關于高校人事檔案規范化管理的措施探討

楊舒然

摘 要：人事檔案是高校中的重要資源，關系到高校中的人事關系調動及其穩定發展，因此對高校人事檔案進行規范化管理尤為重要。本文在分析高校人事檔案規范化管理意義的基礎上，探究當前我國高校人事檔案管理中存在的問題，并提出一系列完善措施，以便為高校人事檔案規范化管理提供參考與幫助。

關鍵詞：高校;人事檔案;規范化管理;問題;完善措施

隨著社會經濟的快速發展，高校也處于快速發展的狀態中，其人事關系更為復雜，為人事檔案管理帶來了較大的挑戰，管理者只有順應時代發展的趨勢，結合高校的發展情況對人事檔案管理工作模式進行優化，才能夠提升管理的效果。

一、高校人事檔案規范化管理的意義

1.有助于提升高校人事管理

高校屬于人員密集型的組織機構，其教職工的數量通常是較多的，并且這些教職工的類型較為復雜，不僅有授課的教師、輔助教育工作的行政人員、后勤人員還有編制外人員等，其人力資源體系較為復雜，所以其人事管理的難度較大。而通過對人事檔案進行規范化管理，則能夠對不同人員的信息進行準確記錄，對每一位教職工的情況都做出全面反映，這樣相關領導在開展人事管理的時候，就能夠有更大的便捷性，可以通過查看檔案信息詳細了解每一位教職工的情況，并對其做出合理的安排。因此，高校人事檔案規范化管理能夠為人事管理帶來有利作用。

2.有助于提升高校的競爭力

人才是高校中的核心競爭力，且高校穩定運行也離不開人力資源的科學分配，通過對人事檔案的規范化管理，高校領導能夠根據教職工的特長及特點等對其工作崗位進行安排，使其在符合自身情況的崗位上開展工作，從而能夠使高校中的人員得到優化配置，使每位人員發揮潛能，更好地開展工作，促進高校競爭力的不斷提升。

3.有助于高校教職工的更好發展

人事檔案記錄了教職工的詳細信息，高校對人事檔案進行規范化管理，能夠更全面地呈現教職工的情況，這樣不僅能夠對教職工目前的工作帶來有利作用，而且即便是教職工離職到其它地方參加工作也能使其它單位更好地了解該教職工的情況。另外，高校人事檔案是教職工成長的記錄，教職工可以通過檔案了解自身的過去和現在，通過這些內容能夠為教職工運用檔案提供有力作用，其可以根據檔案來設定自身的工作目標、確定工作方向，從而推動自身更好地發展。

二、高校人事檔案管理中面臨的問題

近年來，雖然很多高校開始對人事檔案管理提升了重視度，但是由于受到種種原因的影響，這方面工作開展的仍然不順利，實際人事檔案管理中面臨著諸多問題，影響了高校的穩定發展。

1.人事檔案管理基礎工作欠缺

人事檔案管理基礎工作包括人、財、物三個方面，要想提升管理效果，使工作規范化開展，需要做好這三個方面的準備工作。然而我國很多高校由于對其重視度不夠，沒有對人事檔案管理部門配備足夠的人員，且設備老化，不注重先進設備的引進，導致這方面工作開展的模式較為傳統，不利于人事檔案管理效率和質量的提升。另外，還有領導認為人事檔案管理屬于后勤部門，只用做好日常檔案資料的管理即可，沒有認識到其重要作用，因此投入預算較少，阻礙了部門工作的良好開展，也使得人事檔案管理多元化職能逐漸演變成了“看管性”職能。

2.人事檔案管理體系不健全

當前我國很多高校人事檔案管理制度都較為落后，人事檔案資料更多地是傾向于存儲和記錄，而沒有對其進行實際應用。首先，缺乏明確的工作要求和職能規劃。因此導致人事檔案資料的收集、整理、歸檔和存儲等工作的開展缺乏統一明確的標準，實際工作過程較為混亂。其次，缺乏人事檔案資料的安全管理以及真偽鑒定制度。很多高校只注重資料的收集、存檔、整理等，卻不注重對其真偽進行鑒別，并且在保管的時候也沒有考慮到安全性，這會影響檔案信息的質量，對于高校的發展帶來了不利影響。最后，缺乏明確的獎懲制度。人事檔案管理工作需要構建科學的獎懲制度，來激發檔案管理者的工作積極性，但是顯然很多高校都沒有做到這一點，人事檔案管理者在實際工作中缺乏動力和積極性，整體工作效率較為低下。

