信訪檔案信息化建設的思考

陳丹紅

摘 要：本文基于對信訪檔案特殊價值的闡釋，論證了信訪檔案信息化建設的必然性及重要意義，分析了實現信訪檔案資源、工作流程以及管理方法信息化需要解決的問題，并且探討了檔案資源建設、數據庫與信訪檔案共享平臺構建的實現途徑，從軟硬件基礎設施完善、相關法律法規和標準體系構建以及專業人才培育等方面，闡述了推進信訪檔案信息化建設的有效策略。

關鍵詞：信息化;必要性;建設目標;實現途徑;信訪檔案

隨著信訪工作量、歸檔資料的形式與信息類型的增加，檔案信息資源的匯總、處理、歸檔以及信息的利用都面臨很多問題，運用信息技術實現數字化管理，可以有效緩解信訪檔案管理的困境。

一、信訪檔案的特殊價值

信訪檔案除了具備一般檔案資源的特質，還對于優化社會治理體系具有特殊價值。信訪檔案完整和全面的反映了特定時期社會背景下的典型社會矛盾，并且檔案中的信訪人申訴材料、接訪部門的處理流程、批復文件與結案報告等文件，詳盡記錄了矛盾的產生原因、發展歷程以及解決措施。因此，信訪檔案除了可供信訪工作人員查詢和借鑒，還能夠作為分析社會矛盾、優化相關政策法規以及社會整體體系的依據。所以完善信訪檔案管理，并確保所有信息資源得到妥善處理和利用，對于做好信訪工作和提升社會治理體系的運行效率都非常關鍵。

二、信訪檔案管理信息化的必然性及重要意義

1.信訪檔案管理信息化的必然性

在信息技術得到廣泛運用的今天，檔案信息加工技術、利用方式以及管理方法必須做出改變，才能夠契合現代人們的信息傳遞、處理以及利用習慣，確保檔案信息資源得到科學管理和高效利用。首先，在高度信息化的行政管理領域，各部門在處理日常事務時，生成的文件資料形式、載體也發生了實質性變化，數字化的文檔、圖表以及多媒體影音文件所占比例越來越大。因此各信訪工作部門的檔案資源形式、存儲介質以及歸檔保管的方法也必須做出相應的改變。其次，社會公眾以及信訪工作相關人員也有了新的信息查詢、利用習慣，只有將信訪檔案信息化，才能夠發揮其應有的利用價值。所以信訪檔案信息化建設既有其必然性，也是提升信訪工作效率和檔案信息利用率的需要。

2.實現信訪檔案管理信息化的重要意義

近年來由于信訪檔案信息量持續增長，信息資源形式、處理方法和存儲介質的多元化，傳統的信訪檔案管理模式逐漸難以應對。工作人員在進行信息采集、歸類、建檔時，面臨很多技術性問題。首先，對不斷增加的電子檔案資源的分類與建檔，沒有完善的技術規范與標準體系，因此信訪檔案的管理質量得不到保障。其次，在檔案信息資源的利用方面，由于不同層級以及部門、單位所屬的信訪機構之間沒有溝通與信息交流機制，因此信訪檔案資源的管理呈現割裂局面，影響對特定類型信訪問題的研究以及信息利用價值的發掘。構建信訪檔案的信息化管理平臺和數據庫，完善相關法律法規以及信息采集、加工與管理的技術標準，不僅可以徹底解決上述問題，還能夠實現對信訪檔案信息資源的共享和深度利用。

三、實施信訪檔案信息化建設必須解決的問題

實施信訪檔案信息化建設不僅需要配置軟硬件設施、構建信息化的管理平臺，還需要改變傳統的管理制度、法律法規以及標準體系，而且檔案資料的采集、建檔保管以及利用模式，也必然涉及到信息技術的運用。因此無論是技術應用規范還是管理機制構建，都面臨多方面的問題。

1.軟硬件設施建設

計算機管理軟件、搭建網絡平臺以及構建數據庫所需的硬件設備是信訪檔案信息化建設的基礎，所以各信訪機構必須先完善實施信息化管理的軟硬件設施。由于信訪檔案有其特殊性，既要求實現各個信訪機構之間的檔案信息共享，又必須準確區分不同類型信訪檔案的性質、保密級別，才能維護當事人的合法權益并保障檔案信息的網絡安全。所以在完善信訪檔案信息化基礎設施時，必須針對信訪工作以及信訪檔案管理的特點，進行軟硬件系統的研發和設計。

