信息時代檔案管理工作創新

高宏璟

【摘要】信息時代檔案管理工作往往面臨著更高要求，傳統的檔案管理模式已經很難適應于新形勢，如此也就需要針對檔案管理工作予以創新優化，在明確創新要求和目的的基礎上，保障檔案管理具備更強實效性。本文重點圍繞著信息時代檔案管理工作，首先指出了信息時代檔案管理工作創新的具體要求，然后又探討了相關創新舉措，以供參考。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理;創新

在現階段我國信息時代發展背景下，各行各業以及各個單位面臨的檔案管理工作壓力越來越大，檔案管理工作要求同樣也較為突出，尤其是在信息時代出現了更大的任務量，傳統的處理模式必然也就難以勝任，在檔案管理中也容易出現較多問題和缺陷。基于此，結合當前信息時代發展特點以及相關信息化手段予以創新優化顯得極為必要，以此提升檔案管理工作的實際效益，降低在檔案管理中可能出現事故的概率，充分發揮檔案應用價值。

一、信息時代檔案管理創新要求

（一）高效。結合當前信息時代發展背景下檔案管理工作的執行要求進行分析，其往往表現出較高的工作量，在檔案管理工作開展中容易形成檔案積壓現象，檔案管理工作人員的工作效率不高。基于此，在未來信息時代發展下做好檔案管理工作往往需要重點表現出高效性特點，能夠針對相對繁雜的檔案信息資料予以有效處理，避免在檔案資料管理方面出現嚴重雜亂問題。這也就必然需要從檔案管理技術手段入手進行創新優化，在降低檔案管理工作人員工作壓力的同時，加快管理效率，同時規避錯亂現象，以應對越來越復雜的檔案管理任務。

（二）全面。信息時代，檔案管理工作面臨著更多的管理對象和內容，獲取的檔案信息素材越來越多，如此也就必然對于檔案管理工作提出了更大挑戰。為了較好促使相應檔案管理工作能夠表現出較強價值效益，關注檔案管理的全面性同樣極為必要，只有確保相關檔案資料全面詳盡，進而才能夠更好體現參考應用價值，避免了檔案資料缺損產生的不良影響。基于此，在未來信息時代，除了要做好技術層面的創新優化工作外，往往還需要重點圍繞著相關制度以及系統進行不斷完善，以確保檔案管理工作更為全面有序，做到盡可能所有信息資料的全面搜集和整理，靈活運用分類儲存以及保管手段，最終提升檔案資料應用價值。

（三）及時。信息時代社會發展速度越來越快，這一點在檔案管理工作方面同樣也表現越來越突出，為了更好推進檔案管理工作的勝任力和匹配性，注重促使其表現出更強的及時性特點極為必要。這也就需要在未來信息時代發展下針對檔案管理工作進行全面優化，要求在最短時間內獲取相應檔案資料，并且及時予以整理和保管，在提升效率的前提下，確保所有檔案資料得到有效管控。隨著信息化以及網絡化技術手段的應用，未來檔案管理工作往往還需要體現出更強的實時性特點，能夠針對即時獲取的資料信息進行歸檔處理，然后予以恰當保管，形成可供查閱和分析應用的檔案資料。

（四）安全。對于信息時代檔案管理工作的開展而言，雖然信息化技術以及互聯網的應用確實表現出了較強的積極推動作用，但是隨著檔案管理開放性的不斷提升，相關檔案信息資料的保密性也受到了明顯挑戰，容易出現檔案信息資料外泄現象，進而給單位帶來較大損失。基于此，在未來信息時代發展下做好檔案管理工作往往需要重點確保信息安全，針對檔案管理流程以及具體系統平臺予以完善優化，分析可能面臨的主要風險因素以及被入侵的威脅點，如此也就可以有效構建完善可行的安全防護體系，以求更好確保所有關鍵檔案信息的保密效果。當然，從檔案管理機制入手進行完善，設置不同的檔案資料管理和訪問權限，同樣也是優化檔案資料安全保障效果的重要手段。

