信息時代下辦公室檔案管理工作的途徑

宋正宇

摘 ? 要：目前辦公室檔案管理工作已經成為企業管理中的重要內容，隨著信息技術的不斷發展辦公室檔案管理也進入了一個嶄新的階段。本文針對信息時代下辦公室檔案管理工作中存在的問題進行了分析，從而探討了相關的管理途徑。

關鍵詞：信息時代 ?辦公室檔案管理 ?途徑

中圖分類號：G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）02（b）-0148-02

隨著信息技術的不斷發展和普及，給辦公室檔案管理工作創造了全新的工作理念，同時也給辦公室檔案管理工作帶來了更高的挑戰。雖然目前在信息時代下辦公室檔案管理已經越來越趨近信息化，但是在實際管理中仍然存在著一些問題需要完善。

1 信息時代下辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏信息安全意識

在廣泛應用計算機技術進行檔案管理的同時各企業單位并沒有提高對信息安全的意識，導致經常會出現一些檔案管理主機被各種黑客病毒侵襲導致信息丟失破壞等問題。辦公室檔案管理中涉及到的文件信息多種多樣，其中不乏企業或者單位的一些重要的工作內容以及關鍵的信息，一旦檔案管理人員缺乏信息安全意識，或者在收到需要保管的檔案信息時沒有做好相應的安全保障，就會導致各類信息存在較大的安全隱患，嚴重會造成巨大的經濟損失甚至要承擔法律責任。

1.2 檔案管理人員素質不高

在信息時代下對辦公室檔案管理人員的素質以及工作水平都有了更高的要求，在信息時代下辦公室檔案管理人員不僅要有足夠的檔案管理知識，同時還要能夠熟練的掌握計算機技術的使用以及網絡檔案管理的相關方法。因為在辦公室檔案管理過程中不僅僅是對簡單的檔案和各類信息進行一個電子存檔保存，更需要辦公室檔案管理人員能夠針對企業或者單位的各類信息進行信息庫以及數據庫的建立和管理，從而促進辦公室檔案管理的智能化以及檔案信息管理的科學化和自動化。但是面對信息時代下辦公室檔案管理的諸多要求，實際中辦公室檔案管理人員的素質以及工作能力并沒有達到相關要求的標準。再加上相關企業以及單位對于辦公室檔案管理的重視度不夠，導致缺乏對辦公室檔案管理人員的專業培訓以及先進技術的學習。

1.3 信息檔案管理機制不完善

多數企業和單位在辦公室檔案管理中缺乏相關的管理部門，多數都是由企業或者單位的行政部門來負責相關的檔案管理工作，在信息時代下辦公室檔案管理中這種安排存在著非常大的不合理性，也嚴重的影響了辦公室檔案管理的信息化發展。即便有一部分企業或者單位在內部設有專門的辦公室檔案管理部門，但是也由于沒有健全的管理制度以及相關的崗位責任制的制約，導致這個管理部門也只是存于表面形式，起不到應有的效果。由于沒有健全的檔案管理機制導致在實際的檔案管理中常常出現信息的丟失以及篡改和泄露等問題的發生，其最主要的原因是在檔案管理過程中沒有嚴格的標準和制度來約束檔案的收集、借閱和保管等環節的工作。

2 ?信息時代下辦公室檔案管理工作的途徑

2.1 建立信息化辦公室檔案管理平臺

2.1.1 檔案資料信息化

在辦公室檔案管理工作中各類檔案信息主要是包括企業或者單位的各個部門的工作進度、項目資料、會議記錄以及員工檔案等等，這些檔案和資料都是企業或者單位日常運轉的關鍵信息甚至包括企業資產等秘密資料，因此這些檔案資料都是具有非常大的保存價值，而且要絕對確保檔案資料的真實性。在信息時代下將各類的檔案資料進行信息化處理，應用先進的計算機技術將信息轉化成電子形式進行保存，在企業或者單位的各項資料中通過分類建立相應的數據庫和信息庫，從而使企業或者單位的各項檔案資料形成一個具有結構性和完整性的電子信息系統，將企業或者單位傳統中以紙質檔案以及音像形式存在的資料都進行數字化處理并保存，辦公室檔案信息庫的建立是一個非常漫長的過程，這也是建立信息化辦公室檔案管理平臺的重要環節。

