責編利用終校自查表提高學術期刊校對質量
——以《西安工業大學學報》為例

潘秋岑，張立新，蘇俊宏

“三審三校”是圖書、報紙、期刊出版單位內容編輯環節的基本制度，是期刊出版的中心工作，對保障期刊質量具有關鍵性的作用。但一些出版單位由于內部管理失范，“三審三校”制度執行不到位，有的甚至流于形式，嚴重影響內容導向和出版質量。為完善出版單位制度建設，排查風險隱患，2019年，國家新聞出版署開展了出版單位“三審三?！敝贫葓绦星闆r專項檢查。其中，校對工作環節一定程度上體現了編輯的業務技能，對期刊的良性發展有著重要的影響[1]。為了提高編輯部工作效率，促進編輯出版工作的標準化、規范化，提升期刊校對質量，大多數期刊出版單位制定了編輯部“三審三校”制度[2]，在校對中采取輪校與責任編輯負責制，為期刊質量提供制度保障。除了人工紙筆校對方式，有關學者提出了電子化智能編校方式提升效率和質量，如文獻[3]提出采用Word VBA技術進行一鍵智能編校，該系統操作簡單，對編輯無技術要求；文獻[4]提出采用xodo軟件實現對稿件的實時交互和遠程協同辦公編校，實現無紙化辦公和數據共享共存；文獻[5]基于知識管理，運用數字化出版便捷功能對科學技術期刊編校排版流程進行優化；文獻[6]提出利用身邊的常用工具和軟件（如word、流程單、通讀校對單）提高編校效率和查錯率。但計算機的電子化應用會給期刊校對帶來諸如錄入差錯、系統變換差錯、改樣差錯和編輯疏忽差錯等問題[7]。也有學者提出從把握心理、強調規范、注意細節[1，8]等方面完善編校細節，或采用編校合一+互校[9]方式進行校對，或在一校過程中實行逐段、逐字和逐項校對以盡量提前消滅差錯，從而提高編校效率及刊物質量。

但在實際校對工作中，雖然單篇稿件歷經了編輯的三次校對及作者自校，整期期刊歷經了當期責編的統編、統校、通讀，可能責編經驗很豐富、技能很嫻熟，也難以把所有的細節做到面面俱到，難免會有粗心、遺忘或犯錯的時刻，稿件基本要素常出現以下差錯問題：信息缺失；內容錯誤、不匹配及前后不統一；格式錯誤或不規范等。因此，對稿件增加校次，編輯對稿件進行終校極具必要性?！段靼补I大學學報》（后文統稱“本刊”）于2006年分別設計制作了針對單篇稿件和整期稿件的責任編輯（后文統稱“責編”）終較流程表，2019年在開展國家及省新聞出版署下發的“三審三校”自查工作中，本刊重新梳理了責編終校自查表，以期促進校對稿件的規范化，提高期刊的校對質量。該方法對學術期刊進行校對優化和降低差錯率具有一定的參考依據和借鑒意義。

1 本刊基本情況及責任編輯校對制度

本刊主要刊登光學、機械、電子、計算機、材料、土木及管理等工程應用研究方面的，具有創新性、高水平和有重要意義的學術論文以及反映學科發展狀況的綜述的學術期刊。本刊為雙月刊，雙月25日發行。由于本刊為高校類學術期刊，因此主要作者群為從事本專業的大專院校的師生及部分科研、生產和管理一線的科技工作者。

本刊編輯部人員構成為：編輯4人，主任（兼副主編）1人，副主任（兼副主編）1人，執行主編1人（兼任），主編1人（兼任）。本刊在校對中采用互校與責任編輯負責制，指當期責任編輯根據稿件學科類別與參與校對的人員的專業及特長，將本期待校對的稿件交叉分發給單篇責任編輯（包括編輯部的4名編輯及1名副主任）校對，當期責任編輯為本期的責任者、管理者、統籌者與督查者，也參與單篇校對。其中，單篇稿件校對不低于3個校次，包含一校、二校、三校、對接作者自校及終校；整期責任編輯校對職責為當期通讀統校、終校，需從整體上把關期刊的規范性、統一性和完整性，以期在將整期刊物提交給副主編和執行主編進行審讀及主編進行終審前降低校對差錯率。

2 終校自查表設計

2.1 設計原則

設計終校自查表的目的在于，使單篇稿件責任編輯和本期責任編輯分別及時發現單篇稿件和整期刊物基本要素存在的不規范、不統一以及遺漏信息等問題，關注細節，降低期刊校對差錯率。因此，其設計原則為：

1）以稿件的基本元素為核查基準，并遵循刊物規范要求。選取本刊刊發稿件的基本要素（包括頁眉、DOI編碼、學報網址、摘要、關鍵詞、中圖號、腳注、標題、圖表、公式和參考文獻序號等）作為核查項，并遵循本刊的基本要求和規范來校對各要素是否齊全、準確及對應統一等。

2）依據不同階段的終校要求，明確核查要素。根據責編各階段（單篇終校階段和整期終校階段）的角色職責和要素確定程度，設計針對性的終校自查表。

3）具體要素詳解。有些要素的具體要求比較詳細，甚至有所區別，因此通過注釋形式進行詳解，供責編參照校對。

2.2 構成要素及注釋

根據以上設計思路，分別設計本刊單篇稿件的責編終校自查表（簡稱“13項”，見表1）及整期刊物的責編終校自查表（簡稱“18項”，見表2）。兩者大部分核查要素相同，但由于兩個終校階段的特征不同，可以確定的要素有所不同，因此，兩者最大的區別在于，整期刊物的責編終校自查表額外包含目次標題、姓名和頁碼、頁眉信息、DOI編碼、文章編碼、引文內容和格式、上接和下轉頁碼等要素。

