基于大數據支持的檔案管理信息化研究

王利娟

摘 要：隨著信息技術的快速發展，人們可以對大量的數據和信息進行整合和保存，同時還可以對很多信息進行詳細的記錄，并保存相當長的時間，這對提高我國的企業檔案管理事業發展具有重要的作用。本文對檔案管理信息化中存在的問題進行了分析，然后介紹了大數據下檔案管理信息化的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理;大數據時代;信息化

引言

檔案資料對于企業來說具有十分重要的意義，因此在保存和管理中絕對不能出現任何問題，所以企業必須要緊跟時代的發展，將現代化的信息技術應用在檔案管理中，這樣不僅可以提高企業檔案的管理能力，還可以為企業的日后戰略發展制定相應的參考依據。因此，企業必須要重視應用信息技術來提高企業的檔案管理能力，以此來促進企業的發展。

一、檔案管理中存在的問題

1.相關工作人員數量不足

企業的檔案信息量巨大，因此檔案管理工作的強度也隨之增加。但是從當前的實際情況來看，許多企業在檔案管理工作方面只配備了一兩名工作人員，對于如此大的檔案量，會給工作人員帶來巨大的壓力，使其工作有些力不從心，難免由于壓力過大出現犯錯的問題，嚴重影響了工作效率。

2.檔案管理人員嚴重缺乏專業素養

針對當前一些企業單位的檔案管理現狀來看，許多檔案管理人員是臨時的，由于他們沒有經過專業培訓便直接上崗，因此在工作中嚴重缺乏良好的職業素養和專業能力，許多員工甚至根本沒有檔案管理相關經驗，他們認識不到檔案管理的重要性。在處理檔案問題時專業知識嚴重不足，同時在業務的操作熟練程度上無法滿足實際所需。還有的員工不懂得創新自身的管理觀念，對于檔案管理的信息化建設非常抵觸。這種情況的存在如果得不到及時有效的解決，長此以往便會嚴重影響到檔案管理事業的發展。

3.檔案管理交接過程處理不當

由于檔案管理工作比較復雜，涉及到了很多方面的內容，所以單位一旦發生人事調動，在檔案交接時就容易產生檔案丟失等較多的問題，從而使得檔案管理工作只能從頭開始，這就會給新接手的工作人員帶來巨大的麻煩和壓力。

4 .管理層對于檔案管理不夠重視

（1）不能得到有效的利用

有些企業單位在檔案管理中存在管理混亂的現象，這就會導致部分珍貴的檔案無法查找，許多檔案的保管和存放都是比較隨意，在用的時候尋找困難。

（2）保管措施不健全

檔案的保存在檔案管理工作中具有重要的地位和意義，但是從當前的實際情況來看，一些單位保管檔案操作隨意，措施不健全，導致經常出現檔案損壞或是丟失等問題，最終給企業帶來了巨大的損失。

（3）管理方法過于落后

企業單位對于檔案管理意識和技術過于落后，不能緊跟時代的步伐，使檔案發生損壞和丟失，在檔案管理中經常會出現各種失誤。

5.檔案材料在編制時缺乏規范性

目前，許多企業單位檔案管理工作人員都存在專業素養不高的問題，同時嚴重缺乏專業知識和檔案編制能力，使其沒有形成規范化的檔案編制程序，從而導致其在檔案整理、收集和編制過程中，不能起到良好的銜接。檔案材料的編制缺乏規范性，部分檔案信息存在字跡和圖樣模糊，甚至還會出現用鉛筆進行書寫，這些問題的產生對于檔案管理的質量會產生嚴重影響。

6.檔案管理工作尚未進行信息化建設

目前，大多數單位沒有落實信息化建設，這就無法全面的建立統一信息采集標準、數據類型、檔案用語等，導致檔案管理業務流程無法進行有效的統一化管理和重組。與此同時，還有一些單檔案管理硬件設備嚴重落后，不能滿足時代發展的步伐，由于硬件設備落后使得查詢、閱讀、記錄檔案時可能會導致檔案的丟失和損壞，此外由于信息化建立的程度不高，還有可能導致設備發生中毒的情況。