3.人事檔案管理方法落后

當前我國很多高校人事檔案管理都以手工紙質形式為主，在對檔案信息查閱的時候也將實物翻閱作為重要形式，沒有構建人事檔案管理的信息化系統，對這些資料的查閱和歸檔也只能停留在實體層面，不利于人事檔案利用率的提升。而且實體檔案材料庫存是有容量限制的，難以存儲大量的檔案信息，存在查閱困難、標準化低等問題，很難滿足新形勢下高校發展的需求，所以亟待對這一問題進行解決。另外，還有很多高校僅僅是簡單地將人事檔案管理工作納入到了學校組織部門或者人事部門中，并沒有對其進行規范化管理，導致實際人事檔案管理工作開展的較為隨意，方法滯后，影響了高校的發展。

三、高校人事檔案規范化管理的措施

1.做好人事檔案管理基礎工作

第一，高校要提升人事檔案管理工作的重視度，為人事檔案管理部門配備足夠的專業化人員。要結合該部門工作開展的實際情況進行人員安排，盡量安排專業化的人員，避免讓退休的老教師來開展這一工作。比如，可以通過招聘或者競選等形式來豐富人事檔案管理人員，并定期開展培訓，灌輸專業化的檔案管理知識和技能，使其更好地開展工作，提升人事檔案管理的規范性。第二，要結合具體情況引入先進的檔案管理設備，比如掃描儀、計算機等。硬件設備是人事檔案管理工作開展的基礎，要想提升人事檔案管理的效果，高校必須要做好硬件設備的引入。第三，要結合部門情況進行預算，為人事檔案管理部門安排專項經費，使其更好地進行硬件設備以及材料的購買，為這方面工作的更好開展提供保障。

2.構建健全的人事檔案管理體系

健全的人事檔案管理體系能夠為人事檔案管理工作效率的提升帶來有利作用，使這方面工作更為規范地開展。第一，高校應當對人事檔案管理者的職責進行明確，構建健全的人事檔案管理制度，確保檔案管理者能夠規范對人事檔案資料進行收集、整理、歸檔等，在科學的流程下開展工作。第二，要提升對人事檔案保密管理和真偽鑒別的重視度，構建對應的工作機制，使人事檔案管理者能夠根據制度或者步驟等對教職工的人事檔案信息進行真偽鑒別，并做好保密工作，不斷提升人事檔案管理的質量和效果。第三，要對人事檔案資料的開發與運用提升重視度。人事檔案保管的目的之一是運用，所以要重視運用與開發，建立對應的制度，如規范相關人員運用人事檔案管理的行為，明確哪些是保密材料，哪些是可用材料等，避免泄露人事檔案信息。同時，還要做好人事檔案的開發工作，要結合不同教職工的實際工作情況對其檔案信息進行實時更新，確保人事檔案部門所保管的檔案信息都是最新的。第四，要構建科學的獎懲制度。高校相關領導要結合人事檔案部門的實際情況進行獎懲制度的設立，定期對不同檔案管理者的情況進行考核，并做出獎懲，提升檔案管理者工作的積極性。

3.構建信息化系統，優化人事檔案管理的方法

隨著科學技術的快速發展，高校人事檔案部門也應當緊跟時代發展變化，開展信息化管理工作。這就要求高校要及時為檔案管理部門引入信息化系統，做好硬軟件設備的購買和引進，結合人事檔案管理的情況進行系統模塊的設定，確保相關人員能夠借助于系統開展人事檔案管理工作，不斷提升工作的質量和效率，優化工作方法。第一，高校要構建統一的查閱網站和數據庫，組建科學的人事檔案信息化管理系統。在構建系統的基礎上要對不同人事檔案管理者的職權進行明確，合理設定權限，確保其在自身權限內開展工作。第二，要做好電子檔案的安全管理工作，定期對系統進行殺毒和維護，及時查找系統漏洞，并做好彌補。還要對人事檔案管理者進行培訓，使其掌握一定的安全管理技能，更好地維護系統安全。第三，要對電子檔案信息進行備份，做好保存和記錄工作，如為人事檔案管理者準備硬盤，使其定期對系統中所存儲的檔案信息進行備份，避免系統損壞檔案信息丟失。

四、結束語

人事檔案能夠記錄個人的全面信息，是評估人們未來社會活動表現的重要依據，因此高校應當對人事檔案管理提升重視度，推動這方面工作規范化開展。尤其是在當前高校人事制度改革不斷深化的背景下，高校更應當意識到人事檔案管理的重要性，不斷提升人事檔案管理者的水平和技能，積極引入信息化設備，充分發揮人事檔案信息的價值，滿足時代發展的需求。

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（作者單位：西安醫學院）