檔案管理數(shù)字化發(fā)展探析

李海燕

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，對檔案管理也有著較大的影響，目前檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一項重要的業(yè)務(wù)，它是記錄單位或個人工作、科研、學(xué)習(xí)等重要信息文件，為單位決策、人才引進、科研立項等方面提供了重要的參考依據(jù)。在向數(shù)字化檔案管理模式發(fā)展進程中，人們在享受數(shù)字化檔案帶來優(yōu)越性的同時，勢必面臨一些問題需要解決。本文針對檔案管理數(shù)字化發(fā)展過程中的一些問題進行探討，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;數(shù)字化發(fā)展;探析

檔案對于個人或單位來說具有重要的作用，對于個人來說，檔案記錄著個人工作經(jīng)歷與重要工作表現(xiàn)，做好檔案管理工作能夠為用人單位提供重要的用人依據(jù);對于單位來講，檔案記錄著單位發(fā)展過程中重要的事件，包括單位發(fā)展過程中一些重要活動、記錄的一些重要事件，這些記錄能夠為相關(guān)檢查部門提供相關(guān)證明依據(jù)，同時還可以為單位決策者提供決策方向。我國在“十一五”期間，在建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作上已經(jīng)邁出了新步伐，部分檔案館已經(jīng)相繼建設(shè)并投入了使用，然而傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變過程中，并不是一蹴而就的，需要一個循序漸進的發(fā)展過程。

一、檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的趨勢

在信息技術(shù)還沒有完全應(yīng)用之前，大家對于知識的索取，主要是來自書籍或報刊等物理介質(zhì)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，新的科技不斷應(yīng)用于生活中，計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫及多媒體技術(shù)的不斷成熟，使人們在新的環(huán)境里，更方便、快捷地獲取需要了解的知識。另外，電子儲存設(shè)備的成本較低，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)與膠片等介質(zhì)的價格便宜，而且具有儲存量大、保存時間長、更安全的特點，逐漸應(yīng)用于檔案管理工作中。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠存儲各種各樣的數(shù)據(jù)信息，是一個巨大的電子信息數(shù)據(jù)庫，并隨著網(wǎng)絡(luò)的日益發(fā)展成熟，滿足了人們對檔案數(shù)據(jù)需求者的訪問與查詢。由于檔案管理的數(shù)字化，借助互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)字化檔案管理具有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫、檔案WEB站點群靜態(tài)頁面存儲以及多媒體教學(xué)資源的存儲與點播的特征，具有更安全、更好的存儲型、更大的存儲量的特點。所以，檔案管理的數(shù)字化是檔案管理行業(yè)的發(fā)展趨勢。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展的必要性

檔案是人們在從事社會生產(chǎn)活動過程中形成的，將各種形式的、具有保存價值的信息、保存下來的歷史記錄，它在人們的日常工作及生活中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理工作具有不可替代的地位。傳統(tǒng)記錄檔案的載體是以紙質(zhì)文檔為介質(zhì)，將檔案記錄在里面，這種保存方法具有很大弊端，在調(diào)用檔案時不方便快速查找，同時紙質(zhì)檔案在經(jīng)過多次摸觸后會出現(xiàn)破損，遇到潮濕天氣時，如果保養(yǎng)不當(dāng)，會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)霉的情況。這時候數(shù)字化檔案管理則顯示了巨大優(yōu)勢，將原文件掃描以后，可以將掃描的信息迅速輸入到計算機數(shù)據(jù)庫中，使用網(wǎng)絡(luò)存儲檔案信息，實現(xiàn)后期的快速、便捷的查詢，同時數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)同步備份，占用的存儲空間較小，維護起來也較為便利，還能充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及時為各單位、所在區(qū)域、全國，乃至全世界使用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化正向先進化、多元化、開放化方向發(fā)展，開展檔案數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢。

三、數(shù)字檔案管理中存在的問題

（一）缺少資金的支持。數(shù)字化檔案管理建設(shè)離不開大量資金的投入，所需要的新設(shè)備、新技術(shù)都需要一定的資金支持。由于信息化技術(shù)發(fā)展速度較快，數(shù)字化檔案館建設(shè)過程中所需要的設(shè)備具有造價費用高，設(shè)備更新周期快的特點，很多管理設(shè)備使用周期在新技術(shù)的帶動下，不斷縮短。加上檔案是面向全社會服務(wù)，方便全社會的查閱需求，使用者的數(shù)量非常龐大，會加大設(shè)備的磨損程度，也影響設(shè)備的使用年限。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。很多檔案管理部門沒有意識到檔案信息管理工作的重要性，沒有認識到檔案信息對于各單位工作順利開展有決定性的作用，在安排檔案管理人員時，管理者的綜合素質(zhì)較差，管理意識也較為薄弱，這對檔案管理的工作效率產(chǎn)生了很大的影響，使檔案信息使用者對檔案管理單位產(chǎn)生了不好的負面印象，制約著我國檔案信息不能正常發(fā)揮應(yīng)有的價值。有些管理者思想意識落后，工作中缺乏主動性，致使了很多檔案信息的不能及時更新，對檔案管理工作帶來了不好的影響。

