探討電力行業如何做好庫存物資的賬務核對工作

趙云

【摘要】隨著供電企業精益管理、財務成本控制理論的發展，財務正在從成本中心向利潤中心轉型，正從后臺部門逐步向價值創造部門轉型，財務管控的關注點不斷前移，更多滲入到企業前端業務過程中。而在輸配電價改革不斷深化這一背景下，電力企業的成本資金管理控制的要求更嚴格，電力市場的競爭不斷加劇。提升企業的競爭優勢，降低經營風險，促進資金周轉管理效率的提升，讓資金充分發揮出價值，就是電力企業要注重研究的問題，這對電力企業的經營風險管控帶去重要影響，直接關系到企業的價值創造能力。

【關鍵詞】電力行業;庫存物資;財務核對

供電局財務部推進財務精益化管理、創新轉型工作中，在很多方面取得較好的成績，但是財務物資賬務處理流程質量一直不高，財務物資賬賬差錯率高，流程周期長、成本高。首要因素就是資產、財務系統系統獨立運行，直接連通的話，協同場景數據交換過程復雜，資產系統信息需要經過至少4次數據交換才能最終到達財務系統。最終的表現就是專業間協同（入賬、對賬）還是依靠人工，效率低，質量管控難度大。基于此，大理局創新管理模式，探索架起物資財務的數據、信息橋梁-物資財務智能管控平臺（AMCS）。讓數據“一個流”，讓單據傳遞（信息）“單件流”，讓“價值流”順暢起來。

一、庫存物資管理存在問題和風險

（一）庫存余額太大，物資周轉速度慢

公司對物資進行統簽統付，能夠形成集團采購的價格優勢，但同時因為招標采購和供貨較為落后，使得工程無法依據計劃進行，很多單位對此就會選擇多上報要購置的材料的方法，這樣當年用不完的材料，明年工程批準之后就可以先落實，避免出現工期滯后的問題，尤其是一些嚴寒地區，冰凍開始后就需要停止施工。這樣不斷積累，就會讓縣市局可能有很多的庫存，占用很多資金，在收支兩條線的模式下，資金集中管理，會對企業的資金周轉帶去消極的影響。

（二）核對和管理手段落后，物資管理賬賬、賬實存在不符問題

在財務財務與物資部門分別使用不同的信息化系統時，財務系統和物資系統缺乏有效的信息傳遞路徑，導致數據流不統一，且紙質單據在各個部門間的傳遞也存在較大的風險，導致物資賬賬、賬實存在不符問題。通過價值流分析，識別流程中存在的“低價值”問題。一是整個流程人工耗時多，二是流程移動、等待、資源等的浪費大，三是人工負荷不均衡，月初單據少，月末單據多，四是流程周期太長。要解決這一系列問題，我們勢必得打通財務系統與物資系統的數據通道，秉承著“逢山開路遇水搭橋”的思維，基于實時管控，線上審批，網絡監控的方式，打破原來“事后”查找不相符原因的管理模式，把事后對賬變成過程管控，讓財務與物資數據“一個流”，讓單據傳遞（信息）“單件流”，讓“價值流”順暢起來。同時，可以讓相關主管部門以及主管領導可以隨時了解庫存情況，并據此可以對物資周轉相關決策準確有效。

（三）人員責任心不強，有管理風險

當前電力工程在不斷的發展，人們對于電力能源的需求不斷增加，這也促進了精細化和精益化管理的發展，企業整體管理要求不斷增加。日常運行以及經營管理，通常都會認為庫存物資管理的技術性不高，會安排能力較低、歲數大的人負責庫存物資的管理工作。只停留在材料可以確保施工正常開展上，并未重視材料管理出入庫流程，物資出庫無法第一時間結算，入庫報銷存在滯后問題，在盤點工作中也不夠規范和及時。

二、物資財務管控平臺介紹

根據以上識別的財務物資管理流程中的“痛點”和改善目標，全面梳理業務流程，識別關鍵流程節點、價值表現以及主要的數據、信息，掌握價值、數據和信息的“流動”規律，整合“匯聚”于財務部門，建立“三流合一”的業財賬務管理創新模式。采用信息化手段，實現財務物資的自動對賬，構建了財務物資對賬管控平臺。

財務物資管控平臺是基于物資系統中的出庫、入庫以及數據基礎上的，通過運用信息化手段，對自動對賬的流程進行固化，利用該自動對賬平臺可以全面的管控物資報賬整個過程，促進財務物資管理和物流中心物資管控業務的同步發展。

開發財務機器人取數和提單。資產、財務系統協同場景數據交換過程復雜，資產系統信息需要經過至少4次數據交換才能最終到達財務系統。設計開發取數機器人，打通物資系統得數據提取通道，自動提取資產系統的數據和提單，并根據虛擬、重復單據的編碼規則自動剔除虛擬、重復單據，提高協同質量和效率。

