市政工程設計項目電子文件歸檔管理研究

余黎菁

【摘要】電子文件歸檔管理是信息時代我國政府管理、經濟運行、社會經濟運轉和歷史文化傳承的重要生產力工具和勞動力載體，是國家的核心戰略資源。市政工程設計項目檔案屬于科技檔案范疇，從項目下達、項目資源安排、項目整體計劃與詳細計劃編制、項目質量管控到項目成果交付的全過程，產生了大量不同種類且內在聯系緊密的電子文件。隨著國家信息化發展戰略的深入推進，咨詢設計企業的市政工程設計項目電子文件歸檔管理工作將被認為是其項目檔案管理工作可持續健康發展和創新發展的重要技術核心。

【關鍵詞】市政工程設計項目;電子文件;電子文件歸檔管理;電子檔案管理

以實現咨詢設計企業生產經營管理高效率、高品質為目標，不斷探索市政工程設計項目檔案管理新方法，深入推進電子文件歸檔和電子檔案管理。本文簡要分析市政工程設計項目電子文件歸檔管理的發展趨勢和實施對策。

一、市政工程設計項目電子文件歸檔管理發展趨勢的必然選擇

（一）政策的選擇。習總書記關于我國信息科技創新與發展大勢曾作出重要論述：“我們要把握數字化、網絡化、智能化融合發展的契機，以信息化、智能化為杠桿培育新動能。”“以‘鼎新帶動‘革故，以增量帶動存量，促進我國產業邁向全球價值鏈中高端。”2020年是全面建成小康社會的第一個收官之年。上海作為科學創新、改革開放的前沿城市，應貫徹和落實黨中央穩中求進的工作總基調，堅持新發展理念，堅持推進高質量經濟發展。上海對市政基礎設施工程建設的重點領域提出了高標準、高效率要求，持續推進完善城市基礎設施項目體系，大力實現和拓展產業空間布局的目標和要求。對市政工程設計項目電子文件歸檔管理的深入研究，將為加強市政工程設計項目檔案管理，提高服務質量和效率，為高質量發展、科技創新提供有力支持。國家在2016年發布了兩項標準規范，分別是《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）和《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016），從政策層面給予電子檔案管理有力支撐。2018年12月國家檔案局第14號令《國家檔案局關于修改

<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》正式發布，其中第七條明確“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。”這也是繼該辦法2003年頒布以來的重大突破，加快推進與“一網”“一門”“一次”電子政務服務不相適應的法規規章修訂，逐步地消除電子化歸檔的法規制度障礙。各級中央和地方政府陸續出臺發布的關于電子文件歸檔管理工作的實施辦法或指導意見標志著加快電子文件歸檔和電子檔案管理已成為檔案信息化建設的重要趨勢。

（二）市場的選擇。2014年上海自貿試驗區保稅區管理局通過“制度+管理+技術”的協同發展創新管理方式，打破了傳統紙質和電子共同管理的模式，形成了電子檔案“單套制”管理新模式。它顛覆性地改變了傳統檔案管理方式，將電子文件管理嵌入文件的全生命周期，未來“單套制”管理經驗的復制和應用推廣將解決企業檔案管理過程中面臨的庫藏壓力巨大、保管難度日益增加、工作量耗費巨大、工作人員勞動強度大、重復性大和共享利用率不高的問題。電子政務如此，縱觀市政設計行業，我國勘察設計圖紙生產長期依靠“藍曬”，隨著移動互聯網和信息技術的發展，傳統的藍圖打印、出版、交付方式已不能很好地適應信息化的要求，滬建管聯〔2015〕462號文件提出要求：“在本市房屋建筑和市政基礎設施工程的規劃、設計、施工和驗收中，工程設計和竣工圖紙推行數字化和白圖交付。”工程設計和竣工圖紙交付是指由CAD等軟件制作，包含單位和個人數字簽名的電子設計和竣工圖紙文件，包含圖紙、說明和計算書等文件，交付格式為PDF格式（符合ISO32000-1：2008標準）。上海作為第一批試點的城市，目前幾個大型設計院都已經開展并實現了設計—檔案—出版的數字化管理，這一轉型舉措不僅加速創新步伐，打通數據壁壘，在提高工程設計單位信息化水平和設計質量的同時，高度關注于提高企業整體運行效率。

二、市政工程設計項目電子文件歸檔管理創新發展的實施對策

（一）修訂制度規范。咨詢設計企業的電子檔案管理需要“制度先行”，隨后根據實際情況，不斷對制度進行修訂和完善，通過對現行管理辦法和操作規程的梳理，深化檔案管理要求，細化檔案管理規范，明確組織和人員的分工和職責劃分，詳細解讀和解釋文件材料收集、整理、歸檔、移交等規定和要求，為電子檔案管理辦法的制訂打好基礎。由于電子文件歸檔和電子檔案管理仍處于探索研究階段，制度的制訂要著眼于市政工程設計項目檔案的收集、保管、存儲、利用工作，維護市政工程設計項目檔案安全保密，重視市政工程設計項目檔案發揮其憑證參考和知識創新價值。關于電子文件歸檔和電子檔案管理制度的建立不僅要充分考慮電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、各門類電子檔案的元數據方案、電子檔案鑒定銷毀制度、移交制度、保密和利用制度，還需要結合自身情況和經驗積累，市政工程設計項目檔案根據項目階段不同，具有種類多、專業性強的特點，電子檔案管理保障機制需要依靠檔案部門牽頭，相關部門配合共同制訂。

