事業(yè)單位檔案管理的重要性及創(chuàng)新途徑

劉燕

【摘要】檔案是十分重要的信息資源，對信息資料有著記載與傳遞的作用，也為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有效支持。事業(yè)單位檔案管理工作的重要性不言而喻，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化能夠提高工作效率與質(zhì)量，進(jìn)而通過創(chuàng)新途徑推動自身工作順利開展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;重要性;創(chuàng)新途徑

我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，推動各個(gè)領(lǐng)域進(jìn)入新時(shí)期，現(xiàn)代化作為事業(yè)單位檔案管理的主要發(fā)展趨勢，在其未來工作及發(fā)展中具有重要的推動作用。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)通過對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，尋找創(chuàng)新檔案管理的途徑，使事業(yè)單位能夠快速發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位對檔案管理的保存方式多以紙質(zhì)形式為主，其在日常工作中檔案信息的形成速度較快且數(shù)量較多，如果僅以紙質(zhì)形式對其進(jìn)行保留與存放，則要擴(kuò)大儲存規(guī)模，并設(shè)立專門存放檔案的地點(diǎn)，但新檔案收集與整理數(shù)量的不斷增加，也使得存放空間逐漸減少，而一旦發(fā)生意外事故，其損毀或丟失的概率極大，因此，檔案紙質(zhì)保存方式仍存在較大問題。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位電子文檔的數(shù)量大大增加，而通過信息化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理與存儲不僅使其容量提升，還優(yōu)化傳統(tǒng)檔案存儲的方式，提高檔案管理工作的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在工作流程等重要信息的保管中，大量文件不僅需要在每年年末進(jìn)行歸檔，還需要錄入與整理，對記錄重大事件的文檔進(jìn)行歸檔時(shí)要采取特殊標(biāo)注，方便其日后保存。在以往檔案管理工作中采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行處理，通過整理、篩選、歸檔、保存等工作流程實(shí)現(xiàn)其管理目的。創(chuàng)新途徑以信息化管理工作為基礎(chǔ)，不僅能夠保證相關(guān)工作的準(zhǔn)確率，還降低人力、資源等方面的消耗，從而最大程度地提高工作質(zhì)量與效率。信息化管理工作的實(shí)現(xiàn)提升檔案查找的速度，改變紙質(zhì)檔案保存不易的模式，延長保存壽命。電子檔案作為新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理形式，使檔案保存時(shí)間得到延長，滿足檔案管理的基本需求，促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度。檔案管理工作受到各類單位的重視，人們也逐漸發(fā)現(xiàn)其重要性，因此，在不斷發(fā)展的當(dāng)代，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理工作對事業(yè)單位發(fā)展的推動作用，明確信息化發(fā)展潮流，端正檔案管理工作態(tài)度，此外，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)突破傳統(tǒng)方式，擴(kuò)大對檔案管理的宣傳力度，提高員工意識，充分調(diào)動單位內(nèi)部積極性，使全體成員充分參與到檔案信息化建設(shè)中，與此同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)干部更應(yīng)該不斷完善配套資源，為檔案工作提供經(jīng)濟(jì)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提高管理效率。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者充分意識到檔案管理工作的重要性，才能結(jié)合單位檔案管理部門，制定出與當(dāng)前工作相適應(yīng)的制度和任務(wù)，推動檔案管理工作的開展，領(lǐng)導(dǎo)者還要提高對檔案管理工作的檢查力度，充分調(diào)動檔案管理職工的工作積極性，當(dāng)檔案管理人員出現(xiàn)管理問題時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，幫助其攻破難題，降低檔案管理人員的工作難度。

（二）完善建設(shè)制度提高制度保障。事業(yè)單位檔案管理規(guī)章制度的建立與健全作為推動相關(guān)工作開展的有效途徑，其能夠在落實(shí)的過程中以系統(tǒng)化、規(guī)范化為標(biāo)準(zhǔn)。如，收集、篩選、保管等工作的完善;貫徹落實(shí)崗位責(zé)任制度加強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，使其得到發(fā)揮與發(fā)展。檔案收集、整理、存檔等工作的強(qiáng)化能夠提升相關(guān)人員歸檔的速度與效率。其次，在檔案經(jīng)費(fèi)保障制度中，貫徹檔案保管方法，切實(shí)提升相關(guān)管理、保存條件，確?；A(chǔ)建設(shè)與管理設(shè)備的升級與優(yōu)化。除此之外，教育經(jīng)費(fèi)保障力度的加大，使檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)得到提升，以制度的完善為基礎(chǔ)，推動科學(xué)化、規(guī)范化檔案管理工作的開展。