（三）存在重復(fù)建設(shè)。目前還有很多檔案管理部門各自為政，與其他兄弟檔案館缺乏有效聯(lián)系，沒有進行統(tǒng)一的規(guī)劃布局。每個區(qū)域內(nèi)都有自己的檔案管理部門，獨立建設(shè)了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是在信息共享方面缺乏有效溝通，很多檔案資源處于相互獨立、分散的狀態(tài)，這就造成了一些數(shù)字資源重復(fù)建設(shè)，大部分的檔案館的存儲的資源比較相似，在檔案管數(shù)字化管理特色上沒有顯示自身優(yōu)勢，同時由于一些工作的重復(fù)建設(shè)，造成了大量資源的浪費。

四、檔案管理的數(shù)字化發(fā)展建議

（一）增加建設(shè)資金的投入，保證數(shù)字化設(shè)備的齊全。建設(shè)數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫是檔案管理數(shù)字化的建設(shè)與發(fā)展的必要條件，它是實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的基石，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，必須確保硬件設(shè)備的齊全，這就需要花費大量的資金采購一整套的數(shù)字化管理設(shè)備，這需要雄厚的資金鏈作為支撐。檔案館主要的功能是收集、存儲館藏資源，最大程度上方便檔案使用者方便查閱，數(shù)字化檔案館為實現(xiàn)這一目的，將檔案數(shù)據(jù)存儲到數(shù)據(jù)庫中，方便使用者通過訪問互聯(lián)網(wǎng)，獲取相應(yīng)的需求。所以，要根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H發(fā)展需求，開發(fā)實用、便于操作的檔案管理系統(tǒng)，在選擇數(shù)字化應(yīng)用設(shè)備時，要考慮到產(chǎn)品與技術(shù)的適用性、先進性、經(jīng)濟性，以減少后期設(shè)備維護保養(yǎng)時的成本。

（二）建設(shè)檔案專職隊伍。數(shù)字化檔案管理工作中，對每一位檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新的要求，要求他們不僅要具備良好專業(yè)知識能力外，還應(yīng)該具備較為完備的計算機網(wǎng)絡(luò)操作能力與網(wǎng)絡(luò)知識，檔案管理工作偏向于密集型工作。因此，檔案管理者注意平時知識的積累，具備較強分析問題能力，對一些專業(yè)性較強的檔案，做到精細管理;同時，能夠根據(jù)檔案使用者的要求，提供較大數(shù)據(jù)檔案信息，這也要求檔案管理者具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、操作技能。不定期地對檔案管理人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請行業(yè)專家、學(xué)者進行指導(dǎo)、講學(xué)，使管理員不斷學(xué)習(xí)管理新技能，了解行業(yè)發(fā)展新動向、新成果。定期對檔案管理人員進行考核，及時更新管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強他們的服務(wù)意識。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。

（三）強化地域間聯(lián)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享。各個區(qū)域檔案管理部門，應(yīng)加強聯(lián)系，實施檔案資源共享，通過檔案數(shù)字化管理，數(shù)據(jù)資源共享后，能夠幫助管理者減少很多不必要的重復(fù)工作，減少檔案館資金與人力的投入，檔案資源的利用率也得到了很大的提升，提高了檔案使用人的檢索效率，也為分布在不同地區(qū)的人們提供便利的查詢、使用服務(wù)。

五、結(jié)語

數(shù)據(jù)化檔案管理實質(zhì)上是借助計算機技術(shù)，運用互聯(lián)網(wǎng)通訊，方便、快速地滿足社會及人們的應(yīng)用。提高了檔案的利用率，帶動了信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)檔案管理相比具有無可替代的優(yōu)勢，更具有管理性、保管性、服務(wù)性。所以，隨后網(wǎng)絡(luò)科技的不斷向前發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展也將有著更加輝煌的前途，以便更高效地為社會服務(wù)。

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