（二）應用系統設計。電子文件歸檔與電子檔案管理實施方案的確定，離不開應用系統。應用系統的建設需要對業務系統形成的電子文件內容、特點（存儲格式）、數量等調研，明確電子文件的歸檔范圍、保管期限，設計元數據項及捕獲節點、設計歸檔接口方案等。新應用系統的設計與開發，必然要考慮與企業內部現行的各大核心業務系統的協同問題，建立電子文件歸檔管理系統，需要關注電子文件的全程管理和前端控制，以電子文件的完整、真實、安全、可用為管理目標，對既有系統的定制與擴展，或施行新的設計與開發。電子檔案管理系統的功能需求大致需要滿足以下幾點：1.電子文件的收集功能。（1）電子文件在線接收登記。具有從業務系統接收電子文件及其元數據的接口，對所接收的電子文件賦予唯一的編號。（2）電子文件離線接收。在離線載體批量導入電子文件，支持常見的文件格式元數據文件及符合長期數據保存要求的文件格式全文目錄文件的導入接收，給予唯一的編號。能實現元數據、目錄數據與對應的電子文件自動關聯。數據導入過程中支持數據的校驗，導入后自動形成交接憑據。（3）電子文件的接收檢測。對接收的電子文件進行“四性”檢測，對檢測不符合要求的電子文件進行標記。檢測工作完成后以件為單位形成的檢測業務實體元數據記錄在元數據中。2.電子文件的整理功能。（1）對不同系統的歸檔電子文件按件排序。（2）按照分類方案，將歸檔文件進行分類，并支持復合分類。（3）按照保管期限表對歸檔文件進行保管期限的劃分。（4）將歸檔文件按照組卷規則自動組成保管單位，在一定的權限下面可以進行人工干預，重新調整或重新排序。（5）按照檔號規則自動形成檔案編號。（6）能按照模板，打印出成套的包括案卷封面、卷內目錄、備考表、卷盒背脊、索引目錄等，在一定的編輯權限下面可以對字體、內容和排序等功能進行調整。（7）同一件歸檔文件不同載體間或是同一歸檔文件不同子件的關聯關系須同時建立。3.電子檔案的保管功能。（1）對電子檔案的格式定期檢測，預警提示過期格式的電子檔案。（2）對存入系統的電子檔案轉換為一種符合長期保存要求的存儲格式。

（3）備份：能支持離線備份和災難備份。（4）自動列出保管期限、歸檔日期、密級到期的檔案，提醒檔案人員進行銷毀前的鑒定工作。4.電子檔案的利用功能。（1）具有權限的用戶支持按屬性檢索檔案，部分檔案根據條件支持全文檢索。（2）支持常見格式的電子檔案瀏覽和播放，按權限設置審批流程和下載功能。（3）支持電子檔案借閱的申請、審批、授權，已有實體檔案借閱的所有預約、催還、歸還功能仍須滿足。（4）支持根據實際編研專題需求，自動將符合條件的檔案歸集。（5）知識管理：支持檔案信息的深層次加工、知識標簽、檔案信息主動推送等功能。5.電子檔案的處置功能。（1）定期鑒定。（2）銷毀。允許檔案人員對經過鑒定的超期檔案進行銷毀處理（即從檔案庫中刪除），同時在系統日志中記錄銷毀信息（如銷毀申請人、批準人、銷毀原因、銷毀日期等），以便于對之前銷毀的相關操作數據進行檢索。6.電子檔案的統計功能。支持對檔案的歸檔情況和利用情況進行設定的規則進行統計，能生成報表打印。統計結果可以按照年報或設定的規則自定義報表。7.系統管理除了應具備常規的日志記錄管理、系統設置、用戶管理、權限設置管理以外，還應具備詳細記錄各種類似全宗卷信息的功能，以記錄數字檔案室管理的全過程。

（三）確立發展方向。市政工程設計項目電子文件歸檔管理實質上是對企業存量及增量檔案信息資源的匯聚，最終也將服務于企業信息資源建設，而這是構建檔案知識庫的重要基礎，運用創新的管理方法和技術手段，最終實現對重要因素、發展趨勢等蘊藏知識的挖掘和判定。利用檔案信息作為企業知識管理的重要來源，研究“知識化”檔案價值利用，深入挖掘檔案信息資源價值，為企業的經營與發展提供有力支持。市政工程設計項目電子文件歸檔與電子檔案管理研究會面臨很多問題，現有的業務系統是否可以實現電子檔案管理系統與業務系統對接，如果可以，接口如何開辟，安全性與穩定性？針對大量已經產生的不同來源、不同類型、不同格式的電子文件如何進行統一管理，轉換格式和轉換的成本如何？怎樣保證電子檔案與其元數據之間的關聯關系得到維護？如何對歸檔電子文件的“四性”進行檢測，保障法律層面的證據效力？如何制定電子文件（包含元數據、電子簽名）長期保存的策略？如何利用大數據技術有效開發利用檔案信息資源？這些都需要我們不斷學習探索，檔案管理團隊需要革新工作思路與工作模式，擺脫紙質檔案管理工作下的種種思想束縛，加強檔案管理人員之間或同行業之間專業技術學習和工作經驗交流，順應電子檔案管理給檔案管理工作帶來的轉變，提升內部競爭，錘煉專業基礎知識與實踐操作能力，挖掘轉型時期下的骨干與中堅人才，增強團隊凝聚力，實現個人與企業同步是正確的發展方向。

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