2.法律法規以及標準體系的構建

信訪檔案管理需要以檔案和信訪工作相關法律法規為依據，對原始文件、影音資料等進行加工和建檔保管。目前，進行信息化建設時，原有的法律法規、技術標準體系中的部分條款不再適用，還存在很多缺失的內容。因此推進信訪檔案信息化建設，必須基于頂層設計來整合和構建完善的法律法規體系，才能為進一步的檔案資源數字化加工、信息共享數據庫和網絡化管理平臺的建設提供依據。

3.信訪檔案信息化管理人才

信息化的信訪檔案管理要求相關人員能夠運用信息技術，而且熟悉檔案資源的數字化加工、信息處理以及數字化檔案資源的管理方法。因此要想落實信訪檔案信息化建設規劃，必須有足夠的專業人才。首先，工作人員必須熟悉信訪工作和檔案管理相關的法律法規，才能夠對相關信息資源進行準確、規范的分類并完成建檔工作。其次，需要有一定的信息技術運用能力，能夠使用系統管理軟件、硬件設備，進行數據庫維護、編制檔案目錄等。

4.網絡安全問題

在信訪檔案信息化管理過程中，必須基于互聯網進行信息的傳遞、加工和存儲。所以木馬程序、黑客攻擊以及系統自身運行故障等因素，都會影響信訪檔案信息的安全。如果系統服務器等設備因維護不當或遭受病毒等侵襲而出現故障，不僅影響用戶的正常登錄和信息查詢，還會面臨檔案信息丟失或損壞的風險。信訪檔案當中有大量涉及當事人隱私的內容，如果信息泄露，會侵害當事人的權益，因此網絡安全在信訪檔案信息化建設中必須得到有力保障。

5.信息資源建設與數據庫構建

信訪檔案信息化建設旨在對所有檔案資源進行信息化的管理、利用，因此必須完成數據庫與數字化的信息資源建設。但紙質文檔和影音資料的數字化加工、信訪工作中新生成的載體與形式各異的檔案資源的加工和存儲，都需要依據新的技術規范和管理制度完成。歷史積存下來的各類信訪檔案必須進行數字化加工，才能夠上傳和存儲至系統的數據庫，便于在線查閱和分享。新生成的不同類型信訪檔案資源的加工、存儲形式和管理方法必須有完善的標準，才能夠保障信訪檔案的完整性和有效性。

四、推進信訪檔案信息化建設的有效策略

1.相關法律法規和標準的完善

針對信訪檔案信息化缺乏完善的法律法規與標準體系指導的問題，必須由相關部門組織法學、檔案管理等領域的專家進行深入研究，對現有法律法規中不再適用的條款進行修訂。針對信訪檔案資料的數字化加工、信息資源管理以及網絡化平臺建設的技術規范不健全的問題，提出可行的解決方案。構建完善的標準體系及各類技術規范，以便推動信訪檔案的信息化建設。

2.研發和推廣規范化的軟硬件系統解決方案

為了實現各信訪機構檔案管理系統之間順暢的信息交互，保障系統運行的穩定性和便于管理維護，應研發和推廣規范化的軟硬件系統解決方案。組織科研機構的專業技術人員或者與系統供應商進行合作，開發與信訪檔案管理、信訪工作特點相適應的軟件系統，并且規范硬件設備的選型和網絡結構設計。從而加快各層級、區域信訪機構的檔案信息化建設，盡快實現大范圍的信息資源共享并提高信訪工作、信訪檔案信息服務的質量。

3.培育信訪檔案信息化管理的人才

專業管理人才缺失是制約信訪檔案信息化建設的關鍵因素，應基于對現有人員知識結構、檔案管理技術的欠缺，制定有目標的培訓計劃。分析信訪檔案信息化建設對相關崗位人員的新要求，為其提供系統化的課程。此外也可以向已經實現信息化的檔案管理單位學習，促使相關人員盡快提升其信訪檔案信息化管理的技能。

4.不斷優化系統的網絡安全防護措施

要想保障信訪檔案信息資源的網絡安全，需要持續優化各項網絡安全防護措施。首先，信訪檔案管理部門的信息化系統應由專業技術人員進行維護，并且進行動態的信息安全風險評估，以便有效防范計算機病毒等因素的威脅。其次，信息化的信訪檔案管理系統軟硬件必須及時升級，才能夠保障檔案信息的傳輸、存儲安全，應對不斷更新和升級的黑客攻擊技術手段。

五、結束語

信訪檔案信息化建設能夠提升信訪服務質量，提升檔案信息資源的利用率并優化信訪資源配置。因此應基于對當前信息化建設中遇到的問題的分析，探索有效的解決辦法，并且將成功的模式和經驗進行共享和推廣，盡快實現信訪檔案的信息化管理和在線共享。

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（作者單位：福建省泉州市信訪服務中心）