大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與對策

王娜

【摘要】大數(shù)據(jù)時代，檔案工作面臨眾多挑戰(zhàn)，因此檔案部門應(yīng)當采取相應(yīng)決策加以解決。本文先列舉了大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)，然后針對性地提出檔案部門應(yīng)當實現(xiàn)檔案的集中化管理、完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全系統(tǒng)、轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念、緩解經(jīng)費緊缺四個解決對策。以供讀者參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);檔案工作;集中管理

在現(xiàn)代社會中，隨著科技水平的不斷提高，云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)為人們的生活提供了便利，也帶來了機遇與挑戰(zhàn)。因此，檔案管理部門應(yīng)當順應(yīng)時代的發(fā)展，積極面對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，使用科學有效的應(yīng)對方法解決遇到的難題，從而完善檔案管理工作，提高員工的工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案管理的信息數(shù)量和類型增多。在大數(shù)據(jù)時代，因為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，檔案工作正在向著電子化的管理方式轉(zhuǎn)變。當前社會中，檔案包括的內(nèi)容與種類眾多，人們的個人信息、集體活動、個人行為等都屬于檔案工作，因此各種各樣的檔案信息都需要檔案工作人員進行管理，使檔案管理頗為混亂。同時，隨著信息化時代的到來，在檔案信息管理工作中，檔案信息的來源也向著多元化的方向轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)時代背景下，人們在信息獲取和信息傳遞方面都變得極為便捷，檔案工作人員只要利用網(wǎng)絡(luò)就可以獲得大量的信息，而在這樣的情況下，檔案信息的數(shù)量巨大與種類繁多也為工作人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

（二）檔案儲存面臨著安全問題。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，很多部門的檔案信息變得數(shù)據(jù)化，并存儲于計算機的硬盤或網(wǎng)絡(luò)云盤當中，而在這樣的情況下，檔案的信息安全也受到了威脅。利用電腦和網(wǎng)絡(luò)儲存確實節(jié)省了空間，也便于工作人員管理，但是，在網(wǎng)絡(luò)中，有個別動機不良的人利用黑客技術(shù)進入部門的電腦中盜取檔案信息，而且還不容易被發(fā)現(xiàn)，因此，在檔案管理工作中很有可能會出現(xiàn)檔案信息的泄露、丟失、損壞等問題，尤其是在一些街道辦的檔案管理部門，其中涉及的檔案直接涉及街道住戶的個人信息，一旦被不法人員盜取，就很有可能對街道用戶進行詐騙，危害人們的生活安全。

（三）檔案管理人員思想方面存在不足。在現(xiàn)代檔案的管理工作中，部分管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，因此，這些人員的工作效率會逐漸降低。同時，有些地方檔案管理部門的工作人員很少發(fā)生變動，而隨著這些工作人員的年紀逐漸增大，他們在檔案管理方面很難緊跟時代的發(fā)展，在檔案管理技術(shù)方面也存在不足，如街道辦事處的檔案管理部門，工作人員工作極其穩(wěn)定，很少發(fā)生人員更替情況，工作人員也缺乏競爭感，所以很難提升其思想覺悟。

（四）檔案工作中經(jīng)費不足。檔案工作想要適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，就應(yīng)當在技術(shù)、設(shè)備、人員等方面進行變革，要想使檔案工作向著科技化數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，就需要大量的資金支持。這種資金支持對于一些私人企業(yè)可以向財政部門申請，但是對于街道辦事處這些基層檔案管理部門，其只能依靠國家撥款才可以維持工作，因此在資金方面就嚴重不足，而同時，物價的不斷上漲也加劇了檔案工作的經(jīng)費緊張。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案工作應(yīng)對挑戰(zhàn)的策略

