也談檔案信息資源整合問題及對策

摘 要 檔案信息資源整合始終是檔案界的熱門話題，也是檔案部門多年來一直努力追求的工作目標。文章分析了檔案資源整合工作存在的問題，并就這些問題提出對策。

關鍵詞?檔案信息資源 整合 問題 對策

中圖分類號 G270.7 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-12-12

作者簡介：韓貴林，葫蘆島市檔案館，副研究館員。

On the Problems of Archives Information Resources Integration and Countermeasures

Han Guilin

Abstract The integration of archives information resources has always been a hot topic in the archives field， and it is also the goal that the archives department has been striving to pursue for many years. This paper analyzes the problems existing in the integration of archives resources， and puts forward countermeasures for these problems.

Keyword archives information resources; integration; problem; countermeasures

檔案信息資源（統稱“檔案資源”）整合，是指將立檔單位形成的對黨和國家以及人民群眾具有保存價值的各種門類和載體檔案資料變無序為有序、變分散為集中管理的過程，最大限度地優化檔案資源配置，并通過數字檔案館（室）建設，實現各級各類檔案館、立檔單位檔案信息的互聯互通，打破檔案“信息孤島”現象，實現更大范圍內的檔案資源共建共享。

檔案資源整合，應包括以下三個方面工作：一方面要在檔案形成源頭上做到“應收盡收、應歸盡歸”，即立檔單位應把工作活動過程中形成的各類檔案資料收集齊全完整，并按照標準進行系統整理;另一方面要在檔案流向上做到“應接盡接、應管盡管”，即各級各類檔案館應把屬于進館范圍的檔案分別齊全完整地接收進館;第三方面要在開發利用上做到“應查盡查、應用盡用”，即通過檔案數字化，實現各級各類檔案館、立檔單位檔案信息互聯互通和共享。

一、檔案資源整合工作存在的主要問題

1.立檔單位檔案收集歸檔不全。立檔單位檔案是檔案館檔案的重要來源和基礎，其檔案的齊全性、完整性決定了館藏檔案的齊全性、完整性。目前，立檔單位檔案收集不全問題十分嚴重：一方面是應歸檔保管檔案種類收集不全，多數單位僅對文書、會計、照片檔案進行了收集整理，忽視了專業、音像、實物、電子檔案的收集整理;另一方面是已歸檔保管檔案收集不全，如文書檔案中黨建、人事、工資方面資料，照片檔案中文字說明材料缺失嚴重等等。因此，立檔單位檔案收集歸檔不全已成為影響檔案資源整合的關鍵所在。

2.相關專業檔案標準出臺滯后。2011年，國家檔案局連續發布了兩批《國家基本專業檔案目錄》，但迄今為止，尚有一些專業檔案因缺乏自上而下的具體標準導致無法進行系統整理。而地方檔案部門對于上述專業檔案標準制定又有畏難心理，因為一旦有關上級部門制發了新的標準，原有已按地方標準整理的專業檔案則需要拆卷重新整理，如國家人力資源和社會保障部3號令《社會保險業務檔案管理規定（試行）》頒發后，各地先后分別對社保業務檔案重新拆卷整理，浪費了大量人力物力。

3.接收進館檔案結構不盡合理。為加快檔案資源整合，2011年國家檔案局印發了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，明確要求綜合檔案館把相關專業檔案列入接收范圍。但從接收效果來看，目前各綜合檔案館接收進館檔案主體依然是以文書檔案為主，專業檔案寥寥無幾，館藏文書檔案持續增加，檔案結構變化不明顯。究其原因：一是立檔單位對相關專業檔案沒有進行規范整理，導致無法移交;二是立檔單位對相關專業檔案已進行了系統整理，但考慮利用方便問題不愿意移交;三是檔案館相關人員不掌握立檔單位應移交進館檔案種類，未將相關專業檔案列入接收范圍。

4.檔案數字化進展緩慢。檔案資源整合，既包括實體檔案資源整合，也包括數字檔案資源整合，二者互為聯系，缺一不可。從檔案數字化完成情況來看，由于經費和人才等方面原因，檔案數字化進展情況不一，主要表現為：經濟發達地區明顯領先于經濟落后地區，各級各類檔案館明顯優于同級立檔單位，文書檔案明顯好于專業檔案，有專業人才的檔案館明顯強于沒有專業人才的檔案館。因此檔案數字化發展不平衡，特別是專業檔案數字化進展緩慢，已嚴重影響了檔案資源整合與開發利用。

