大數據背景下的地鐵財務檔案管理

摘要：軌道交通的發展推促地鐵財務檔案管理呈現出點多、面廣、線長的時代特征。在大數據背景下，各行業、領域的工作與互聯網信息技術越發緊密結合的同時，也在尋求新的發展途徑。本文探索地鐵財務檔案管理數據化的實現及運用，借助大數據手段，助推地鐵財務檔案管理工作。

關鍵詞：大數據;財務檔案;數據化管理

一、地鐵財務檔案管理現狀概述

（一）地鐵財務檔案的復雜性

隨著時代的進步、科技的發展，人民的出行節奏也日益加快。軌道交通運輸以其時效性的保證日漸成為各大城市人民生活的主流出行方式。地鐵線路的發展是一個長期持續的過程，從設計、建設到運營及維護作為一個整體，涉及的內容眾多，財務檔案則涵蓋了地鐵線路工程從招投標、合同簽訂、付款驗收、售后維保等整個經濟活動中涉及資金往來、收付的所有原始資料，通過細致的財務科目核算，從而確保整個地鐵線路財務數據的完整性，是清晰反映整個過程和區分各個項目的重要依據。由此可以反映出地鐵財務檔案呈現出點多、面廣、線長的復雜性。

（二）地鐵財務檔案管理現狀

截至2019年9月28日，全國共計有41個城市已開通軌道交通，而在2020年，國家發改委共批復了43個城市軌道交通地鐵線。地鐵線路建設和運營快速發展的背后，按照財務制度的執行及嚴格的財務核算，使得地鐵財務檔案數量急劇增加，對應的憑證檔案裝訂保管工作量巨大。目前地鐵財務檔案還是以紙質為主，紙質檔案的保管對空間占用和空間環境均有嚴格要求，由于地鐵建設期需要幾年甚至更長的跨度，更無論后續運營的周期。從實際情況看，要求地鐵財務檔案嚴格按照會計檔案兩年移交至專門的檔案管理部門的規定執行并不符合現實操作，也不利于地鐵財務工作的開展。目前，地鐵財務檔案大部分的保管還是由財務人員擔任，無法做到專人專管，而財務檔案的專業性，也使得地鐵財務檔案在調閱使用上存在局限性。

地鐵財務檔案管理需要引入適應時代發展的新技術，才能對地鐵財務檔案進行高效統一的管理，同時運用信息技術使得檔案內容數據化，實現對數據科學有效的管理。

二、地鐵財務檔案數據化管理趨向

（一）管理模式的改變

在大數據時代的背景下，信息技術作為一種普遍的管理媒介，可促進地鐵財務檔案的管理方式與手段不斷升級，管理步驟也在不斷更新。信息技術作為一種已被廣泛使用的媒介，實現了財務憑證的電子化及檔案內容的數據化保存，使財務管理工作由人力人工的管理模式變成信息化的管理。

（二）管理要求的優化

大數據使用的前提是管理上要求注重流程化與標準化，原始檔案在業務前端就按照規章規則錄入，以紙質與電子憑證統一、紙質檔案和電子檔案并存的方式進行存儲。管理上走向集約化，管理過程中時間軸的鏈條向前端延長，而在此過程中，讓以垂直化為主的管理模式對特定的線路項目呈現扁平化的管理，呈現出管理的多樣性。

（三）功能價值的提升

數據化后的地鐵財務檔案，可以通過數據的快速準確定位，對地鐵在建設運營過程中的收支必要性進行合理的分析，比如在一類站點需要用地標準，投入商業的支出必要性，通過對已開站點的大數據分析，將給后期的線路建設提供很好的對照作用，一方面做到投入產出心里有數，另一方面也能減少一些不必要的成本支出。因此數據化的管理能為地鐵建設運營的成本支出、投資回收期等數據研究提供較大程度真實的數據支持。