二、大數據下檔案管理信息化的有效途徑

1.加強檔案管理人員的教育培訓

企業單位要對現有的工作人員進行培訓，通過培訓使工作人員具有較強的責任心和工作意識。各單位要不斷加強檔案管理隊伍的建設，以此來確保工作人員擁有較強的專業素養和綜合能力。要對工作人員開展多層次、多形式的理論和知識培訓，并且要先從法律法規、崗位職責、制度建設等方面進行培訓，這樣才能確保工作人員提高理論知識，同時又提高了實際操作中的法律法規知識。最后，再對員工進行相關硬件的培訓，以此來提高工作人員的綜合素養。通過培訓員工的專業素養和專業能力得到較大的提高，從而使其有較高的職業綜合素養，使得檔案管理工作從根本上符合社會發展的需要。

2.建立檔案數字管理系統

首先，企業必須要將傳統的紙質檔案管理，變成現代化的信息檔案管理，企業還要重點建設檔案數字管理系統，在對檔案進行管理的過程中還要積極應用統計學方法及原理，分類管理、存儲數字檔案和電子檔案，這樣檔案管理系統才會更加先進，從而確保檔案管理不會出現任何失誤。

3 .加強單位檔案資源規范化建設

目前，檔案信息一直處于增加的趨勢，使得單位每年都要處理大量檔案信息，為了確保這些資料能夠得到有效的利用，單位必須要建立規范化、科學化和系統化的檔案管理機制。首先要將檔案信息納入一體化的管理目標中，同時要合理的建立內部檔案管理機制。其次，要結合單位的實際情況制定嚴格的規章制度，以此確保相關工作人員按照制度進行操作，從而使企業的檔案采集、整理、以及銷毀等工作能夠按照相關制度和規范進行規范化操作，從而確保檔案管理工作絕對安全。

4.大力推進檔案管理信息化建設

檔案管理的信息化建設對于單位來講具有重要意義，信息化的建設能極大地提高檔案管理工作的效率，同時信息化建設是實現高效管理的重要手段。因此，企業單位要根據自己的發展情況，大力推進檔案信息化建設，這樣才能使檔案管理跟得上社會發展步伐。從本質上來說，檔案管理信息化建設，關鍵在于制度化能否完善、操作和行為是否規范、管理制度是否科學化等方面共同決定，因此企業單位要根據本單位的實際情況，有計劃、有步驟地開展信息化建設工作。大力推進和建立檔案管理信息化建設，同時積極投入大量資金引進先進的檔案管理設備，對現有的設備進行有效的更新與換代，將傳統的檔案管理轉變成電子檔案管理。除此之外，企業也要建立和完善相關的管理規章制度，從而確保各個單位都能使用統一的檔案用語、保密制度、分類標準、借閱制度等等。這樣能夠極大的促進檔案事業的發展，從而使檔案管理工作效率得到有效的提高。這樣才能使檔案管理工作更加符合時代發展的步伐。

5.促進檔案管理結構多元化發展

檔案管理結構實現多元化發展能夠擴大企業單位檔案服務范圍，同時也可以拓展服務深度，因此，這就要求企業領導要大力推進檔案資源建設，使其檔案管理工作更好的為人們服務。首先，要對檔案資源進行整合，將企業一些重大事件或者重要資料列入到整合資料當中，明確標注其存在的相關問題以及一些處理要點，盡可能的將問題產生的原因、問題的處理、問題的解決、資料的保管等都納入到其中，以此來確保這些檔案資料能夠更好的為企業服務，從而滿足企業的生產和發展需求。

6.推廣和遵循檔案信息公開政策

隨著我國信息公開制度的不斷推廣和加深，這就使得我國公民有一定的權利可以對各個企業部門的檔案信息進行相應的查詢。為了確保政策能夠有效的實施，各個企業檔案管理工作人員在確保本職工作做好的前提下，一定要按照相關的規章制度來對公開檔案申請進行及時的回應，對于可以公開的檔案要進行及時的公開，這樣才能確保政策得到有效的落實，同時也能確保檔案信息公開流程做到公正和透明。值得注意的是，對于人們申請查詢的檔案和信息必須要經過嚴格的審核，同時要按照相關規定進行公開受理，確保在處理申請時做到公平公正，充分發揮檔案的積極作用。

三、結語

綜上所述說，隨著我國信息技術的快速發展，我國已經全面的進入到了大數據時代，這些大數據不僅給人們的工作和生活帶來一定的方便，同時還給檔案管理工作帶來了全新的面貌，使得人們將傳統的紙質檔案管理方式轉變成了現階段的電子檔案，這些電子檔案不僅可以有效的提高企業的檔案管理水平，同時對促進企業的未來發展也有重要的作用。

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（作者單位：湖南城建職業技術學院）