（一）實現(xiàn)檔案的集中化管理。為了適應(yīng)社會的發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)當對現(xiàn)有的管理模式進行轉(zhuǎn)變，通過實行集中化管理的方法，將各種各樣的紙質(zhì)檔案、電子檔案都進行集中整合管理，從而滿足人們多元化的信息需求。在檔案管理中，每個街道因為所屬區(qū)域企業(yè)活動、人員流通、經(jīng)濟發(fā)展的不同，其管理的方法也有所不同，檔案信息也較為獨立與分散，無法實現(xiàn)信息的共享。因此，檔案管理部門應(yīng)當樹立集中化的管理理念，將分散在不同區(qū)域的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)加以整合，從而建立完善的檔案信息管理平臺，以便于檔案管理工作的開展。例如，鼓樓街道辦事處為了進行檔案管理，部門采用了“大檔案”的管理理念，使用“檔案+眾籌”的管理方法，讓街道辦所屬市民都參與到工作中來，并且讓這些人民群眾成為信息的提供者，從而獲得大量信息，再將這些信息加以整合，進而建立出一個完善的檔案信息資源管理平臺，建設(shè)出集約型的檔案管理制度。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全系統(tǒng)。檔案信息的安全是保證檔案管理工作可以順利開展的關(guān)鍵，因此，工作人員應(yīng)當注重檔案信息的安全性，完善檔案管理安全系統(tǒng)，從而有效地防止檔案信息出現(xiàn)泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應(yīng)當加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管的力度，通過完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管機制對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全程監(jiān)控，從而保證工作人員在第一時間發(fā)現(xiàn)黑客入侵。同時，部門還要使用網(wǎng)絡(luò)信息防護技術(shù)，通過使用認證技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等先進的網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，保證檔案信息的完整性與安全性。例如，街道辦的工作人員為了保證信息的安全，購買了瑞星個人防火墻技術(shù)，這種技術(shù)具有完備的規(guī)則設(shè)置，能有效保護網(wǎng)絡(luò)不受黑客攻擊。并且還擁有超強智能反釣魚能力，通過升級智能反釣魚引擎，大規(guī)模升級惡意網(wǎng)址庫，全面提升了對釣魚網(wǎng)站的攔截能力，因此，街道辦在使用了這項防火墻技術(shù)后，信息的安全性得到了顯著提高。

（三）轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的社會環(huán)境，檔案工作人員應(yīng)當轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)的思想觀念，不斷提升個人能力，從而提高其對數(shù)據(jù)化管理的認知，使檔案管理工作可以更好地服務(wù)于人民。為了轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，首先，部門管理者應(yīng)當先強化工作人員的數(shù)據(jù)化管理意識，領(lǐng)導可以組織工作人員觀看數(shù)據(jù)化管理的紀錄片，使這些人員理解檔案管理的現(xiàn)狀，明確數(shù)據(jù)化管理對檔案信息管理工作的重要性，使其愿意配合領(lǐng)導開展工作。其次，領(lǐng)導應(yīng)當安排專業(yè)人員對員工進行技能培訓，通過培養(yǎng)工作人員最新的數(shù)據(jù)采集技能、數(shù)據(jù)儲存與保管、數(shù)據(jù)分析與處理等能力，使工作人員的工作能力得到提升，提高其工作效率。最后，檔案管理部門不能故步自封，應(yīng)當面向市場進行招聘，尤其是一些工作人員老齡化嚴重的街道辦，更要招募一些年輕的新鮮血液加入工作中，這些年輕的高素質(zhì)人才在工作能力、工作熱情等方面都符合數(shù)據(jù)化檔案管理的需求，可以減輕現(xiàn)有檔案管理部門的工作壓力，促使部門轉(zhuǎn)型。

（四）緩解經(jīng)費緊缺。一些街道辦的軟硬件設(shè)施不足一直是影響其發(fā)展的重要因素，因此，政府應(yīng)當加大資金的投入，緩解經(jīng)費緊張問題。政府應(yīng)當在軟硬件兩方面加大資金的投入，在硬件方面，政府應(yīng)當為檔案管理部門提供打印機、傳真機、掃描儀、電腦等全套的硬件設(shè)施。在軟件方面，可以為檔案管理部門購買先進的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案的全面管理。例如，東軟檔案智能管理，將人工智能為代表的新技術(shù)與檔案工作深度融合，實現(xiàn)檔案服務(wù)知識化，同時實現(xiàn)對檔案工作的信息化管理，使檔案可以將收、管、存、用綜合為一個流程，并滿足了國家、行業(yè)的相關(guān)標準法規(guī)，實現(xiàn)對各類檔案信息資源的標準化、規(guī)范化、數(shù)字化管理。檔案管理部門通過引進這些先進的檔案管理系統(tǒng)，可以使工作更加便利，也提高了檔案的管理水平。

三、結(jié)論

綜上所述，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理工作應(yīng)當通過使用正確的對策來應(yīng)對即將到來的挑戰(zhàn)。經(jīng)過上文可知，檔案管理工作人員應(yīng)當改善管理方法，從而對檔案進行集中化管理，保證檔案信息的安全性，并轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，從而提升部門的工作效率，還要增加資金的投入，推動部門發(fā)展。

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