2.1.2 定義通用接口

在目前部分企業或者單位的辦公室檔案管理中還沒有實現完全的信息化自動化，而是仍然采用半手工化的方式在進行檔案管理工作。多數企業或者單位的各個部門的辦公室檔案管理都是相對獨立的，并沒有實現各辦公室軟件接口的統一性，導致了各辦公室檔案信息冗余，給辦公室檔案管理人員的工作帶來困擾，增加了不必要的工作量。所以在信息時代下企業或者單位的各個部門在辦公室軟件上定義通用接口平臺，對整個企業或者單位的檔案管理進行統一的規劃，并能夠有效的實現企業內部資源的統一和共享。企業或者單位各個部門都應該積極的參與到辦公室檔案管理體系的建設中，從而有效的推動辦公室檔案管理的水平。

2.2 建立檔案信息資源管理系統

信息資源管理體統的構建是建設辦公室檔案管理信息平臺的基礎環節，采用數字化的電子文檔形式進行企業或者單位各類檔案信息的存儲，可以有效的提高檔案管理工作的效率。檔案信息資源管理系統可以有效的進行資料的檢索，能快速在眾多檔案中找到所需要的檔案資料和信息，而且也能夠打破時間和地點的限制，隨時隨地進行信息資料的傳輸，使各項工作的效率都有一定的提高。同時各個企業或者單位也應該加大對檔案信息管理系統建立的重要性的認識，從而能夠在人力以及財力上都給予一定的支持，使辦公室檔案管理平臺能夠順利建成。

2.3 提升辦公室檔案管理水平

2.3.1 建立完善的辦公室檔案管理機制

在目前信息時代下辦公室檔案管理必須要重點關注檔案資源以及使用和安全三方面的體系建設以及信息化建設，從而推動企業以及單位的辦公室檔案管理工作向信息化發展。首先要設立專門的辦公室檔案管理部門，并根據企業以及單位的規模和檔案管理的實際情況來設立相應的人員組成機構;其次要針對管理部門的相關內容建立相應的管理機制、管理人員崗位責任制以及相應的考核制度和獎罰制度，必須具備全面完善的管理制度，才能有效約束人員的工作行為，促進其工作質量的提升;另外要以信息化建設為辦公室檔案管理工作機制的切入點，并且以資源體系、利用體系以及安全體系等三方面的建設為基礎，來實現最終辦公室檔案管理數字化平臺的建設;最后企業或者單位的辦公室檔案管理機制必須要與企業的文化以及企業其他方面的規章制度相結合，才能真正發揮辦公室檔案管理在企業或者單位的職能和作用。

2.3.2 加強辦公室管理工作人才隊伍的建設

在部分辦公室檔案管理工作中工作人員并不是檔案專業也不是計算機專業，對于相關的基礎知識只掌握皮毛，無法滿足信息時代下對辦公室檔案管理的要求，而且非專業人士也無法充分意識到檔案管理的重要性，因此在工作中常常因疏忽導致各種問題的發生。所以各企業單位必須加強對辦公室檔案管理工作人員的素質以及專業技能的培訓，可以通過組織學術討論以及各種交流會的形式來進行工作人員的工作交流，通過學習其他優秀企業的案例來不斷提高自身的專業素質和能力，也可以聘請一些專業能力比較強的人才來擔任此工作，從而給企業單位建立一支優秀的檔案管理人才隊伍。

3 ?結語

總而言之，在信息時代下辦公室檔案管理工作面臨著諸多的挑戰，要想在新的時代下能夠迅速提升企業單位辦公室檔案管理的工作水平，就必須針對這些現實問題進行相應的優化和改進，從而讓辦公室檔案管理工作能夠充分發揮其職能和作用。

參考文獻

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