檔案信息資源開發利用的思考

譚瀅

【摘要】為了提升檔案信息的利用率，檔案信息資源開發利用工作的展開受到了更多關注。基于此，本文從必要性與重要性兩方面入手，強調了檔案信息資源開發利用的價值。同時，提出了更新檔案管理觀念、加強檔案管理軟硬件設施建設、重點展開檔案信息化建設、優化檔案資源結構、依托先進技術展開信息挖掘這些檔案信息資源開發利用的創新策略。

【關鍵詞】檔案管理;信息資源;利用率

檔案信息資源屬于組織內部資源，能夠反映組織的實際情況，具有極高的應用價值，需要相關管理人員進行重點的開發利用。對于檔案信息資源開發利用而言，其主要對檔案信息展開二次加工與整合，獲取檔案中隱藏的價值信息，并將其再次應用于組織實踐。可以看出，檔案信息資源開發利用極為必要，探討其創新策略具有極高的現實意義。

一、檔案信息資源開發利用的價值分析

（一）檔案信息資源開發利用的必要性分析。1.組織發展的現實需要。在組織的發展與實際運營中，會產生大量的信息資源，且多數以檔案文件的方式表現出來。對于組織而言，這些檔案信息資源不僅反映著其運營實際情況，還包含著大量的隱藏價值，能夠為組織決策提供支持。依托檔案信息資源的開發利用，能夠將檔案中包含的隱藏價值挖掘出來，促使組織形成科學決策，也為組織提供了更準確的前進方向。可以說，檔案信息資源開發利用是組織發展的現實需要，需要重點落實。2.實現信息資源價值的必然選擇。對于檔案信息資源的開發利用來說，其實際上是對組織內現有的檔案信息資源展開再次的整理與加工，挖掘其中隱藏的有價值資源。若是不進行檔案信息資源的開發利用，則會促使一些潛藏的高價值信息被掩埋，導致信息資源的浪費。基于此，依托檔案信息資源的開發利用，能夠將檔案中包含的高價值信息盡可能挖掘出來并投入使用，是實現信息資源價值的必然選擇。

（二）檔案信息資源開發利用的重要性分析。當前，社會形勢有所改變，對于信息資源的利用率有了更多的要求，也提供了較多的信息深入挖掘的手段。在這樣的大背景下，落實檔案信息資源開發利用極為重要，相應工作的可行性也有所提升。依托檔案信息資源的開發利用，能夠促進多種資源社會利用效益的增強，促進資源的可持續利用。同時，可以保證管理活動的針對性與時效性，避免資源浪費與管理水平降低。

二、檔案信息資源開發利用的創新策略

（一）更新檔案管理觀念。現階段，社會總體環境已經發生較大的改變，在組織文書檔案管理中，工作內容、工作量以及工作模式均有所變更。通常來說，文書檔案管理工作（黨校）內容主要包括黨內文件、行政職能工作中形成的文件、黨史編研相關資料、黨校教學相關資料等等。在新時期背景下，組織中文書檔案的內容與數量均有所增加，為了推動組織更好發展以及決策的科學形成，需要重點落實檔案信息資源的開發利用。為了實現這一目標，相關工作人員要更新檔案管理觀念，轉變傳統的單純管理理念，重視檔案內容與價值的深入挖掘。換言之，要將文書檔案資源視為可利用資源，并進行功能挖掘。例如，在管理黨史編研相關資料中，可以重點總結其中的主要內容，實現研究成果的再開發;在管理黨校教學相關資料中，可以分析其中存在問題、總結先進教學方法，以此支持其他內容教學的更好展開。

