淺議基于信息化技術(shù)下的現(xiàn)代高校學(xué)生檔案的管理

張萍

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)步入信息化時(shí)代，現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸滲透到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中。檔案作為一種對(duì)過(guò)往歷史的一種記錄方式，同時(shí)也是一種極為特殊的文化資源?；诖?，本文主要針對(duì)現(xiàn)代高校學(xué)生檔案如何通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行管理展開(kāi)探討，以期為業(yè)內(nèi)日后工作的開(kāi)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;檔案管理

一、檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的必要性

1.檔案管理信息化建設(shè)是經(jīng)濟(jì)全球化客觀要求

伴隨我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)在發(fā)展中也面臨著不同的挑戰(zhàn)，而高校檔案管理是社會(huì)在篩選人才時(shí)至關(guān)重要的輔助形式，其也正在面臨各種嚴(yán)峻考驗(yàn)。因此，需要對(duì)檔案管理信息化發(fā)展加大重視力度，才能夠令其將自身所具備功能充分發(fā)揮。

2.利于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

若想切實(shí)令高校檔案管理工作能夠可持續(xù)發(fā)展，不僅需要相關(guān)工作人員具備創(chuàng)新意識(shí)，同時(shí)也需要對(duì)其社會(huì)功能加以完善，若想切實(shí)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，便需相關(guān)工作人員站在社會(huì)的角度，對(duì)高校檔案管理發(fā)展方向加以把握。

3.利用在線服務(wù)創(chuàng)新

在信息化高速發(fā)展的今天，高校傳統(tǒng)檔案管理方式必然會(huì)發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，不僅對(duì)人們?nèi)粘９ぷ鳌⑸?、學(xué)習(xí)有著一定程度的影響，也對(duì)檔案管理工作造成不同的影響?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)能夠令人通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)獲取到自身所需信息，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案必然會(huì)被現(xiàn)代信息化技術(shù)所取代，而這也是高校檔案管理在信息化時(shí)代發(fā)展過(guò)程當(dāng)中必須要經(jīng)歷的趨勢(shì)。

二、信息化背景下高校檔案發(fā)展中所存有問(wèn)題

近年來(lái)，高校檔案管理服務(wù)的功能得到了極大發(fā)展，同時(shí)伴隨信息化建設(shè)的深入落實(shí)，高校檔案通過(guò)信息化進(jìn)行管理也取得了較大成績(jī)。然而，不同高校在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的進(jìn)展卻有著極大差異，各類(lèi)因素對(duì)其造成了不同程度的制約，最終導(dǎo)致其財(cái)力、物力、人力等資源大量浪費(fèi)。雖然部分高校已經(jīng)陸續(xù)建立檔案管理門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，但是其信息化檔案管理工作處于入門(mén)階段，遠(yuǎn)不能夠達(dá)到平均水平。

1.意識(shí)淡薄，理念落后

高校檔案管理工作的不斷發(fā)展，工作已逐漸進(jìn)入規(guī)范化，相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理的意識(shí)也得到了強(qiáng)化，其作用在教學(xué)與研究當(dāng)中也逐漸顯現(xiàn)出重要作用，但是在實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，有些人員嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的明確認(rèn)知，缺少理性思考，工作方式與觀念仍然停留于傳統(tǒng)方式上，未能形成對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用有所忽視。

2.缺乏資金投資

目前，有的高校因自身建設(shè)資金較為緊張，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作在資金細(xì)化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中尚未取得較大實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，致使無(wú)法投入更多設(shè)備，對(duì)其信息化發(fā)展造成了極大影響?，F(xiàn)階段，大部分高校均已經(jīng)普及了網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，這對(duì)高校檔案管理工作提出了更多的要求，如果還按照傳統(tǒng)方法工作，就會(huì)有工作效率較低、精準(zhǔn)性較差等弊端，對(duì)高校檔案管理工作的信息化建設(shè)與發(fā)展皆有著較大局限。沒(méi)有足夠資金作為支撐，還會(huì)導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)整體性缺乏、規(guī)模較小、標(biāo)準(zhǔn)化程度不足、類(lèi)型不夠豐富、無(wú)法令用戶(hù)多種所需得到滿(mǎn)足、無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正資源共享等諸多問(wèn)題。

3.工作人員素質(zhì)差異化

伴隨高校檔案信息化管理工作的不斷發(fā)展，急需高水平、高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才加入其中。現(xiàn)階段，相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)尚不全面、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、尚未形成突出的創(chuàng)新意識(shí)等問(wèn)題皆因相關(guān)工作整體素質(zhì)不高等問(wèn)題造成，令檔案管理信息化在建設(shè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中始終深受影響。

4.安全保障體系不完善

現(xiàn)代化信息技術(shù)為高校檔案管理工作提供了便利，同時(shí)也增加了竊密技術(shù)提升、失密渠道增加、保密手段難度增大等弊端，增加了檔案保密工作的隱患。

5.軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)水平較低

電子檔案的形成主要是通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以綜合檔案信息資源的處理作為核心，同時(shí)展開(kāi)電子檔案的采集與管理。然而，檔案管理軟件因信息管理功能的缺少而導(dǎo)致自身缺乏通用性，這便致使各個(gè)檔案信息系統(tǒng)之間與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)并無(wú)過(guò)多聯(lián)系，對(duì)于電子檔案的管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)也不高，通常是各自為政，這便致使檔案電子化管理軟件在使用過(guò)程中帶有一定的局限性，無(wú)法展開(kāi)統(tǒng)一推廣，對(duì)高校檔案信息化管理的發(fā)展造成了極大影響。

