分析企業檔案管理工作存在的問題與對策

史立娜

摘 要：一個企業如果想發展地更好首先就要進行檔案管理工作，檔案的管理工作與企業的行政、經營都有密不可分的關系，企業檔案管理的對象包括整個企業的資產和機密，所以對企業的經濟效益和發展前景都會產生很大的作用，但是在當前的企業檔案的管理中還存在一些問題，只有解決了這些問題，才能讓企業更有活力，不斷地前進。

關鍵詞：企業檔案管理;問題;對策

引言

檔案，顧名思義，就是對我們所生活的社會的記錄。企業檔案就是指企業對公司各項資料的記錄，以便為以后的工作提供依據。如今企業之間面臨的競爭壓力越來越大，企業的檔案管理工作也對企業的發展起著越來越重要的作用，所以企業必須找出自身在檔案管理工作中的問題，提高檔案管理工作的水平。

一、企業檔案管理工作中存在的問題

（一）企業進行檔案管理的意識比較弱

在很多企業管理者的思想中，企業的主要任務就是進行生產和經營，目的就是為了獲取利潤，檔案管理的工作通常不被重視，沒有專業的人員進行管理，就是一些其他職務的工作人員順帶進行整理和管理，比如文秘等對其進行管理，而且一般情況下也不會在檔案管理工作中用很長的時間，所以很多企業的檔案管理都比較雜亂。

（二）檔案管理制度十分不完善

企業的檔案管理工作實際上非常繁瑣，而且每個企業都有自己的獨特性，應該根據企業自身設計一套科學合理的檔案管理制度，這樣便可以讓企業更加井井有條，隨著經濟和科技的不斷發展，很多的企業不斷進行摸索，已經建立起了一些檔案管理方面的制度，然而這樣的制度還存在許許多多的不完善性和漏洞，比如在檔案的保存方面，沒有將檔案放置于十分隱秘的地方，如保險箱等，只是放在了普通的檔案柜里，甚至沒有上鎖，這樣就會造成檔案丟失和泄露的風險。一些檔案可以允許很多員工借閱，而由于沒有完善的制度規定，很多員工在檔案上涂涂改改，隨意亂畫，影響了檔案的準確性。

（三）檔案管理方式落后

目前，我國現在的很多企業對檔案的記錄仍然是讓員工進行手工或者手動的記錄，而隨著企業的發展，面臨的需要整理的數據將會越來越多，面對海量的數據，人工很難避免漏輸或者輸錯數據的情況，一旦數據出現問題，企業也很難發現，到最后可能會影響到整個企業的發展，將企業置于尷尬的境地，面對信息化的飛速發展，雖然一些企業進行了改進，但是員工沒有經過專業的培訓，實際上效率也很低。

（四）企業檔案不完整，信息利用率低下

很多企業的檔案是紙質的形式，非常多，員工在進行收納和整理時面臨很大的困難，有時候就會隨意堆放，新的員工再次接手時會更摸不著頭緒，然后這樣一代一代傳下去，幾乎全部的檔案都被打亂了，想要找到一份檔案可能就是大海撈針，還有的雖然是建立起了計算機系統由于是公開的，但是系統也很不完善，輸入的檔案不全，或者是查閱機器失靈的情況常有出現，這樣就導致信息利用率十分低下。

二、加強企業檔案管理工作水平的對策

（一）依靠法律來加強企業檔案管理工作的水平

企業可以通過學習《檔案法》和《企業檔案管理規范》等法律中的規定與舉措來建立一套制度，加強對企業檔案的管理，同時還要設計一個符合自身企業規律的科學的檔案網絡，這個網絡必須保證所有的檔案都能被記錄進去，容易查找，不易破解等，該檔案網必須是公司的內部網絡，以防他人盜竊公司機密，同時還要對所有檔案進行分類，編排目錄，便于查找。

（二）讓檔案信息資源得到更加充分的開發和利用

檔案信息資源的開發和利用關乎企業的發展，在如今的信息化時代更是如此，哪個公司和企業能夠把檔案信息資源利用好，哪個企業就能得到又好又快的發展，所以一個求進的企業必須把檔案信息資源管理重視起來，企業在信息化管理檔案中要把人、物、財、產、銷、供等結合起來集中到檔案中，同時還要加強對檔案管理人員的培訓，讓他們對自己的業務熟練起來，變得更加專業，這樣才能讓死板的檔案變得更加鮮活，讓檔案更能發揮自己的作用，為公司和企業的發展注入一份新的力量。

（三）提高企業對檔案管理的認識，從心里重視企業檔案的管理

目前的很多企業都存在對檔案管理的不重視現象，檔案隨意放置、隨意涂畫的現象十分普遍，要想真正提高企業高層及普通員工對檔案管理的重視，就必須要將檔案管理工作設為一項獨立的工作，并且負責人必須具備高度的檔案責任感，定期整理檔案，加以分類，同時還要向上司及其他相關部門匯報檔案情況，讓整個企業都對檔案管理工作重視起來，負責人除了要有責任感還要有上進心，企業應該多多組織有關檔案管理的培訓，讓檔案管理的負責人和員工參加，讓他們學到更多的關于檔案管理工作的知識，更好的運用到他們的工作中，在經費方面給予他們一定的補助或者是報銷，讓他們能沒有壓力地進行深造，為企業提供更好的服務。

（四）加強檔案管理人員的素質要求

檔案管理人員不僅要有高度的責任感，還要具備很強的政治素質，因為對于一個企業來說，有的檔案是必須公開的，有些檔案是絕對機密的，還有些檔案是可以公開但不能全部公開的，作為一名檔案管理人員必須要堅守自己的原則，不能違反公司的規定販賣機密檔案。

結束語

企業的檔案管理工作對于企業來說是最基本的工作，但同時也是最容易被忽略的工作，如果企業不重視檔案管理，只重視經濟效益，企業將會在未來面臨很大的挑戰，本文通過闡述檔案管理工作中人員檔案管理意識不強，檔案管理制度不完善，檔案管理信息化程度低等問題，提出了一些增強員工檔案管理意識，健全檔案管理制度的一些辦法，希望對企業的檔案管理有所幫助。

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