地鐵生產性物資采購訂單管理淺述

鄒虞山

摘 要：本文首先對地鐵生產性物資采購訂單管理存在的問題進行了闡述，然后對完善采購訂單管理的對策和建議進行了總結，希望可以為地鐵生產性物資采購訂單管理的有效性提供一定的借鑒依據(jù)。

關鍵詞：生產性;物質采購;訂單管理

1 地鐵生產性物資采購訂單管理存在的問題

1.1 工作效率低、訂單設置缺乏科學管理

目前，我國大部分采購訂單流程設置的過程中，主要包括了兩個流程：訂單和采購合同簽訂。在采購合同簽訂流程當中，主要包括了五個環(huán)節(jié)：擬定采購合同、組織針對合同條款的談判、對合同進行會簽、審批以及雙方確認蓋章，主要以線下會面為主，一般會進行三周到四周。大部分時候，對合同進行會簽和審批往往需要很長的時間，此時可以利用線上電子流轉的方法，有效的降低時間消耗，進而提高工作效率。對訂單流程而言，主要分為以下七個步驟：制定需求計劃、擬定計劃訂單、采購下單購置、供應商交貨、倉庫部門接收貨物、對需求的物資進行驗收、將物資登記入庫，刨去供應商接單到交貨的正常周期之外（如圖1所示），而對于訂單流程的都是公司內部的運營環(huán)節(jié)，一般需要三到五個周的時間來處理，正常情況下，制定需求計劃、擬定計劃訂單、采購下單購置所消耗的時間比較長，所以這樣的設置方式缺乏科學、合理性。采購合同是訂單的主要來源，而在目前的EAM系統(tǒng)力，尚且缺少設置采購合同模塊，在對應訂單的過程中，是以需求計劃作為基礎，導致EAM系統(tǒng)訂單流程不夠完善。另外在EAM系統(tǒng)導出的訂單中缺乏合同的重要信息，例如產地信息、型號規(guī)格、合同名稱等等，然后安排采購人員到線下進行補充完善，這就會采購效率造成影響。

1.2 訂單管理系統(tǒng)有待進一步開發(fā)，自動化程度較低

當前的EAM系統(tǒng)，對訂單主要分為以下幾點方面的問題：首先，EAM系統(tǒng)是通過編碼庫為基礎，來對物資信息進行描述的，導致信息與實際的采購合同相比，存在一定的偏差;其次，EAM系統(tǒng)不能對訂單物資數(shù)量自動匹配采購合同的數(shù)量，而且沒有任何提醒;最后，下載EAM系統(tǒng)中的訂單，格式上不能和采購模板相吻合。

1.3 交貨周期缺乏管理，致使訂單交貨延遲

出現(xiàn)訂單延遲交貨的主要原因有以下兩種：一是，缺少對訂單進度有效管理，采購人員沒有及時跟進，與供應商沒有及時溝通，在下單、交貨的過程中出現(xiàn)了各種問題，導致供應商交貨出現(xiàn)延遲，甚至無法按照規(guī)定的要求進行交貨;二是，在合同簽訂的時候，存在著不合理的情況，有些供應商為了想盡辦法得到采購合同，就在簽訂時積極的響應配合，而在實際采供過程中，缺少生產廠家的支持，往往會導致訂單交貨延遲或者無法完成交貨的情況。

2 針對采購訂單管理中問題的對策和建議

2.1 合并同類項目、采用集中采購

總結地鐵前期項目的經驗，選擇科學的措施，強化內外資源的整合：首先，保證物資選型和技術參數(shù)符合標準要求，保證各專業(yè)需求物資內容，統(tǒng)一各線路的需求物資內容;其次，制定嚴格的年度需求審查機制，避免發(fā)生重復采購的現(xiàn)象，對同類型物資進行整合，對不同類型的物資進行科學的分類，確保集中采購的有效性;最后，擴大地鐵信息推廣渠道，提高地鐵信息傳播的效率，增強地鐵對市場的影響力，充分發(fā)揮市場競爭的優(yōu)勢和積極性。

2.2 科學設計計劃、項目，提升工作效率

在擬定需求計劃、制定采購計劃時需要注意以下幾點：一是，相關部門必須科學的制定計劃內容，對物資的定位、產品檔次進行的確認，同時要對信息的準確些提出要求，例如技術參數(shù)、產品名稱、名牌和規(guī)格參數(shù)，從而確保物資能夠生產的實際情況，更深入市場進行研究，對行業(yè)發(fā)展的需求進行分析，避免發(fā)生需求與供應不相符的情況;二是，對需求計劃進行統(tǒng)一的管理，讓計劃的內容符合實際需求，再通過對前期工作的總結，充分結合市場資源，合理的制定采購項目，嚴格控制貨節(jié)點，避免出現(xiàn)重復性工作，降低人力物力成本，提高工作效率;三是，對于涉及到的重點物資采購計劃，例如防寒、新線開通等等，需要優(yōu)先實施和交貨前置安排，保證物資的落實到位[1]。

2.3 改善采購合同流程，簡化訂單管理結構

在合同的會簽和審批過程中，應當充分發(fā)揮電子化線上流程的優(yōu)勢，不僅能夠提高各環(huán)節(jié)的處理進度，而且還能夠大幅度提高采購工作的效率，能夠在線上留下數(shù)據(jù)積累，當以后出現(xiàn)問題需要復核式，便于追溯和查詢。當采購合同簽訂完畢以后，需要采購人員根據(jù)需求進行下單，還需要負責交接貨工作，督促倉儲部門登記入庫，履行采購工作的管理責任，轉變被動下單的情況，變?yōu)橹鲃樱瑥亩梢詽M足生產供應的需求[2]。

3 結束語

綜上所述，在對地鐵行業(yè)物資的采購訂單管理中，可以運用電子軟件系統(tǒng)實現(xiàn)對整個采購流程的全過程管理，在管理流程當中，會涉及到5個基礎管理模塊，主要包括了需求計劃、采購計劃、線上系統(tǒng)訂單、線下采購訂單以及驗收入庫，保證管理工作可以貫徹到物資采購的各個環(huán)節(jié)。

參考文獻：

[1]向朝俊.關于小學語文教學中學生閱讀能力的培養(yǎng)[J].2018（16）：107.

[2]程振.行政事業(yè)單位財務內控制度存在的問題及對策[J].北方經貿，2019（11）：84-85.