“雙一流”視域下高校人事檔案利用服務研究

摘 要 結合“雙一流”建設背景下高校的發展情況，以人事管理改革為出發點，分析了人事檔案利用的優勢、劣勢、機遇及挑戰，探討人事檔案的利用價值與發展現狀，以期推進人事檔案管理工作科學化、制度化、規范化。

關鍵詞 雙一流 高校 人事檔案 SWOT分析

中圖分類號 G273.5 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-10-29

作者簡介：李影溪，長安大學人事處，館員，碩士研究生，研究方向為檔案管理。

Research on Development and Utilization of Personnel Archives in Double First-class Universities

—Analysis and Selection Based on SWOT

Li Yingxi

Abstract Based on the development of universities under the background of “double first-class” university construction， the paper starts with personnel management reform， uses SWOT to analyze the strengths， weaknesses， opportunities， and challenges of personnel archives utilization， and discusses the utilization value and development status of personnel archives in order to promote the scientization， institutionalization， and standardization of personnel archives management.

Keyword double first-class; university; personnel archives; SWOT analysis

建設“雙一流”大學是我國從經濟強國到教育強國，從發展經濟到人才培養的重要轉變[1]85。人才是“雙一流”建設的關鍵和重點，完善的管理制度和優秀的管理人員是“雙一流”建設的支撐和保障。而對科研人才和管理人員的教育培養、選拔任用、管理監督和評鑒評判都是以人事檔案中記載的原始信息為基礎，全面反映個人德、能、勤、績、廉的人事檔案成為高校各類人才培養與建設的起點。因此，加強高校人事檔案科學管理與利用，才能使其更好地發揮服務干部人才的效用，更好地為高校“雙一流”建設提供人才保障。

一、“雙一流”視域下高校人事檔案利用的趨勢

1.利用需求多樣化。“雙一流”建設需要多種人才，對人才的挖掘進一步擴大了人事檔案的利用范圍，包括組織人事部門對干部的考察審核、對其“三齡兩歷一身份”的界定、職務職稱申報、職級晉升調配、黨員發展政審、工資待遇認定、考核調動審批、紀委監察部門對黨員及其他教職工違紀違法案件的審查，教職工個人繼續深造被要求提供的學歷學籍證明材料及落戶、遷戶、遺產繼承等原因需辦理親屬關系證明材料等。

2.利用方式多元化。檔案利用方式應緊跟“雙一流”建設，在收集與保護檔案紙質信息的同時，加快推進人事檔案電子信息化管理。由使用傳統查借閱紙質檔案的方式向通過現代化的電腦手機等移動設備電子查閱模式轉變，網絡化、自主化的多元利用方式不僅可以為教職工提供便利，還可提高檔案工作的效率與管理人員的服務質量，更將改變利用者對檔案信息資源的獲取方式及享受檔案信息服務的習慣。

3.利用內容豐富化。當前，對人事檔案的利用內容不僅局限于核定本人的年齡、工齡、學齡與參加工作時間，還更加側重通過檔案信息的記載全面了解其政治表現、能力業績、專業技術水平與獎懲情況，利用的內容基本涵蓋了人事檔案中所有收集歸檔的材料。利用內容的豐富化使人事檔案的利用率與利用需求呈上升態勢，為人事檔案管理發展提供了契機，同時人事檔案的受重視程度也有所提升。

二、“雙一流”背景下高校人事檔案利用服務的 SWOT分析

1.優勢分析。（1）檔案管理法制化有利于優化人事檔案管理模式和運作方式。我國干部人事檔案的相關政策條例都以《檔案法》為依據，旨在為人事檔案管理工作提供遵循和指導，堅持“黨管干部、黨管人才”“依規依法、全面從嚴”“分級負責、集中管理”“真實準確、完整規范”“方便利用、安全保密”的原則，為規范干部人事檔案工作保駕護航。新時代干部人事檔案工作的發展應遵循干部人事檔案政策法規，同時干部人事檔案政策法規也為干部人事檔案工作營造了透明的檔案法制環境。（2）檔案信息原始性有利于對人事檔案的重視和信任。檔案材料真實準確，全面及時地突出教職工的德、能、勤、績表現，使相關部門可以宏觀地了解和掌握干部的綜合狀況，且在大眾心中具有較高的社會認可度和心理地位。人事檔案真實完整地記載了干部的個人經歷、政治思想、品德作風、才干技能、工作表現等，是干部個人成長歷史的全面記載，是高校人力資源管理的重要組成部分，是高校人才隊伍建設的重要基礎，是高校“知人、用人”的重要依據[2]143-146+148。