6.管理制度規(guī)范性缺失

現(xiàn)階段，高校檔案管理信息化尚未形成規(guī)范指導(dǎo)，對(duì)于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與管理也尚未得到統(tǒng)一落實(shí)，仍然存有較大盲目性。高校相關(guān)檔案管理工作在實(shí)際中仍然是由以往管理部門(mén)展開(kāi)整理。校方對(duì)這一工作尚不夠關(guān)注，在宏觀方面也欠缺考慮，僅僅能夠做到對(duì)現(xiàn)有各單位使用者所需，而忽略了外部潛在的需求。近些年來(lái)，伴隨我國(guó)《檔案法》《普通高校檔案管理工作辦法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒發(fā)，高校在檔案管理工作中的相關(guān)制度也取得了極大突破，但是，就目前現(xiàn)狀看來(lái)，仍然存有制度不夠健全這一現(xiàn)象。

三、高校檔案管理在信息時(shí)代下發(fā)展策略

1.推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

現(xiàn)如今，高校在檔案管理工作中，必須加快步伐，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作展開(kāi)改造，從而令檔案的管理、檢索皆能夠通過(guò)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化加以實(shí)現(xiàn)。校方管理層、教師與學(xué)生、相關(guān)工作人員應(yīng)明確檔案管理在教學(xué)、科研、信息交流過(guò)程當(dāng)中所具備的重要性，若想切實(shí)做到這一點(diǎn)，則需在檔案管理工作中的各個(gè)接檔與環(huán)節(jié)作為首要出發(fā)點(diǎn)，并且對(duì)于在檔案管理工作中所遇到的各類(lèi)困難不斷展開(kāi)探究，從而對(duì)問(wèn)題有效解決，并在解決過(guò)程中令相關(guān)工作人員能夠形成全新的認(rèn)知。除此之外，檔案管理這一工作涉及部門(mén)眾多，工作內(nèi)容也較為繁雜，因此，應(yīng)始終秉承科學(xué)規(guī)范的工作原則，對(duì)檔案管理工作制定嚴(yán)格制度，尤其是檔案管理信息化建設(shè)這一方面，更應(yīng)對(duì)相關(guān)制度加以健全制定。

2.增大資金投入力度

硬件與數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中最為基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，同時(shí)也是令檔案管理工作信息化切實(shí)實(shí)現(xiàn)的重要前提。在校方與各個(gè)相關(guān)部門(mén)的支持之下，應(yīng)對(duì)硬件建設(shè)加大強(qiáng)化力度，同時(shí)根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)能力，從實(shí)際所需出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有硬件設(shè)備充分利用，并在這一過(guò)程中對(duì)相關(guān)技術(shù)設(shè)備展開(kāi)購(gòu)置、升級(jí)。

3.運(yùn)用有效信息技術(shù)，保證檔案網(wǎng)絡(luò)安全

伴隨信息化的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)檔案信息在安全方面的問(wèn)題日益突出，因檔案信息不像公開(kāi)出版發(fā)行的刊物能夠在網(wǎng)絡(luò)上隨意發(fā)布，檔案往往涉及到一些個(gè)人資料與隱私，其具有一定程度的保密性質(zhì)，根據(jù)我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》相關(guān)規(guī)定：“集體所有的與個(gè)人所得對(duì)國(guó)家與社會(huì)具備保存價(jià)值或應(yīng)保密的檔案，檔案所有人皆應(yīng)對(duì)其加以妥善保管。”由此可見(jiàn)，高校檔案管理工作自身安全性高低與否與民生有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。部分高校檔案館當(dāng)中，珍藏了十分重要的科技、軍事、人事等方面的檔案，針對(duì)這一部分高校，其檔案安全性便被賦予了更高要求。因此，高校在檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化信息手段充分運(yùn)用，同時(shí)對(duì)檔案安全管理的力度加以強(qiáng)化，在保證檔案信息安全的同時(shí)，切實(shí)做到檔案信息自身完整性。

4.加強(qiáng)檔案管理人員相關(guān)培訓(xùn)

在信息化時(shí)代，高校檔案管理急需高素質(zhì)人才，若想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，高校相關(guān)檔案管理部門(mén)需對(duì)相關(guān)工作人員信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)展開(kāi)復(fù)合型培養(yǎng)，在這一過(guò)程當(dāng)中，可通過(guò)多種方式對(duì)相關(guān)工作人員業(yè)務(wù)能力加以強(qiáng)化，同時(shí)對(duì)其知識(shí)結(jié)構(gòu)加以?xún)?yōu)化。除此之外，還應(yīng)對(duì)相關(guān)工作人員素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，樹(shù)立其以人為本的工作理念，并對(duì)人事制度進(jìn)行改革，將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入到其日常工作當(dāng)中，從而打造一支優(yōu)秀信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)。

5.加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，提升檔案信息效益

高校在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)對(duì)檔案主體意識(shí)與教育獲取意識(shí)加以強(qiáng)化，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員檔案保密意識(shí)，并且對(duì)其檔案?jìng)鞑ヒ庾R(shí)與轉(zhuǎn)換意識(shí)的更新加以注重，以令相關(guān)工作人員能夠提高現(xiàn)代信息化技術(shù)與設(shè)備的運(yùn)用能力，從而令檔案信息自身所具備的效益功能不斷提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合上文所述，在現(xiàn)代檔案管理工作當(dāng)中，信息化建設(shè)是其發(fā)展主題，同時(shí)，信息化檔案管理是高校事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。若想檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代發(fā)展與高校改革的步伐，便需深入明確此工作的自身特點(diǎn)與規(guī)律。

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（作者單位：海南醫(yī)學(xué)院）