shù)字文件的管理當(dāng)中，應(yīng)進(jìn)行備份，防止病毒或數(shù)據(jù)丟失。

（二）提升檔案管理水平。近年來，越來越多的部門開始聯(lián)系電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息建設(shè)，這是中國(guó)疾控中心在檔案管理過程中向計(jì)算機(jī)化方向發(fā)展，更是提高管理水平的途徑之一，在檔案管理工作中，難以存儲(chǔ)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)換成電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，也可以保證安全，為了防止數(shù)據(jù)丟失，在查詢過程中還可以直接使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行快速查詢，管理更舒適、更方便，能夠快速收集和存儲(chǔ)信息，因此，疾病預(yù)防控制中心員工應(yīng)以積極的態(tài)度學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高工作水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。要成立專門的工作小組，實(shí)行以檔案管理人員為主、兼職檔案管理人員為輔的綜合管理，通過建立嚴(yán)格的組織機(jī)構(gòu)、明確的分工、高效的檔案管理制度、有效的檔案管理質(zhì)量和行政效率做好檔案管理的培訓(xùn)、教育、溝通、交流等工作，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流，鼓勵(lì)他們參加，以多渠道的培訓(xùn)教育模式，提高員工的管理水平。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前形勢(shì)下，越來越多的部門開始引入互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息管理，在這個(gè)過程中，疾病預(yù)防控制中心沒有認(rèn)識(shí)到管理的重要性，基層疾病預(yù)防控制中心和有關(guān)部門要響應(yīng)新形勢(shì)的號(hào)召，引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息管理，充分認(rèn)識(shí)流行病學(xué)研究、公共衛(wèi)生和安全保障;疾病預(yù)防控制中心檔案管理作為疾病預(yù)防控制體系建設(shè)的重要內(nèi)容，要兼顧檔案的管理和行業(yè)性，要把企業(yè)控制放在同一個(gè)位置。充分認(rèn)識(shí)到疾病預(yù)防控制中心日常運(yùn)行中產(chǎn)生的檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到疾病預(yù)防控制中心檔案管理對(duì)疾病控制基礎(chǔ)工作的深遠(yuǎn)影響，高度重視檔案管理，同時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行及時(shí)管理，為了引起人們對(duì)日常工作中產(chǎn)生的大量資料的重視，使其得到正確、有效的利用，我們應(yīng)該在管理層面更加重視檔案管理，進(jìn)一步約束管理者的行為，確保認(rèn)真開展工作，履行職責(zé)。

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