（三）加強(qiáng)信息建設(shè)健全制度體系。檔案信息化管理建設(shè)工作的開展與落實(shí)與領(lǐng)導(dǎo)的決策與安排有著極為密切的關(guān)系，通過規(guī)章制度的建立與健全，為相關(guān)工作的開展與實(shí)施提供科學(xué)、合理的操作途徑。檔案資源建設(shè)數(shù)字化管理的加強(qiáng)，以完善本單位文件、檔案、目錄為主，使其格式、結(jié)構(gòu)等內(nèi)容完全依照相關(guān)規(guī)定實(shí)現(xiàn)。電子檔案管理制度的建立以國家現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)為執(zhí)行基礎(chǔ)，降低電子檔案丟失、損毀等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。檔案管理信息化建設(shè)理念與目標(biāo)的突出，能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理的有效性，通過對現(xiàn)有平臺的建設(shè)與發(fā)展，能夠積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息資源共享的實(shí)施，并且，在相關(guān)工作中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)鼓勵工作人員將可公開信息進(jìn)行上傳、處理，使群眾能夠有渠道、有方法進(jìn)行查閱，進(jìn)而了解相關(guān)信息。

（四）提升業(yè)務(wù)能力實(shí)現(xiàn)服務(wù)共享。檔案管理工作的特點(diǎn)決定其業(yè)務(wù)性，在相關(guān)工作中對管理人員的專業(yè)能力與業(yè)務(wù)水平有著較為嚴(yán)格的要求，首先，在檔案收集、整理、篩選、編制、保存等工作環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)以熟練的操作方式對其進(jìn)行處理與掌握，通過科學(xué)、合理的管理方式創(chuàng)建檔案工作，并通過定期檢查推動事業(yè)單位檔案管理工作水平及能力的提高。管理人員在新時(shí)期內(nèi)運(yùn)用創(chuàng)新方式、加強(qiáng)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，通過對法律規(guī)章、國家政策、文獻(xiàn)編撰等工作的掌握與應(yīng)用，熟練操作信息化辦公技術(shù)，進(jìn)而發(fā)揮創(chuàng)新途徑在事業(yè)單位辦公管理中的有效性。事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)站的建立隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用提上日程，針對人民群眾的實(shí)際需求，通過服務(wù)體系的建立與完善，設(shè)置檔案自主查詢、檔案實(shí)時(shí)動態(tài)等板塊，為人民群眾提供信息共享的服務(wù)，以準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的信息為主，保證人民群眾能夠獲得第一手消息。事業(yè)單位檔案管理人員為及時(shí)提取、加工對人民群眾有效的信息，以先進(jìn)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺，進(jìn)一步推動相關(guān)管理工作的順利開展。

（五）做好檔案管理平臺開發(fā)和創(chuàng)建工作。當(dāng)前，事業(yè)單位想要提高檔案管理水平，推動檔案管理信息化，就應(yīng)重視信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，加大投入力度，推動檔案管理平臺的建設(shè)?；谶@種情況，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合自身發(fā)展情況，深入調(diào)查事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀，根據(jù)工作人員日常需要，制定高效密的系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，對單位人力資源進(jìn)行配置，合理調(diào)配事業(yè)單位內(nèi)部資源，調(diào)動員工的工作積極性，使其能夠發(fā)揮自身優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)，針對單位現(xiàn)階段檔案管理情況，開發(fā)出高效便捷的信息檔案信息管理系統(tǒng)，滿足事業(yè)單位當(dāng)前的答案管理需求，從而解決管理中存在的各種問題，提高檔案管理水平。此外，事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展情況，完善信息管理平臺，還能提高檔案管理人員的日常工作效率，提高檔案管理質(zhì)量，使檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位所用，充分發(fā)揮其優(yōu)勢。

三、總結(jié)

檔案管理工作隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)入了全新時(shí)期，事業(yè)單位檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升對其日后發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)性意義，除了進(jìn)一步推動事業(yè)單位的全面發(fā)展外，還能夠使檔案管理工作的有效性得到充分發(fā)揮，保證使用者信息數(shù)據(jù)來源的真實(shí)性與有效性，使檔案資源的使用率得到提升，推動事業(yè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率的提高，促進(jìn)其更為長遠(yuǎn)地發(fā)展和進(jìn)步。

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