三、地鐵財務檔案數據化管理路徑

（一）以科技為核心，建立結構合理、實用性強的數據庫

數據化管理的背后，是科技力量的支撐和體現。萬丈高樓平地起，數據庫是數據化實現的基礎，其結構設計關系到財務數據錄入后后臺執行的指令對數據查詢、使用的影響。地鐵本身是各方面資源集中的體現，財務檔案不僅反映了資金的周轉情況，更體現了各方面資源的交匯集中。由于不同線路、階段、建設和運營，其財務制度政策都可能存在偏差，在這種情況下，數據庫建立標準的統一化是一項尤為重要的工作。在實行的過程中，除了財務基礎專業要求，同樣因為專業性的原因，數據庫的設計工作一般由專業的IT企業進行，IT企業對財務專業的理解性很有可能會導致設計的數據庫存在一定偏差。因此在建立數據庫的過程中，IT企業應與財務人員進行深度溝通，應根據企業財務檔案特點，設立合理的數據類目和結構，盡可能細化底層數據，統一基礎工作，涉及財務制度政策的需要保證后期的延續性和覆蓋性，這樣在后期數據庫使用過程中將有助于數據處理的效率。為了讓數據的實用性更強，對于地鐵財務檔案而言，應該做好類目及關聯性處理，在類別上對其時間軸、定位軸做好系統地設置。數據定位的意義不僅是數據產生的地點，還應該包括地點周邊的有效場景，比如商業氛圍，消費場景頻次，有效和無效的投入比。在不同環境下，其數據的作用是不一樣的，簡單商業收入的數據，既可以對去年同期進行對比，也可以作為商業資產投入回本周期的考量。

（二）保證數據化過程的整體性

之前已經就地鐵財務檔案內容涉及廣泛進行說明，因此數據管理的地鐵財務檔案作為一項整體工程，就要求每個階段的財務憑證數據化有序管理，保證最后歸檔資料的完整、準確、系統，因此在前端項目開始階段就用規范化、標準化來嚴格要求。例如從合同簽訂審核過程開始，就通過信息化系統向財務部門相關人員進行意見審批并進行備檔傳輸，發起的各類商業有關的流程會反饋到財務部門進行復核確認及備檔。同時生成目錄便于檢索。在日常合同履行過程中，財務部門將會為該項目設置繳款提醒，并自動提醒相關人員進行賬目核收后由財務確認款項是否收到，并開具發票入庫備案。最終通過傳統紙質文件及信息化系統的核對，確保所有相關資料的入檔登記，并在信息化系統上設置目錄，便于后期的資料查找。

（三）建立完善的管理制度，保證數據化的安全性

地鐵財務檔案管理在數據化推進的過程中，同時要重視數據檔案的安全性，建立保密防范機制。一方面要盡可能地采用先進的數據保密技術，同時技術還需適應和適合地鐵財務的特殊性;另一方面需要通過嚴格周密的操作規程，從人為操作上保障數據化的安全性，確保數據化的檔案記錄、監控有相應對照。因此地鐵財務檔案管理過程中應編制相應的數據管理措施條例，一是明確數據庫錄入管理及核對的人員配合和權限;二是明確調取及使用數據范圍的權限人并設立相應的信息核對系統機制;三是設立相應的監管路徑機制，后臺監管登錄、數據調取路徑痕跡，保證出現問題時有跡可循;四是對數據庫的安全性需要有相應的防范與應急手段。這要求在具體操作執行中對數據源進行采集時，不僅要保證用戶的知情權，還應通過制定高標準的數據準入和審查標準并嚴格執行，更廣泛、深層次地使用新的技術，從發現、防御、響應三個環節全面保障信息安全。

（四）注重復合型人才的培養

當今財務檔案管理的特點是要求數據準確，便捷性和關聯性強。要保障地鐵財務檔案管理工作有序進行，人的因素至關重要。財務人員需要熟練掌握會計電算化、計算機網絡操作的基本知識。同時在財務數據整理及關聯性上要有很強的邏輯性。因此，公司應積極引進高層次財務專業人才，同時在工作中應通過多種方式、多種渠道對在職財務人員進行培訓，使財務人員隊伍業務素質保持精良水準，為做好地鐵財務檔案管理提供人才保障。

參考文獻：

[1]朱玲君.財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑研究[J].齊魯師范學院學報，2018（5）

[2]林思奧.信息技術下地鐵檔案管理[J].現代信息科技，2017（4）.

作者簡介：趙彥（1985-），女，福建福州人，本科，主要從事財務研究。