2.劣勢分析。（1）人事檔案管理人員隊伍建設有待提升。隨著高校教職工人數的不斷增多，人事檔案的卷冊數量呈現逐年遞增的狀態。然而高校人事檔案專職管理人員嚴重匱乏，絕大多數不能達到“千檔一人”的管理標準，以“臨時”“兼職”“返聘”等頭銜替代專職、全職的檔案管理人員成為普遍現象，由此導致高校人事檔案管理工作難以突破工作效力低下、工作進展緩慢的困局。同時檔案管理人員對數字檔案信息的采集、分類等信息化工作缺乏理論和實踐知識，造成同時具備計算機技術、網絡技術和精通檔案管理的復合型人才短缺現象較為突出[3]76-78。（2）人事檔案管理現代化建設有待加強。隨著計算機技術的迅猛發展，將教職工人事信息進行電子化錄入已經成為常態，電子化不僅可以編目、檢索、統計，更在保護檔案的原始內容與紙質記錄方面發揮重要作用。但在人事檔案電子化的過程中，仍然面臨難題亟待解決。一方面，人事檔案收集的材料種類繁多，制式不一，對紙質頁面材料的掃描統計需要耗費大量時間與經濟成本;另一方面，如何平衡人事檔案的開放利用和隱私保護、檔案內容的電子化信息共享和內容信息安全之間的矛盾，還需要長期實踐經驗的思考和探索。

3.機遇分析。（1）良好的政策導向與外部環境。國家對檔案事業發展的重視是檔案工作建設的重要機遇和契機。近年來，中共中央辦公廳、國務院辦公廳相繼發布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》等具有指導意義的政策文件。新頒布的《干部人事檔案工作條例》更是明確了今后人事檔案工作的基本遵循，中央組織部在全國范圍內開展的干部人事檔案專項審核工作維護了檔案工作的嚴肅性和公信力，充分發揮了人事檔案在人才選拔工作中的基礎性作用，這一系列的舉措都指導著檔案管理工作的實踐，推動著檔案事業的發展。（2）有力的技術支持與網絡環境。在計算機和互聯網技術的快速發展下，檔案管理的大趨勢是電子信息化。在保護、完善、更新原始紙質檔案的基礎上，開發檔案管理新模式，拓展檔案管理新功能，提高檔案的利用率，向建設“雙一流”高校看齊。網絡和各種計算機語言為代表的先進技術為檔案電子信息化提供了保證，干部檔案管理部門可以依靠網絡，并逐步采用現代管理模式和方法來實現檔案業務操作的自動化與網絡化，促進網上檔案業務，邁進社會化的信息需求市場[4]35。

4.威脅分析。（1）檔案數字化存儲的風險。人事檔案數字化能提高工作效率，方便檔案查閱與管理，但在數字化的同時，利用網絡存儲存在諸多問題。例如，信息安全是否得到保證、數據是否完整等，同時會產生由于紙質內容與電子信息的空間交換、脫機保存的時間推移與存儲介質的老化而帶來的風險，更會產生檔案數字化長期保存需求與存儲載體脆弱和不斷更新升級的技術之間的矛盾。如未及時解決和處理，產生較大的漏洞，最終將會導致數字化檔案信息的損毀甚至丟失，影響其完整性。（2）檔案查借閱中的利用風險。建設“雙一流”高校，學校對干部人事信息的獲取頻率與使用需求也發生了較大的轉變。為掌握學校教職工整體狀況，需求信息的范圍會由原先基礎的“三齡兩歷一身份”的個人人事信息轉變為針對性強、覆蓋面廣的綜合專項人事信息。實際工作中，鑒于多數利用者對人事檔案的內容分類和保密制度并不熟知，就容易造成在利用實體檔案時無法快速、準確找到所需信息，或對于可復制和摘錄的檔案內容限度把握不清，使檔案中的個人信息遭到傳播泄露。

三、思考與展望

人事檔案是人事管理工作的記錄，人事管理工作都以人事檔案中的材料記載為依據，人事檔案以原始記載的保存形式反映了個人全方位的綜合素質。新時期的人事檔案工作應成為高校“雙一流”建設與發展的助力器，成為高校改革和提升學科建設水平、人才培養質量、科研技術能力的基礎保障，進而在“雙一流”大學建設視域下，提升人事檔案利用價值，提高人事檔案服務能力，以此推動一流大學和一流學科建設。

參考文獻

[1]彭月.“雙一流”大學建設背景下高校管理隊伍建設[J].中國培訓，2016（8）.

[2]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發與經濟，2009（12）.

[3]孫細妮.基于SWOT分析法的高校檔案信息資源共享模式研究[J].企業技術開發，2013（11）.

[4]蔣萍萍，張寶玲，肖玉.試議高校檔案信息資源的共享[J].黑龍江檔案，2014（2）.