開發線上審批流程。在系統中設計線上審批流程，上傳單據電子化流轉，引入流程追溯機制將每張單據的進程，待處理環節，待處理人展示在單據后，便于追蹤單據在系統里的進度，提高單據傳遞的及時性。根據業務需求設置不同的流程，增設轉單功能，傳單過程中同一層級的單據審批簽收人之間可互相傳遞，也不必再退回到上一環節重新傳遞，提升流程效率和可視化。

開發財務機器人智能制證。通過內設單據和憑證科目之間的邏輯關系，抓取系統匯總完成審批的單據字段至對應財務系統科目，模擬人工操作，輸入憑證分錄的步驟，實現智能制證。

一鍵對賬。智能管控系統將單據與財務憑證自動匹配生成對賬表，穿透查詢產生的差異明細，生成差異表，實現一鍵對賬，基層人員減負增效。

信息、數據共享應用。集成信息、數據，開放多維的單據管理、流程狀態、單據狀態、物流金額、物資名稱、合同編號等維度的信息匯總查詢分析，開放分類統計查單、項目進度管理，督辦、暫估管理，財務數據統計分析等應用，為物流、財務、項目部門提供基于數據的決策依據。

三、加強物資財務管控平臺效果的措施和建議

傳統企業財務互聯網化管理方式就只有開發一個個獨立的財務信息處理庫一條路，相對于用戶而言就好比低頻“信息孤島”。而“智能+”不僅可以成為連接孤島的橋梁，更重要的是可以實現財務信息區域共享，實現業務流全程動態監控。

需要對物資財務智能管控平臺的自動數據讀取性能進行優化。要改善物資財務對賬平臺自動取數機器人，還有物資的出庫、調撥、入庫和退庫單數據取數，還要對取數到平臺后的數據字段進行有效的分類以及整理，促進取數效率的提升，確保可以更加完整的取數，提升取數成功率。

要對管控平臺的單據驗證功能進行優化。現階段業務單據的驗證一般都是在線下，要提升單據的驗證性以及可靠性，就需要對當前的單據認證模式進行優化和健全，加入單據號加上其他元素的方式，讓業務單據可以脫離紅單，豐富業務單據驗證方式，對于財務的認證單據模式進行健全。

要進一步提升平臺的報表分析能力。現階段的分析模塊中有賬齡分析功能以及項目批次統計分析的功能，結合在庫的賬齡時間以及項目批次工程類型，就可以對當前的報表分析字段進行優化和健全，促進賬齡分析能力的提升。

對平臺物資數據匯總提單效率進行提升。按照當前的匯總方式，優化匯總項中的有關字段，如，業務活動、資金來源屬性、工程類型和匯總單據類型，促進匯總效率的提升。

對平臺的數據查詢功能進行優化。結合要查詢的數據結構，基于對查詢設計分析器進行優化，構建多樣化的數據查詢方式，健全分析數據的功能，提供直接的數據查詢頁面。

對平臺自動制證規則進行完善。在現有規則基礎上，要在不斷的使用中進行相應的調整或者是增加規則，對有變化的規則要實施制證優化;在運用中，要是舊的制證規則限制了效率，就需要完善制證，進而促進運行效率的提升。

對平臺的暫估管理流程和報表進行完善。推動暫估數據水平的提升，促進工作效率的提升，同時也可以提升人性化水平。

優化虛擬單管理。針對數據采集到的虛擬單據管理要進行完善，提升管理的效果，進而促進虛擬單據的可分析性提升，提升管理的有效性。

完善項目批次管理。要繼續加強項目批次管理，具體管理的顆粒度，促進管理深度提升。

機器人和應用系統的適配檢查和聯調。自動讀取物資數據的是物資系統，而財務系統就是財務制證機器人的基礎，在對系統版本實施更新的過程中，兩個系統會有參數或是界面方面的更新，這就會對機器人的運行帶去一定的影響，要解決版本更新的運行問題，就需要實施系統間適配聯調工作。

管控平臺版本更新支持。在系統大小版本實施更新升級的過程中，要保證版本升級前后的運行，確保數據的安全性。

其他專項業務支持。要幫助業務人員進行相關的專項工作，如，梳理業務流程、管控平臺數據分析。

給項目提供運行維護方面的支持。確保項目期間內的平臺系統能夠正常運行，對于出現的問題可以第一時間進行有效的解決。

四、結束語

綜上所述，加強電力企業的庫存物資財務管理，加大財務物資賬賬過程管控工作，可以確保財務賬和物資賬之間是一樣的，通過運用自動核對平臺，可以提升核對工作的效率和效果，能夠降低成本，促進物資使用效率的提升，促進企業經濟效益的增加。所以，這就需要構建完善的庫存物資管理模式，有效的核對庫存物資，繼續對物資智能財務管控平臺的相關功能進行優化，最大化的發揮出物資價值，給企業的發展以及經營目標實現奠定基礎。

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