（二）加強檔案管理軟硬件設施建設。依托近幾年檔案信息資源開發利用的實踐經驗能夠了解到，在檔案信息資源開發利用工作中，需要現代化技術及其設備的支持，不僅能夠降低相關管理人員的工作量，還能夠促進檔案資源開發利用的實際效果。基于這樣的情況，應當進一步加大對檔案管理工作的資金投入，完善相關工作的軟硬件設施建設。在此過程中，需要重點完成以下幾項工作：第一，購置先進硬件設備，主要包括計算機設備、激光掃描儀、數字化掃描錄入設備等等。第二，配置配套的管理軟件，包括與數據信息采集、加工整合、分析、安全保護等方面相關的軟件，為檔案信息的分類管理、深入挖掘、智能開發、高效利用提供支持。

（三）重點展開檔案信息化建設。就當前的情況來看，落實檔案信息化建設是必然選擇，其不僅更新了檔案管理的形式，也為檔案信息資源開發利用提供支持。基于這樣的情況，應當在檔案收集整理、立卷、開發利用等環節中引入信息技術以及網絡技術。在此基礎上，還要建立起數字檔案館，推動存量檔案數字化、增量檔案電子化發展，為檔案信息資源開發利用提供豐富、全面的信息。筆者認為，還需要落實檔案管理的智能化建設。具體來說，就是使用信息技術、智能化技術簡化檔案管理工作，優化檔案信息查找、輸入與輸出流程，在保證管理質量的條件下提升檔案信息錄入與查找速度。為了實現上述目標，展開檔案信息數字化極為必要。在此過程中，相關人員需要重點完成以下幾項工作：第一，合理選擇檔案資源。在傳統的檔案管理工作中，普遍使用了紙質檔案，不僅查找時間較長，而且其資源額利用難度更大。因此，需要將檔案信息資源轉變為數字化形式。但是，由于現有的紙質檔案數量龐大，全部轉化的耗時較長且效率低下，這就要求著相關工作人員選擇合適的檔案進行數字化轉變。筆者認為，可以將檔案進行等級劃分，對于一些涉及保密機要、日常事務管理等重要、常用文件先進行數字化，之后再結合重要性的不同完成其他檔案的數字化轉換，以此保證工作效率。第二，掃描參數系統的優化設置。利用掃描，能夠將紙質文檔迅速轉變為數字化信息。此時，相關人員必須選擇分辨率相對較高的掃描機器，并選擇合適的系統參數，提升轉換信息的準確性。

（四）優化檔案資源結構。為了保證檔案信息資源開發利用工作的效果，必須要保證檔案資源的充足與全面。此時，要求相關人員進行檔案資源結構的優化，具體應完成：第一，擴大檔案信息資源的收集范圍，將組織生產經營、管理、科研等活動中形成的信息資源（多種載體形式及種類）均納入檔案管理的范疇中，保證檔案信息資源開發利用的原始資料充足。第二，構建并落實檔案征集制度，促使保存在個人手中的檔案資料遞交至檔案管理部門，并展開收集歸檔，以此保證檔案的系統與齊全。

（五）依托先進技術展開信息挖掘。在檔案信息資源開發利用工作中，要積極引入云計算、大數據等先進技術，實現檔案信息資源的多角度、多層次挖掘，提取其中的知識成果與信息元素，經過加工整合后展開利用，促使檔案資源價值增值。同時，要加強檔案管理人員的專業培訓，確保其掌握網絡技術、云計算以及大數據技術，且能夠熟練使用，以此保證檔案信息資源綜合分析與深入挖掘的效果，促使更多隱藏在檔案中高價值信息轉變為生產力。

三、總結

綜上所述，現階段，落實檔案信息資源開發利用有著重要意義，也具有極高的必要性。通過更新檔案管理觀念、加強檔案管理軟硬件設施建設、重點展開檔案信息化建設、優化檔案資源結構、依托先進技術展開信息挖掘，提升了檔案信息資源開發利用的效率，實現了檔案管理的工作升級，為組織發展提供了更多支持。

【參考文獻】

[1]宋芳.檔案信息資源開發利用的創新與思考[J].辦公室業務，2019（09）：51.

[2]劉陽陽.對檔案信息資源開發利用工作改革與創新的幾點思考[J].城建檔案，2018（09）：82-84.