信息時代檔案數(shù)字化外包質量與安全風險控制

陳梁

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)、社會團體和自然人產生了大量的檔案，檔案管理外包服務應運而生。然而，目前我國企業(yè)檔案管理外包過程中仍然存在一定的風險，制定有效的防控策略已刻不容緩。在此基礎上，本文分析了企業(yè)檔案管理外包面臨的風險，并提出了幾種有效的防控策略，希望能為我國企業(yè)防范檔案管理外包風險提供一些有益的參考和借鑒。

關鍵詞：信息時代;檔案數(shù)字化;外包質量;安全風險控制

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產經(jīng)營過程中逐步形成的具有保存價值的各種文件和資料，體現(xiàn)了企業(yè)社會活動的全過程，對促進企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要的參考價值。檔案管理外包是企業(yè)檔案管理發(fā)展的新趨勢，對解決企業(yè)檔案管理手段落后、管理模式不規(guī)范等問題發(fā)揮了重要作用，但檔案管理外包過程中也存在一些風險，企業(yè)應給予足夠的重視。

1 信息時代檔案數(shù)字化外包風險

1.1檔案質量風險

如果檔案機構不能進行過程控制和后期評估，數(shù)字檔案在數(shù)字處理過程中的質量基本上由外包公司自己控制。檔案部門在驗收階段進行質量檢查時，由于數(shù)量大和技術限制，不能逐一核對，但抽樣檢查很難對質量實現(xiàn)綜合控制，即使技術足夠強大，技能和信息之間的不對稱也會導致其質量下降。

1.2檔案信息安全風險

數(shù)字外包范圍的定義標準不同，一些秘密文件進入外包范圍，泄漏的風險很高;在數(shù)字處理過程中，有許多環(huán)節(jié)，如整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)鏈接、校對、還原和存儲等，可能有外包公司未能及時處理復制的文件，導致泄漏的情況。

2 檔案管理外包安全與質量風險控制

2.1合理評估外包可行性

企業(yè)在實施檔案管理外包前，應組織有關領導、檔案管理部門和第三方組成評估小組，研究分析企業(yè)檔案管理外包可能出現(xiàn)的風險特征、來源、條件和對策。同時，進行了以下三個方面的工作：第一，編寫詳細的財務分析書，包括外包的隱性成本、外包后的顯性成本和回報。利用財務分析手冊推斷是否存在外包需求，利潤是否高于成本，是否適合外包等。第二，根據(jù)企業(yè)的實際情況，制定有效的檔案外包計劃。通過外包計劃分析哪些檔案需要由企業(yè)個人管理，哪些檔案管理工作適合外包。一般來說，紙質檔案的維護、數(shù)字檔案的建設以及一些人事檔案的管理工作都適合外包。在確定外包內容后，還應分析可能出現(xiàn)的各種風險，并制定相應的風險防范措施。對于一些企業(yè)經(jīng)常查閱并與其日常業(yè)務活動密切相關的檔案，以及與其核心競爭力和核心利益有關的檔案，不應選擇外包，以盡量減少檔案管理外包的風險。第三，有必要考察外包機構是否具有合格的資格證書，是否具有優(yōu)秀的人員素質，是否具有豐富的管理經(jīng)驗，是否能夠提供符合要求的技術服務等。此外，還應該確認外包機構是否采取了必要的保障措施來評估企業(yè)檔案管理外包項目的風險。尤其是一些企業(yè)要特別注意核心商業(yè)秘密的檔案外包，堅決防止商業(yè)秘密的泄露。事實上，外包組織與企業(yè)的關系是一種代理和委托關系，這大大增加了企業(yè)責任外移的機會，進而增加了企業(yè)檔案管理和質量控制的難度。因此，在檔案管理外包過程中，企業(yè)應加強監(jiān)督機制建設，建立健全配套的管理體制和部門，明確溝通渠道，更好地解決檔案管理外包工作中的矛盾和問題。