5.檔案部門專業人才缺失。檔案部門專業人才匱乏已嚴重影響了檔案資源整合步伐。以我市為例，由于各種原因，近二十年來，市、縣（區）兩級檔案部門沒有錄用過一名檔案專業畢業生，負責檔案業務指導工作的分管領導和同志也基本不是檔案專業出身，既不掌握檔案形成規律和特點，也不懂得如何開展檔案工作，加之缺乏鉆研檔案業務的積極性和工作熱情，有的領導甚至把文書檔案與專業檔案混為一談，以其昏昏使人昭昭，在開展檔案資源整合過程中鬧出了許多笑話，影響了檔案資源整合進度和工作質量。

二、加快推進檔案資源整合工作的對策

1.強化立檔單位檔案收集歸檔工作。確保立檔單位檔案收集齊全、整理規范，是做好檔案資源整合的首要環節，脫離了檔案在形成源頭上的收集歸檔工作，檔案資源整合就成了無源之水、無米之炊。因此，檔案部門要緊緊圍繞如何做好立檔單位檔案收集歸檔工作開動腦筋，采取督導立檔單位建立健全文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、上門培訓、現場指導、執法檢查相結合等方式，強化立檔單位檔案收集歸檔工作的監督指導，確保立檔單位形成的應歸檔保管的各類檔案做到“應收盡收、應歸盡歸”。

2.加大專業檔案規范化管理力度。加強專業檔案收集歸檔工作，提高專業檔案管理水平，對于加快推進覆蓋廣大人民群眾各方面情況的檔案資源體系建設具有重要意義。針對管理標準缺失或標準已經過時的專業檔案，有關專業主管部門應積極會同國家檔案局抓緊編制出臺相關專業檔案管理辦法，采取自上而下、條塊結合等方式，加大專業檔案收集、整理、歸檔監管力度，力求專業檔案管理工作無死角，為促進檔案資源整合、改善檔案結構創造有利條件。

3.依法做好檔案接收進館工作。各級各類檔案館要依據《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》，結合《國家基本專業檔案目錄》，在深入各立檔單位開展檔案調查研究的基礎上，科學編制《檔案館收集檔案范圍細則和工作方案》，依法界定檔案應進館單位名錄及每個單位應進館檔案種類明細，提高檔案接收進館工作的精準度和有效性，確保屬于進館范圍的檔案做到“應移盡移、應接盡接”。檔案部門應做好《檔案館收集檔案范圍細則和工作方案》審核工作，確保立檔單位檔案流向合理，充分發揮作用。

4.積極推進數字檔案信息共建共享。各級各類檔案館和立檔單位，應嚴格依據檔案數字化標準，同步推進數字檔案館（室）建設。一要加快推進檔案數字化，不僅要積極推進文書、會計、照片等常規檔案數字化，更要加快推進專業檔案數字化，確保檔案數字化全覆蓋;二要規范檔案數據庫建設，應依據檔案數字化成果，有序推進各類專題檔案數字庫建設，提高數據庫建設質量標準，確保檔案數據內容真實可用;三要積極搭建網上檔案信息利用平臺，依托政務內網或專線，實現各級各類檔案館、立檔單位檔案信息的互聯互通和檔案信息共建共享。

5.深化檔案專業人才隊伍建設。做好檔案工作，離不開檔案專業人才的努力工作。針對目前檔案部門人才匱乏，特別是檔案專業復合型人才短缺的實際，檔案部門要把增強人才意識放在首位，下大力氣強化專業人才的引進和培養鍛煉。一要通過考試錄用等方式加大檔案專業人才引進力度，改善干部隊伍知識結構;二要加快在職干部的培養與鍛煉，切實提高干部隊伍的能力和水平;三要建立凝聚人才發揮作用的機制，調動專業人才工作的積極性和主動性，為促進檔案資源整合、推動檔案事業健康發展作出更大的貢獻。

總之，檔案資源整合是一項復雜的系統工程，既包括檔案在源頭上的收集歸檔，也包括檔案接收進館工作;既包括傳統檔案管理工作，也包括數字檔案館（室）建設;既包括實體檔案資源整合，也包括數字檔案資源整合，內容涵蓋檔案工作各個方面，檔案部門要統籌規劃，精心組織，全面推進。

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