表1 《西安工業大學學報》單篇稿件責編終校自查表

注釋：

1）校對每篇稿件標題序號以及標題字體、字號、間距是否符合本刊規范要求。

2）DOI編碼格式為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.年.期.稿件序號。

例如：2015年第1期第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.001；2015年第1期第2篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.01.002；2015年 第2期 第1篇文章的DOI編碼為：10.16185/j.jxatu.edu.cn.2015.02.001。以此類推。

3）學報編輯部官方網站網址為：http://xb.xatu.edu.cn。

4）文章編號為：1673-9965（年份）期數-稿件首頁頁碼-稿件頁數。

例如：2019年第5期第7篇文章的文章編號為：1673-9965（2019）05-0501-07。

5）校對每篇稿件腳注。其格式為：

收稿日期：年-月-日

基金資助：項目名稱（項目編號）；項目名稱（項目編號）。

第一作者簡介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產)

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(全脫產)

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(半脫產)

通信作者簡介：

①姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(在職)

②姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及碩士研究生，E-mail:××××。(全脫產)

③姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及博士研究生，主要研究方向為××××；E-mail:××××。(全脫產)

④姓名（出生年—），性別，第一單位名稱及職稱，博士研究生，主要研究方向為××××，E-mail:××××。(半脫產)

6）引文內容和格式為：

作者名.題名[J].西安工業大學學報，年，卷（期）：頁碼。（中英文）

例如：

葛少博，劉衛國，周順，等.薄膜光學微金字塔結構陣列的制備研究[J].西安工業大學學報,2019,39(3):253-259+265.

GE Shaobo,LIU Weiguo,ZHOU Shun,et al.Preparation of Thin Film Optical Micropyramid Structures Array[J].Journal of Xi’an Technological Universi ty,2019,39(3):253-259+265.

3 終校自查表使用步驟和說明

根據本刊的實際使用經驗，責任編輯終校自查表使用步驟和說明如下：

1）當期責編在整期刊物進入終校階段之前，要求單篇稿件責編按照 “13項”內容在規定時間內對其負責的每一篇稿件按要素進行逐一對照校對，終校期間若遇到疑問，應及時與當期責編（督查角色）溝通解決問題，以確保校對的高效率、按時性和準確性。

2）由于單篇責編對論文的編校難免會出現差錯、遺漏等現象，因此，當期責編在單篇責編對所有稿件進行終校后，安排排版人員將當期稿件按照要求完善串聯所有信息內容（頁眉、頁腳、腳注、文章編碼和DOI編碼等）并進行統編、統校，然后按照整期終校自查表逐一對照核實、排查、訂正當期所有稿件的“18項”，確定所有項無誤并簽名后，方可將整期期刊交給副編審審讀，并負責訂正副編審審讀后提出的問題，最終保證稿件的終校質量，降低整期刊物的編校差錯率。

3）單篇責編和當期責編均需嚴格執行終校自查表，完成校對的要素在對應的欄目后打“√”，有問題的項需在備注欄注明，終校結束后務必簽名并訂正問題后，才可將稿件或期刊提交下一步進程，這就具有一定的強制性，責編需具有較強的執行力。

目前，本刊在期刊終校階段嚴格按照以上步驟和說明開展工作，雙重保障了期刊的編校質量，為后續副主編的審讀和主編的終審工作提供了制度和質量保障。

4 終校自查表的價值

4.1 利于強化規范性，降低校對差錯率

單篇責編對稿件進行終校將有利于降低稿件基本元素的校對差錯率，盡早、盡可能多地消除錯誤，為后期當期責編的整期終校工作提供了一定質量保障；當期責編進行整期終校，是期刊提交審讀和終審前非常重要的一個加強查漏補缺、強化規范性、提高稿件校對質量的環節。

4.2 利于總結規律和經驗，提前避免錯誤

本刊要求責編在單篇終較和當期終校環節務必使用終校自查表，并進行記錄和簽名。對于責編自身，可根據終較流程表的記錄，自查自身在校對過程中容易疏忽、出錯的地方，以便提醒自己后續校對時應重點關注的要素，提高自身校對水平和效率。對于編輯部而言，可通過每期的終較流程表直觀了解每個責編的校對情況，對比分析校對時錯誤及不規范問題較集中的地方，以期使單篇責編在前期的三次校對階段及當期責編在統編統校階段，盡可能提前消滅錯誤和不規范問題。

5 結語

“三審三?！笔瞧诳幮＿^程極其重要的環節，對于稿件的校對部分，即便經歷了三校，也難免會有遺漏、錯誤等問題，因此增加校次有助于提高期刊的校對質量。責編在完成稿件三校之后，添加終校文章的基本元素環節，有利于保障整期期刊的完整性、一致性、規范性，并避免犯低級錯誤。這就要求責編具有細心、責任心和大局觀，根據終校自查表進行逐一對照校對，整體提升刊物的校對質量。由于責編的經驗、技能會隨著時間的推移有所變化，因此，責編利用終校自查表的效率會隨其能力的提升而有所增強，這就需要責編進行靈活運用。