2.2提升外包程序透明性

首先，在財務管理會議上集體討論財務分析文件草案，并對分析文件中不合理的部分提出修改意見，以確保企業(yè)檔案管理外包的質量不受影響，最大限度地降低企業(yè)的成本。第二，邀請專業(yè)的第三方組織審查建議的外包實施計劃，并結合第三方組織繼續(xù)修改和完善。第三按計劃實施檔案管理外包工作。一是進行檔案管理外包的招標。在招投標時，要進行實地考察，了解招投標機構的各個方面，不能只以好的招標書和低價作為選擇的依據(jù)。其次是完善各項管理機制。可以設立一個專門的投標部門，負責監(jiān)督外包過程。可以安排企業(yè)檔案管理部門的專業(yè)人員參加招標工作。這些人員應具有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，能夠有效地監(jiān)督外包工作。也可選擇專門的招標投標機構，對招標投標工作進行全面的管理監(jiān)督，但需要企業(yè)增加部分費用支出，這將在一定程度上提高企業(yè)的外包成本。最后，及時披露信息。企業(yè)應及時將不涉及企業(yè)核心秘密的外包信息公之于眾，使員工及時了解企業(yè)的最新動態(tài)，有助于增強企業(yè)凝聚力，提高員工的工作效率。

2.3加強對外包的監(jiān)督管理

（1）規(guī)范企業(yè)檔案管理外包合同。企業(yè)在談判、起草和簽訂外包合同時，必須與外包機構進行反復磋商和溝通，確保合作順利有序。同時，企業(yè)應選擇高素質的專業(yè)人才與外包機構簽訂合同，加強外包合同的規(guī)范化，為外包工作奠定良好的基礎。（2）改善監(jiān)察機制。企業(yè)在執(zhí)行外包合同前，應當與外包機構的服務人員進行深入、具體的交流，明確合同的規(guī)定和要求，并將任務分解給個人，確保參與合同執(zhí)行的每個人都知道自己的責任。在合同執(zhí)行過程中，應建立健全監(jiān)督機制，做好監(jiān)督管理工作，加強對外包機構的監(jiān)督。一方面，應監(jiān)察外包機構的運作和財務狀況，例如：不時抽查外包機構的審計報告，以評估其應急措施和運作能力等。另一方面，外包機構監(jiān)控服務質量。根據(jù)外包機構履行合同義務的情況定期進行檢查，總結問題，及時跟進，及時解決，防止給企業(yè)造成不必要的損失。

2.4優(yōu)化檔案外包管理制度

第一，政府要加大對檔案管理外包行業(yè)的支持力度，成立專門機構研究外包管理，增加企業(yè)信息宣傳的深度和廣度，使廣大企業(yè)更清楚地認識檔案管理外包的優(yōu)勢，增強對外包機構的信任和了解，促進企業(yè)檔案管理外包的快速發(fā)展。第二，加強對企業(yè)檔案外包的立法，盡快制定和頒布相關法律法規(guī)，有效規(guī)范檔案管理外包市場，提供必要的制度保障，以有效制約外包機構的運作，降低企業(yè)檔案外包的風險。第三，積極鼓勵企業(yè)成立檔案管理外包協(xié)會，加強外包機構與企業(yè)之間的合作與交流，深化雙方的溝通與了解。行業(yè)協(xié)會應發(fā)揮積極作用，多參與國際交流活動，學習和借鑒國外先進經(jīng)驗，促進我國檔案管理外包的健康、可持續(xù)發(fā)展。

結束語

總之，在企業(yè)檔案管理外包的過程中，不可避免地存在著一些風險，企業(yè)可以采取合理的措施評估外包的可行性，提高外包程序的透明度，加強對外包的監(jiān)督管理，優(yōu)化檔案外包管理體制等，從而有效地防范和控制企業(yè)檔案管理外包的風險，節(jié)約企業(yè)成本，提高企業(yè)的核心競爭力，促進企業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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