二、信息時代檔案管理工作創新舉措

（一）創新管理人員意識。在未來信息時代發展下，檔案管理工作的創新發展必然需要首先從具體管理人員著手，確保各個檔案管理人員在自身意識創新背景下，相關工作行為也能夠得到較好優化。從管理人員意識創新層面來看，需要首先把握好檔案管理人員的綜合素質和能力，充分意識到檔案管理工作并非簡單的檔案文件整理，在新形勢下面臨著更高的要求。這也就需要重點加大檔案管理工作人員的資質審查力度，避免隨意招募相關管理人員，能夠重點從認知水平以及技能水平入手進行考核，保障所有任職的檔案管理人員能夠具備相匹配的崗位勝任力。當然，針對檔案管理人員的意識進行創新，必然還需要重點考慮到信息時代發展背景下的新模式和新技術，尤其是對于信息化技術的靈活運用，更是需要明確其和傳統檔案管理模式存在的差異，從思想理念層面予以轉變，能夠更好適應于新型檔案資料管理模式。檔案管理工作人員意識的創新往往還需要著眼于職業道德以及學習理念，要求各個檔案管理人員能夠在工作中兢兢業業，秉持精細化管理理念，杜絕疏忽大意，樹立終身學習理念，最終必然也就可以更好優化自身檔案管理工作，優化自身工作績效。

（二）擴大檔案管理范圍。在信息時代發展背景下，檔案管理工作面臨的要求越來越來要高，為了促使檔案管理工作能夠為相關決策分析工作提供理想參考借鑒作用，往往需要首先確保檔案資料更為全面詳盡，如此也就需要在未來進一步擴大檔案管理范圍。從以往檔案管理工作的開展中來看，往往局限性較為明顯，相關檔案管理人員緊緊圍繞著必要的信息資料予以搜集和管理，對于各項業務資料和數據的關注度往往過高，卻忽視了其他方面的信息收集應用，如此也就容易導致一些檔案資料無法發揮應有作用。基于此，未來各個單位在檔案管理工作創新中必然需要進一步明確檔案管理范圍，盡量促使相應檔案管理資料的搜集較為全面，貫徹落實大數據管理理念，要求將所有有關聯的數據信息收集到位，然后予以分類存儲，以確保其能夠在未來應用中發揮理想參考價值。

（三）創新檔案管理服務。信息時代檔案管理工作往往還需要重點關注于后續服務環節，只有促使相關檔案資料能夠發揮出較強的服務功能，進而才能夠體現應有價值，也是檔案管理工作的重要著眼點。基于此，未來檔案管理工作在不斷創新優化管理模式的基礎上，還需要重點關注于如何應用這些豐富檔案資料信息，促使其可以服務于更多的人員。從單位內部來看，檔案資料的管理需要充分依托于自身數據中心和管理平臺，為各個人員設置不同的檔案資料應用權限，如此也就可以更好提升所有檔案資料的應用價值，避免了嚴重的檔案資料浪費問題。此外，檔案管理的服務功能在未來更是需要著眼于單位外部，力求為更多人群提供參考服務。比如在景區類單位檔案管理中，就可以定期公布一些游客比較感興趣的檔案資料信息，以求更好服務游客和吸引游客，最終為自身可持續發展服務。

（四）提升信息化水平。在未來信息時代檔案管理工作發展中，注重提升檔案資料的信息化水平同樣也是重要任務，如果所有檔案信息資料都能夠實現較為理想的信息化轉變，必然也就可以在收集、保存以及分析應用方面具備更強便捷性優勢。基于此，未來應該盡可能將檔案資料信息轉化為電子檔案，減少紙質檔案占比，加大對于信息技術研究力度，如此也就必然可以通過構建適宜合理的信息化管理平臺，優化檔案管理效果。在檔案管理信息化水平提升后，不僅僅管理效率提升，還不容易出現遺失問題，可持續性效果更為理想。

三、結束語

綜上所述，當前實做好檔案管理工作極為必要，該項工作同樣也面臨著較高要求，需要在未來重點圍繞著各個方面予以創新優化，創新管理人員意識，擴大檔案管理范圍，進一步提高檔案管理服務質量，形成更為高效的信息化管理局面，解決當前檔案管理存在的問題。

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